Entegrasyon hatalarının çoğu eşleştirme eksikliğinden çıkıyor. Alan alan ele alıyoruz.
Entegrasyon kurulur, test edilir, çalışır görünür. Sonra ilk hafta hatalar başlar: "birim tanımsız", "KDV oranı bulunamadı", "cari eşleşmedi".
Sebebi neredeyse her zaman aynıdır: eksik veri eşleştirmesi.
Eşleştirme nedir?
Sizin sisteminizde kullandığınız tanımlarla, e-belge standardındaki tanımların birbirine bağlanmasıdır.
Örnek: siz "AD" yazıyorsunuz, standart "C62" bekliyor. Bu ikisi eşleştirilmezse belge oluşmaz.
1. Cari hesap eşleştirmesi
Neye göre eşleşir: Vergi kimlik numarası (kurumsal) ya da TC kimlik numarası (bireysel).
Kontrol edilecekler:
- Her cari kartta numara var mı?
- Numaralar doğru mu?
- Mükerrer kart var mı?
- Unvan resmî kayıtla aynı mı?
- Mükellefiyet durumu kartta güncel mi?
En sık sorun: Numara yerine unvana göre eşleştirme yapmaya çalışmak. Benzer unvanlı firmalar karışır; eşleştirme numara üzerinden olmalıdır.
2. Ürün ve hizmet eşleştirmesi
Kontrol edilecekler:
- Ürün adları anlaşılır mı? (Kod yığını değil)
- Kartlarda birim tanımlı mı?
- KDV oranı doğru mu?
- Özel durumlar (tevkifat, istisna) kartta işaretli mi?
En sık sorun: Ürün adının fatura üzerinde anlamsız görünmesi. "MLZ-4471-B" gibi bir ad müşterinin işine yaramaz; açıklayıcı ad kullanın.
3. Birim eşleştirmesi
Bu, en çok hata üreten ve en kolay çözülen alandır.
Sorun: Sizin sisteminizde "Adet", "AD", "ad.", "adet" gibi farklı yazımlar olabilir. Standart ise belirli birim kodları bekler.
Çözüm: Her birim tanımınızı standart koda eşleyin:
| Sizin tanımınız | Standarda eşlenmeli |
|---|---|
| Adet, AD, ad. | Tek bir standart koda |
| Kg, KG, kilogram | Tek bir standart koda |
| Mt, M, metre | Tek bir standart koda |
| Kutu, Paket, Koli | Uygun standart kodlara |
Öneri: Bu fırsatı kullanıp birim tanımlarınızı da sadeleştirin. Aynı şeyin dört farklı yazımına gerek yok.
4. KDV oranı eşleştirmesi
- Kullandığınız tüm oranlar tanımlı mı?
- İstisna durumları için kod tanımlı mı?
- Tevkifatlı işlemler işaretli mi?
- Oran değişikliklerinde tanımlar güncelleniyor mu?
En sık sorun: Yeni bir oran kullanılmaya başlandığında eşleştirmenin yapılmaması.
5. Belge serisi eşleştirmesi
- Program serileri ile e-belge serileri eşleşiyor mu?
- Her fatura kesen nokta için ayrı seri tanımlı mı?
- İade faturaları ayrı seride mi?
- Yıl geçişinde seri tanımı hazır mı?
6. Hesap kodu eşleştirmesi (gelen belgeler)
Gelen faturaların muhasebeye otomatik işlenmesi için:
- Tedarikçi bazlı hesap kodu tanımı
- Ürün/hizmet türüne göre gider hesabı
- KDV hesapları
- Tanımsız durumda ne olacağı (bekleyen listeye düşsün)
Öneri: Tanımsız gelen belgeler otomatik kaydedilmesin, bir bekleme listesine düşsün. Yanlış hesaba işlenen bir kayıt, hiç işlenmemiş kayıttan daha zahmetlidir.
7. Adres eşleştirmesi
- Fatura adresi ve teslimat adresi ayrı alanlarda mı?
- İl/ilçe tanımları standartla uyumlu mu?
- Çok lokasyonlu müşterilerde adresler ayrı tanımlı mı?
Eşleştirme kontrol listesi
Entegrasyon kurulumundan sonra bu listeyi geçin:
- ☐ Tüm birim tanımları eşleşti
- ☐ Tüm KDV oranları tanımlı
- ☐ Cari kartlarda numara eksiği yok
- ☐ Ürün kartlarında birim eksiği yok
- ☐ Seriler tanımlı
- ☐ Gelen belge hesap kodları tanımlı
- ☐ Tanımsız durumda davranış belirlendi
- ☐ Test belgeleriyle doğrulandı
Sonradan bakım
Eşleştirme bir kez yapılıp bitmez:
- Yeni ürün grubu eklendiğinde birim kontrolü
- Yeni tedarikçide hesap kodu tanımı
- Oran değişikliklerinde güncelleme
- Yeni satış noktasında seri tanımı
Bu bakımı yapacak kişiyi belirleyin; aksi hâlde eşleştirme zamanla bozulur ve hata sayısı yeniden artar.
Yorumlar (0)
Henüz yorum yok — ilk yorumu siz yazın.
Yorum yaz