E-Posta Geçişi Sonrası Kontroller

MX kaydı değişti ve postalar geliyor. Ancak geçiş bu noktada bitmiş değildir; sessizce bozulan şeylerin çoğu bu aşamada tespit edilir.

A. İlk saatler

• ☐ Dış bir adresten test postası ulaştı
• ☐ Dış bir adrese gönderim çalıştı
• ☐ Webmail erişimi çalışıyor
• ☐ Yönetim paneli erişilebilir
• ☐ Kritik hesaplar (satış, muhasebe, destek) test edildi
• ☐ Eski sisteme hâlâ posta düşüyor mu, kontrol edildi

B. İlk gün — Temel işlevler

• ☐ Tüm hesaplara posta ulaşıyor
• ☐ Tüm hesaplardan gönderim çalışıyor
• ☐ Farklı sağlayıcılara test yapıldı
• ☐ Gönderilen postalar gelen kutusuna düştü (istenmeyene değil)
• ☐ Ek gönderimi ve alımı çalışıyor
• ☐ Büyük ek testi yapıldı
• ☐ Yanıtlama ve iletme çalışıyor

Dördüncü madde kritiktir; en az üç farklı sağlayıcıya test gönderin.

C. İlk gün — Adres yapısı

• ☐ Rol adresleri çalışıyor (bilgi@, satis@, destek@...)
• ☐ Takma adlar çalışıyor
• ☐ Türkçe karakterli varyasyonlar çalışıyor
• ☐ Grup adresleri tüm üyelere ulaşıyor
• ☐ Yönlendirmeler çalışıyor
• ☐ Paylaşımlı kutulara erişiliyor
• ☐ Otomatik yanıtlar yapılandırıldı

Sık atlanan: Takma adlar ve yönlendirmeler. Eski sistemde tanımlı olup yeni sisteme aktarılmayan her adres, gelen postanın kaybolması demektir.

D. İlk gün — DNS kayıtları

• ☐ MX kayıtları doğru ve eksiksiz
• ☐ Eski MX kayıtları kaldırıldı
• ☐ Tek bir SPF kaydı var
• ☐ SPF'te tüm gönderen sistemler listeli
• ☐ Eski sağlayıcı SPF'ten çıkarıldı
• ☐ DKIM etkin ve kaydı tam
• ☐ DMARC kaydı yerinde
• ☐ Doğrulama kayıtları korundu
• ☐ Kayıtların ekran görüntüsü arşivlendi

E. İlk gün — Sistem e-postaları

• ☐ Web sitesi iletişim formu bildirimi geliyor
• ☐ Sipariş bildirimleri geliyor (e-ticaret varsa)
• ☐ Fatura sistemi e-postaları ulaşıyor
• ☐ CRM bildirimleri çalışıyor
• ☐ Diğer entegrasyonlar test edildi

Bu bölüm ayrı test ister: Kişisel e-postalar çalışırken sistem e-postaları engelleniyor olabilir; sebep genelde SPF eksikliğidir.

F. İlk hafta — Kullanıcı kurulumları

• ☐ Tüm kullanıcıların bilgisayar kurulumu tamamlandı
• ☐ Mobil cihazlar yapılandırıldı
• ☐ Eski hesap ayarları kaldırıldı
• ☐ İmzalar tanımlandı ve doğru görünüyor
• ☐ Takvim ve kişiler senkron
• ☐ Bildirimler çalışıyor
• ☐ İki adımlı doğrulama tüm kullanıcılarda kurulu

G. İlk hafta — Arşiv

• ☐ Eski postalar aktarıldı
• ☐ Klasör yapısı korundu
• ☐ En eski postalar mevcut
• ☐ Gönderilmiş klasörü tam
• ☐ Ekler açılıyor
• ☐ Arama çalışıyor
• ☐ Her kullanıcı kendi arşivini doğruladı

Son madde önemlidir: eksiklikleri en iyi kullanıcının kendisi fark eder.

H. İlk hafta — Geçiş dönemi postaları

• ☐ Eski sistem kontrol edildi
• ☐ Geçiş sonrası oraya düşen postalar tespit edildi
• ☐ Yeni sisteme aktarıldı
• ☐ Birkaç gün sonra tekrar kontrol edildi
• ☐ Eski sistem hâlâ açık tutuluyor

I. İlk hafta — Güvenlik

• ☐ İki adımlı doğrulama politikası uygulandı
• ☐ Yönetici hesapları korunuyor
• ☐ Spam filtresi seviyesi ayarlandı
• ☐ Yanlış pozitifler kontrol ediliyor (meşru postalar engellenmiyor)
• ☐ Erişim kayıtları aktif
• ☐ Şüpheli giriş uyarıları tanımlı

Dördüncü madde önemlidir: Yeni filtre, tanıdık göndericileri istenmeyene atabilir. İlk günlerde istenmeyen klasörü düzenli kontrol edilmelidir.

J. İlk ay — Teslim edilebilirlik

• ☐ Müşterilerden "e-postanız gelmedi" şikâyeti var mı?
• ☐ Geri dönen postalar inceleniyor mu?
• ☐ DMARC raporları inceleniyor mu?
• ☐ Farklı sağlayıcılara periyodik test yapılıyor mu?
• ☐ Kara liste kontrolü yapıldı mı?

K. İlk ay — Kayıtlı adresler

• ☐ Bankalar bilgilendirildi (adres değiştiyse)
• ☐ Kamu sistemleri güncellendi
• ☐ Mali müşavir bilgilendirildi
• ☐ Tedarikçiler bilgilendirildi
• ☐ Müşteriler bilgilendirildi
• ☐ Hosting/domain hesapları güncellendi
• ☐ Yazılım lisans hesapları güncellendi
• ☐ Web sitesi ve sosyal medya güncellendi

L. Kapanış (birkaç hafta sonra)

• ☐ Eski sisteme posta düşmüyor
• ☐ Tüm arşiv aktarıldı ve doğrulandı
• ☐ Bağımsız bir arşiv kopyası alındı
• ☐ Otomatik yenileme kapatıldı
• ☐ Fesih bildirimi yapıldı
• ☐ Onay yazısı arşivlendi
• ☐ Veri silme talep edildi
• ☐ TTL normale döndürüldü
• ☐ Envanter güncellendi
• ☐ Belgeler tamamlandı

Zaman çizelgesi

Bu takvimi bir görev listesine dönüştürün; aksi hâlde ilk günün yoğunluğu geçtikten sonra kalan maddeler unutulur.

En kritik dört kontrol

1. Gönderilen postalar istenmeyene düşüyor mu? (D ve B bölümleri)
2. Takma adlar ve yönlendirmeler çalışıyor mu? (C bölümü)
3. Sistem e-postaları ulaşıyor mu? (E bölümü)
4. Geçiş dönemi postaları aktarıldı mı? (H bölümü)