Gelmesi Gereken E-Fatura Gelmediyse Ne Yapmalı?

Tedarikçiniz "faturayı kestim" diyor ama gelen kutunuzda yok. Bu, e-dönüşümde en sık yaşanan ve genelde birkaç dakikada çözülebilen durumlardan biri.

Aşağıda olası sebepleri, çözülme ihtimali en yüksek olandan başlayarak sıraladık.

Sebep 1: Fatura aslında hiç gönderilmemiş

Belirti: Tedarikçi kestiğini söylüyor ama ETTN numarası veremiyor.

Sebep: Belge düzenlenmiş ama gönderim adımı tamamlanmamış ya da sistem yanıtında takılmış olabilir. Fatura kesen kişi çoğu zaman bunu fark etmez; kendi ekranında belge görünür.

Çözüm: Tedarikçiden belgenin ETTN numarasını ve gönderim durumunu isteyin. "Gönderildi" durumunda değilse sorun onların tarafındadır.

Önleme: Bu, gelen taraf için önlenemez; ama kendi gönderdiğiniz faturalarda gün sonu durum kontrolü yaparak aynı duruma düşmezsiniz.

Sebep 2: Yanlış posta kutusuna düşmüş

Belirti: Belge gönderilmiş görünüyor ama sizin baktığınız yerde yok.

Sebep: Çok şubeli veya çok etiketli yapınız varsa fatura başka bir birimin kutusuna düşmüş olabilir.

Çözüm: Diğer etiketleri/kutuları kontrol edin. Tedarikçiden hangi etikete gönderdiğini sorun.

Önleme: Tedarikçilerinize hangi etikete göndermeleri gerektiğini yazılı bildirin ve bunu sözleşme/sipariş belgelerinize ekleyin.

Sebep 3: Vergi numaranız yanlış kayıtlı

Belirti: Tedarikçi gönderdiğini söylüyor, sistemde iz yok.

Sebep: Tedarikçinin cari kartında sizin vergi numaranız hatalı yazılmış; belge başka bir mükellefe gitmiş olabilir.

Çözüm: Tedarikçiden, faturayı hangi vergi numarasına kestiğini teyit etmesini isteyin.

Önleme: Yeni çalışmaya başladığınız tedarikçilere bilgilerinizi yazılı olarak (unvan, vergi no, etiket) tek seferde iletin.

Sebep 4: E-arşiv fatura kesilmiş

Belirti: Gelen kutunuzda yok ama e-postanıza bir bağlantı gelmiş olabilir.

Sebep: Tedarikçi sizi e-fatura mükellefi olarak görmemiş ve e-arşiv fatura düzenlemiş. Bu belge sistem kutusuna düşmez; e-posta veya bağlantı yoluyla iletilir.

Çözüm: E-posta kutunuzu ve istenmeyen klasörünü kontrol edin. Yanlış türde belge düzenlendiyse tedarikçiden düzeltmesini isteyin.

Önleme: E-faturaya yeni geçtiyseniz tedarikçilerinizi bilgilendirin; sistemleri güncellenene kadar bu durum yaşanabilir.

Sebep 5: Gelen fatura aktarımı kurulmamış

Belirti: Fatura entegratör panelinde var ama muhasebe programınızda yok.

Sebep: Kurulumda yalnız giden fatura tarafı yapılandırılmış; gelen belge aktarımı hiç devreye alınmamış.

Çözüm: Entegratörünüzle gelen fatura aktarımını devreye alın.

Önleme: Bu, çok yaygın bir eksikliktir. Kurulum sonrası "gelen faturalar da otomatik düşüyor mu?" diye açıkça sorun.

Sebep 6: Sistem gecikmesi

Belirti: Belge gönderilmiş, henüz görünmüyor.

Sebep: Yoğun dönemlerde (ay sonu, dönem kapanışı) sistemde gecikme yaşanabilir.

Çözüm: Kısa süre bekleyip yeniden kontrol edin.

Önleme: Ay sonunda gelen faturaları son güne bırakmayın; kapanış planınızda bir gün pay bırakın.

Sebep 7: Belge reddedilmiş

Belirti: Fatura bir ara görünmüş, sonra kaybolmuş.

Sebep: Sizin tarafınızda biri belgeyi reddetmiş olabilir.

Çözüm: Red kayıtlarını kontrol edin; kim, ne zaman, hangi gerekçeyle reddetmiş?

Önleme: Red yetkisini sınırlı sayıda kişiye verin ve red gerekçesi yazılmasını zorunlu kılın.

Kontrol sırası

Zaman kaybetmemek için şu sırayla ilerleyin:

1. Tedarikçiden ETTN numarası ve gönderim durumu isteyin.
2. Kendi sisteminizde bu numarayla arayın.
3. Diğer etiket/kutularınızı kontrol edin.
4. E-posta kutunuzu kontrol edin (e-arşiv ihtimali).
5. Muhasebe aktarımını kontrol edin.
6. Red kayıtlarına bakın.
7. Çözülmediyse entegratör desteğine ETTN ile başvurun.

İlk adım kritiktir: ETTN numarası olmayan bir fatura, büyük ihtimalle hiç gönderilmemiştir.

Beklenen fatura hiç gelmezse

Dönem kapanışına yaklaşıyorsanız ve fatura hâlâ yoksa, tedarikçiye yazılı olarak bildirim yapın. Gider kaydınızın dönemini etkileyeceği için, bu konuyu mali müşavirinizle de paylaşın.

Sözlü takip, dönem sonunda ispat gücü olmayan bir uğraşa dönüşür.