Satın alma modülü, talepten ödemeye kadar zinciri kayıt altına alır. Süreci ve kontrol noktalarını anlatıyoruz.
Satın alma, kontrolsüz bırakıldığında en çok kaçak veren süreçlerden biridir: onaysız alımlar, fiyat farkları, eksik teslimatlar, mükerrer siparişler.
ERP'nin satın alma modülü bu zinciri uçtan uca kayıt altına alır.
Süreç zinciri
- Talep: ihtiyacı olan birim talep açar.
- Onay: tutar ve kategoriye göre onaydan geçer.
- Teklif toplama: tedarikçilerden fiyat alınır.
- Sipariş: seçilen tedarikçiye sipariş verilir.
- Takip: teslim tarihi izlenir.
- Mal kabul: gelen ürün sayılır ve kontrol edilir.
- Fatura eşleştirme: fatura, sipariş ve mal kabul karşılaştırılır.
- Ödeme: vadesine göre planlanır.
Talep ve onay akışı
Onay akışı tutar ve kategori bazlı kurulur:
| Koşul | Onaycı |
|---|---|
| Rutin sarf, düşük tutar | Departman yöneticisi |
| Orta tutar | + Satın alma müdürü |
| Yüksek tutar | + Genel müdür |
| Yatırım kalemi | + Finans |
| Bütçe dışı | + Üst yönetim |
| Yeni tedarikçi | + Kalite/Satın alma onayı |
Akışı mobilden onaylanabilir yapın ve vekil tanımı bırakın; yoksa onay bekleyen talepler operasyonu yavaşlatır.
Üç yönlü eşleştirme
Satın almanın en önemli kontrolü budur: sipariş, mal kabul ve fatura birbiriyle karşılaştırılır.
- Sipariştekinden fazla mal kabul edilemez (tolerans tanımlanabilir).
- Fatura tutarı sipariş fiyatıyla uyuşmalı.
- Fark varsa ödeme durur ve incelenir.
Bu kontrol olmadan; fazla faturalanan, teslim edilmeyen ya da fiyatı sonradan değiştirilen kalemler fark edilmeden ödenir.
Tedarikçi yönetimi
- Tedarikçi kartı ve yetkinlik bilgileri
- Sözleşme ve fiyat anlaşmaları
- Teslim performansı (zamanında teslim oranı)
- Kalite performansı (red oranı)
- Alternatif tedarikçi tanımı
- Değerlendirme puanı
Alternatif tedarikçi tanımı, tedarik zinciri kesintilerinde en hızlı çözüm sağlayan kayıttır.
Otomatik sipariş önerisi
ERP, stok ve talep verisinden otomatik sipariş önerisi üretebilir:
- Kritik stok seviyesinin altına düşen kalemler
- MRP'nin hesapladığı malzeme ihtiyaçları
- Tedarik süresi dikkate alınarak sipariş zamanı
- Ekonomik sipariş miktarı
Öneri otomatik üretilsin, onay insanda kalsın. Tam otomatik sipariş, tedarik koşullarının değiştiği durumlarda hatalı alımlara yol açar.
Mal kabul
- Siparişe göre kontrol (miktar, kalem)
- Kalite kontrol adımı (gerekiyorsa karantina)
- Barkod ile hızlı kabul
- Lot/seri numarası kaydı
- Kısmi teslim yönetimi
- Red ve iade süreci
Ölçülecekler
| Gösterge | Ne gösterir |
|---|---|
| Talepten siparişe süre | Süreç hızı |
| Zamanında teslim oranı | Tedarikçi performansı |
| Fiyat sapması | Fiyat kontrolü |
| Acil sipariş oranı | Planlama kalitesi |
| Onay bekleme süresi | Süreç tıkanıklığı |
| Fatura uyuşmazlık oranı | Kontrol etkinliği |
| Tedarikçi başına harcama | Pazarlık gücü ve risk yoğunlaşması |
Dördüncü satır önemli bir uyarıdır: acil sipariş oranı yüksekse sorun satın almada değil planlamadadır.
Kurulumda dikkat
- Onay eşiklerini gerçekçi belirleyin; her şey onaya takılırsa süreç baypas edilir.
- Tolerans oranlarını tanımlayın (miktar ve fiyat farkı).
- Kategori bazlı satın alma kurallarını yazın.
- Tedarikçi kartlarını temizleyip tekilleştirin.
- Sözleşmeli fiyatları sisteme girin.
Özet
Satın alma modülü; talep, onay, sipariş, mal kabul ve fatura eşleştirmeyi tek zincirde toplar. En kritik kontrol üç yönlü eşleştirmedir. Otomatik sipariş önerisi kullanın ama onayı insanda bırakın ve acil sipariş oranını planlama kalitesinin göstergesi olarak izleyin.
Yorumlar (0)
Henüz yorum yok — ilk yorumu siz yazın.
Yorum yaz