Şirket İçin E-Posta Hesabı Açma

Şirketiniz için kurumsal e-posta kurmanız istendi ve teknik bir geçmişiniz yok. Bu yazı tam olarak o durum için hazırlandı.

Başlamadan önce elinizde olması gerekenler

• Şirketin alan adı (yoksa önce alınmalı)
• Alan adının DNS yönetimine erişim
• Çalışan listesi
• Şirket fatura bilgileri
• Kurumsal bir ödeme yöntemi

1. Adım — Alan adınızı doğrulayın

• ☐ Alan adı şirket adına kayıtlı mı?
• ☐ Kayıt hesabına erişiminiz var mı?
• ☐ DNS ayarlarını değiştirebiliyor musunuz?
• ☐ Bitiş tarihi ne zaman?

Erişiminiz yoksa önce bunu çözün; e-posta kurulumu DNS değişikliği gerektirir.

2. Adım — İhtiyacı listeleyin

Basit bir tablo hazırlayın:

Ayrıca rol adreslerini de listeleyin: bilgi@, satis@, muhasebe@, ik@, bt@ gibi.

3. Adım — Adlandırma kuralını belirleyin

• ☐ Biçim seçildi (ad.soyad, adharfi.soyad vb.)
• ☐ Türkçe karakter dönüşümü belirlendi
• ☐ Aynı ad-soyad durumunda ne yapılacağı yazıldı

Bu kural bir kez belirlenir ve herkese uygulanır.

4. Adım — Hizmet seçin

Sağlayıcılardan teklif alırken şunları sorun:

1. Kullanıcı başına yıllık ücret ne?
2. İkinci yıl fiyatı ne olacak?
3. Kutu başına ne kadar alan var?
4. Takma ad ve grup adresleri ücretli mi?
5. Paylaşımlı kutu destekleniyor mu?
6. Günlük gönderim limiti ne?
7. Eski postalarımızı siz mi taşırsınız?
8. İki adımlı doğrulama var mı?
9. Veriler hangi ülkede tutuluyor?
10. Yedekleme yapılıyor mu?
11. Silinen postalar ne kadar süre geri getirilebilir?
12. Destek hangi saatlerde, hangi kanaldan?

5. Adım — Hesabı doğru açın

• ☐ Hesap şirket adına açıldı
• ☐ Yönetici bildirim adresi rol bazlı (bt@, bilgiislem@)
• ☐ Yedek bildirim adresi farklı bir alan adında
• ☐ Fatura bilgileri şirket bilgileri
• ☐ Ödeme yöntemi kurumsal
• ☐ Erişim en az iki kişide
• ☐ Erişim bilgileri parola yöneticisinde
• ☐ İki adımlı doğrulama açık

Üçüncü madde kritiktir: Alan adınızda bir sorun olursa e-posta da durur; kurtarma bildirimi başka bir adrese ulaşmalıdır.

6. Adım — Hesapları oluşturun

• ☐ Kişisel hesaplar açıldı
• ☐ Rol adresleri tanımlandı
• ☐ Takma adlar eklendi
• ☐ Grup adresleri kuruldu
• ☐ Paylaşımlı kutular oluşturuldu
• ☐ Kotalar ayarlandı
• ☐ Geçici parolalar oluşturuldu

7. Adım — DNS ayarlarını yapın

Bu adımı sağlayıcınız ya da teknik ekibiniz yapar. Sizin kontrol edeceğiniz:

• ☐ MX kaydı yeni hizmeti gösteriyor
• ☐ Eski MX kayıtları kaldırıldı
• ☐ SPF kaydı tanımlandı (tek bir kayıt)
• ☐ DKIM kaydı eklendi
• ☐ DMARC kaydı eklendi
• ☐ DNS kayıtlarının ekran görüntüsü alındı

Kritik: Sağlayıcının verdiği değerleri birebir girin. Yanlış kopyalanan bir kayıt e-posta akışını durdurur.

8. Adım — Test edin

• ☐ Dış bir adresten her hesaba posta gönderildi ve ulaştı
• ☐ Her hesaptan dış bir adrese gönderim yapıldı
• ☐ Gönderilen postalar gelen kutusuna düştü (istenmeyene değil)
• ☐ Rol adresleri çalışıyor
• ☐ Grup adresleri tüm üyelere ulaşıyor
• ☐ Takma adlar çalışıyor
• ☐ Webmail erişimi çalışıyor
• ☐ Mobil cihazda çalışıyor

Üçüncü madde kritiktir; farklı sağlayıcılardaki adreslerle test edin.

9. Adım — Kullanıcıları hazırlayın

• ☐ Erişim bilgileri güvenli biçimde iletildi
• ☐ İlk girişte parola değiştirme zorunlu
• ☐ İki adımlı doğrulama kurulumu anlatıldı
• ☐ Cihaz ayarları için kılavuz hazırlandı
• ☐ E-posta imzası şablonu verildi
• ☐ Temel güvenlik kuralları paylaşıldı

10. Adım — Kayıtlı adresleri güncelleyin

Bu adım en çok atlanan adımdır. Yeni adreslerinizi bildirmeniz gerekenler:

• ☐ Bankalar
• ☐ Kamu sistemleri
• ☐ Muhasebe ve mali müşavir
• ☐ Tedarikçiler
• ☐ Müşteriler
• ☐ Hosting ve domain sağlayıcıları
• ☐ Yazılım lisansları
• ☐ Web sitesi ve sosyal medya
• ☐ Kartvizit ve basılı materyaller

11. Adım — Kayıt altına alın

• Sağlayıcı ve panel adresi
• Yönetici hesap bilgisi (parola yöneticisinde)
• Hesap listesi
• Sözleşme bitiş tarihi
• Yıllık maliyet
• Şirket içi sorumlu
• DNS kayıtlarının kopyası

12. Adım — Takvime işleyin

• ☐ E-posta hizmeti yenileme tarihi
• ☐ Alan adı yenileme tarihi
• ☐ Yıllık gözden geçirme

Otomatik yenileme açık olsa bile takvime işleyin; ödeme yöntemi geçersiz olabilir.