Özel Entegratör Seçerken Nelere Bakmalı?

Entegratör teklifleri ilk bakışta benzer görünür: hepsi belge kesiyor, hepsi gönderiyor. Fark, ayrıntılarda ve genelde sonradan ortaya çıkıyor.

Aşağıdaki listeyi her aday için ayrı ayrı doldurun.

A. Kapsam

• ☐ Hangi belge türleri dâhil? (E-fatura, e-arşiv, e-irsaliye, makbuzlar)
• ☐ Her belge türü ayrı mı ücretlendiriliyor?
• ☐ Sonradan belge türü eklemek ne kadar?
• ☐ Kullanıcı sayısı sınırlı mı?
• ☐ Ek kullanıcı ücreti var mı?
• ☐ Şube/lokasyon sınırı var mı?

Neden önemli: İkinci madde teklif karşılaştırmasını doğrudan etkiler. Ucuz görünen bir paket, e-irsaliye eklendiğinde pahalı hâle gelebilir.

B. Fiyat yapısı

• ☐ Abonelik bedeli net mi?
• ☐ Kontör/belge fiyatı belli mi?
• ☐ Gelen belgeler de kontör harcıyor mu?
• ☐ İptal edilen belge kontör yakıyor mu?
• ☐ Kullanılmayan kontör devrediyor mu?
• ☐ Paket bittiğinde ne oluyor?
• ☐ Fiyat artışı nasıl ve ne sıklıkta yapılıyor?
• ☐ Kurulum ücreti var mı?

Neden önemli: Altıncı madde iş sürekliliğini etkiler. Kontörü biten bir işletmenin fatura kesememesi, en can sıkıcı senaryolardan biridir; uyarı eşiği tanımlanabildiğini doğrulayın.

C. Entegrasyon

• ☐ Kullandığım muhasebe programıyla hazır bağlantısı var mı?
• ☐ Ön muhasebe programımla çalışıyor mu?
• ☐ E-ticaret altyapımla bağlantı var mı?
• ☐ Kasa/satış noktası sistemiyle çalışıyor mu?
• ☐ ERP bağlantısı var mı?
• ☐ Gelen belge aktarımı destekleniyor mu?
• ☐ Entegrasyon geliştirmesi gerekirse ücreti ne?
• ☐ Programım sürüm atlarsa entegrasyon güncelleniyor mu?

Neden önemli: Altıncı madde en sık atlanan sorudur ve kazanımın yarısını belirler.

D. Saklama ve veri

• ☐ Saklama süresi ne kadar?
• ☐ Ücrete dâhil mi?
• ☐ Süre uzatılabiliyor mu, bedeli ne?
• ☐ İstediğim zaman toplu indirebilir miyim?
• ☐ Hangi formatta indirilebiliyor (XML dâhil mi)?
• ☐ Sözleşme bitince belgeler nasıl teslim ediliyor?
• ☐ Teslim ücretli mi?
• ☐ Hizmet durursa ne oluyor?

Neden önemli: Son üç madde imzalarken sorulmaz, ayrılırken sorun çıkarır.

E. İşlevsellik

• ☐ Mükellefiyet sorgusu otomatik yapılıyor mu?
• ☐ Cari listemi toplu sorgulatabiliyor muyum?
• ☐ Toplu belge gönderimi var mı?
• ☐ Şablon özelleştirilebiliyor mu?
• ☐ Çoklu seri/numaralandırma destekleniyor mu?
• ☐ E-posta/SMS ile iletim var mı?
• ☐ Geri dönen iletimler raporlanıyor mu?
• ☐ Raporlama ekranları yeterli mi?
• ☐ Yetkilendirme yapılabiliyor mu?
• ☐ Çevrim dışı çalışma imkânı var mı?

Neden önemli: Yedinci madde e-arşiv kullananlar için kritiktir; geri dönen e-postalar takip edilmezse müşteri faturayı hiç görmez.

F. Destek

• ☐ Destek kanalları neler?
• ☐ Çalışma saatleri?
• ☐ Yanıt süresi taahhüdü var mı?
• ☐ Dönem kapanışı gibi yoğun günlerde ulaşılabiliyor mu?
• ☐ Kurulum desteği ücrete dâhil mi?
• ☐ Eğitim veriliyor mu?
• ☐ Dokümantasyon yeterli mi?

Neden önemli: Dördüncü madde belirleyicidir. Desteğe en çok ihtiyaç duyduğunuz an, herkesin ihtiyaç duyduğu andır.

G. Sağlayıcı

• ☐ Kaç yıldır faaliyette?
• ☐ Kaç müşterisi var?
• ☐ Benim ölçeğimde referansı var mı?
• ☐ Sektörümde deneyimi var mı?
• ☐ Mevzuat değişikliklerine ne kadar hızlı uyum sağlıyor?
• ☐ Sistem kesintisi geçmişi nasıl?

H. Sözleşme

• ☐ Süre ne kadar?
• ☐ Fesih koşulları neler?
• ☐ Fesih bildirim süresi?
• ☐ Otomatik yenileme var mı?
• ☐ Veri teslim maddesi yazılı mı?
• ☐ Sorumluluk sınırları nasıl düzenlenmiş?
• ☐ Kişisel veri işleme hükümleri var mı?

Değerlendirme

Teklif alırken pratik öneri

Tüm adaylara aynı soru setini yazılı gönderin ve yazılı cevap isteyin. Sözlü verilen taahhütler sonradan hatırlanmıyor.

Ayrıca kendi belge sayınızı verip yıllık toplam maliyeti hesaplattırın; birim fiyatlar üzerinden karşılaştırma yanıltıcı olabiliyor.