Geçiş Tarihi Yaklaşırken Ne Yapmalı?

Geçiş tarihi belli oldu ve saat işliyor. Bu yazıda, kalan süreye göre neye öncelik vermeniz gerektiğini aşama aşama anlatıyoruz.

Aşama 1 — Tarih öğrenildiğinde (ilk gün)

Yapılacaklar:

• Mali mühür başvurusunu o gün başlatın
• Hangi belge türlerinin gerekeceğini netleştirin
• Geriye doğru bir takvim çıkarın

Neden hemen: Mali mühür temini sürecin en uzun bekleyen halkasıdır ve diğer her şey ona bağlıdır. Bir gün beklemek, sonda bir gün kaybetmek demektir.

Aşama 2 — Erken dönem (süre bol)

Öncelik: Veri temizliği ve karar verme.

• Cari hesap bilgilerini doğrulayın
• Yöntem kararını verin (portal/entegratör)
• Sözleşmeyi inceletin
• Ürün kartlarını tamamlayın
• Süreç tasarımını yapın

Neden şimdi: Bu işler acil görünmez ama en çok zaman alanlardır ve son haftaya bırakıldığında yapılamaz.

Aşama 3 — Orta dönem (mühür geldiğinde)

Öncelik: Kurulum ve entegrasyon.

• Mührü kurun ve test edin
• GİB kaydını yapın
• Aktivasyon tarihini bildirin
• Entegrasyonları kurun (giden ve gelen)
• Numaralandırma düzenini tanımlayın
• Şablonu hazırlayın

Dikkat: Aktivasyon tarihini ay sonuna denk getirmeyin. Sakin bir haftanın başı en uygunudur.

Aşama 4 — Son iki hafta

Öncelik: Test ve eğitim.

• Test belgeleri kesin
• Muhasebe aktarımını doğrulayın
• Personeli eğitin
• Herkesin en az bir belge kesmesini sağlayın
• İstisnai durumları anlatın
• Başvuru kartı hazırlayın
• Müşteri ve tedarikçileri bilgilendirin

Sık hata: Eğitimi son güne bırakmak. Personel öğrenmek için zamana ve deneme fırsatına ihtiyaç duyar.

Aşama 5 — Son hafta

Öncelik: Kontrol ve hazırlık.

• Kontrol listesini baştan sona geçin
• Kontör/paket bakiyesini kontrol edin
• Destek iletişim bilgilerini elde bulundurun
• Yedek kullanıcıyı hazırlayın
• İlk gün için plan yapın

Yapmayın: Bu hafta yeni bir şey kurmaya çalışmayın. Son hafta kontrol haftasıdır, kurulum haftası değil.

Aşama 6 — Geçiş günü

• İlk belgeyi bilindik bir müşteriye kesin
• Tüm zinciri doğrulayın (kesme → gönderme → muhasebe)
• Sorun çıkarsa hemen çözün, biriktirmeyin
• Gün sonunda tüm belgelerin durumunu kontrol edin

Aşama 7 — İlk hafta

• Günlük durum kontrolü yapın
• Personelden geri bildirim alın
• Karşılaşılan sorunları not edin
• Başvuru kartını güncelleyin
• Hataları aynı gün çözün

Süre yetmiyorsa öncelik sırası

Geçiş tarihine az kaldı ve hazırlık tamamlanmadıysa, şu sırayla ilerleyin:

1. Mali mühür. Bu olmadan hiçbir şey çalışmaz.
2. Yöntem ve GİB kaydı. Belge kesebilir hâle gelin.
3. Cari veri düzeltmesi. En çok hata bu eksiklikten çıkar.
4. Personel eğitimi. En az bir kişi süreci bilmeli.
5. Entegrasyon. Geçici olarak elle çalışılabilir.
6. Şablon ve görsel düzenlemeler. Sonradan yapılabilir.

İlk dört madde tamamsa geçiş yapabilirsiniz; 5 ve 6 sonradan tamamlanabilir.

Kaçırılmaması gereken üç tarih

• Mali mühür başvuru tarihi: Ne kadar erken o kadar iyi
• Aktivasyon tarihi: Sakin bir güne denk getirin
• Zorunluluk tarihi: Bu tarihten sonra kâğıt belge düzenlenemez

Üçünü de takvime işleyin ve hatırlatma kurun.

Geçiş tarihiniz ve yükümlülükleriniz için mali müşavirinize danışın.