E-Serbest Meslek Makbuzu Nedir?

Kısa cevap: E-serbest meslek makbuzu (e-SMM), serbest meslek erbabının tahsil ettiği ücret karşılığında düzenlediği makbuzun elektronik hâlidir. Kâğıt makbuzla aynı işleve ve hukuki değere sahiptir.

Kimler düzenler?

Serbest meslek faaliyeti yürüten kişiler: avukat, mali müşavir, doktor, diş hekimi, mimar, mühendis, danışman, sanatçı ve benzeri meslek grupları.

Kapsam ölçütleri düzenlemeyle belirlenir ve genişletilir; kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.

Faturadan farkı ne?

Serbest meslek erbabı fatura değil makbuz düzenler. Bu, faaliyetin niteliğinden kaynaklanan bir ayrımdır.

Makbuz, tahsil edilen tutar karşılığında düzenlenir; fatura ise ticari mal ve hizmet satışında kullanılır.

Ne zaman düzenlenir?

Tahsilat yapıldığında düzenlenir. Bu, faturadan önemli bir farktır: makbuz tahsilata bağlıdır, hizmetin tamamlanmasına değil.

Kısmi tahsilatlarda her tahsilat için ayrı makbuz düzenlenir.

Stopaj nasıl gösterilir?

Serbest meslek ödemelerinde stopaj (gelir vergisi kesintisi) söz konusu olabilir. Makbuzda brüt tutar, kesinti ve net tutar gösterilir.

Oranlar ve hangi durumlarda uygulanacağı mevzuatla belirlenir; mali müşavirinize danışın.

Müşteriye nasıl iletilir?

E-arşiv faturaya benzer biçimde: e-posta, bağlantı ya da kâğıt çıktı. İletim sizin sorumluluğunuzdadır.

Kurumsal müşterilerle çalışıyorsanız muhasebe e-postasını ayrı kaydedin; makbuz doğrudan oraya gitsin.

Raporlama gerekiyor mu?

Düzenlenen belgelerin dönemsel raporlanması söz konusu olabilir. Entegratör kullanıyorsanız bu genelde otomatiktir; portal kullanıyorsanız takip sizdedir.

Yanlış düzenlersem ne olur?

Elektronik belge silinemez. Düzeltme yolu duruma göre değişir: iptal (süre ve koşullara bağlı) ya da düzeltme belgesi.

Bu nedenle tahsilat tutarı ve müşteri bilgisini düzenlemeden önce kontrol edin.

Başlamak için ne gerekiyor?

Serbest meslek erbabı gerçek kişi olduğu için genelde e-imza kullanılır (şirket yapısında mali mühür).

Ayrıca bir yöntem seçimi gerekir: GİB portalı ya da özel entegratör.

Küçük bir büro için hangisi uygun?

Ayda düşük sayıda makbuz düzenliyorsanız portal yeterlidir. Müşteri sayınız fazlaysa, düzenli tahsilat takibi yapıyorsanız ya da büro yönetim programınızla bütünleşme istiyorsanız entegratör daha uygun olur.

Büro programıyla bağlanabilir mi?

Evet ve en verimli kurulum budur. Müvekkil/hasta kayıtları, tahsilat takibi ve makbuz düzenleme aynı akışta yürüdüğünde:

• Tahsilat girildiğinde makbuz otomatik oluşur
• Müşteri bilgisi tekrar girilmez
• Tahsil edilmemiş bakiyeler görünür
• Dönemsel raporlar hazır gelir

Saklama sorumluluğu kimde?

Sizde. Belgeleri yasal süre boyunca erişilebilir tutmakla yükümlüsünüz; hizmet satın almanız sorumluluğu devretmez.

Kapsam, stopaj ve yükümlülükleriniz için mali müşavirinize danışın.