E-Postalarımız Karşı Tarafa Ulaşmıyor

"Gönderdim ama ulaşmamış" cümlesi, kurumsal e-postanın en can sıkıcı sorunudur. Müşteri teklifi almadığını söyler, siz gönderdiğinizi bilirsiniz.

Önce durumu netleştirin

• ☐ Hiç mi ulaşmıyor, yoksa spam klasörüne mi düşüyor?
• ☐ Tek bir alıcıya mı, herkese mi?
• ☐ Belirli bir alan adına mı?
• ☐ Ne zaman başladı?
• ☐ Geri dönen bir hata mesajı var mı?
• ☐ Tek bir gönderende mi, herkeste mi?

Bu altı sorunun cevabı, sorunun nerede olduğunu büyük ölçüde belirler.

Belirtiye göre teşhis

1. Kontrol — Geri dönen mesaj var mı?

Varsa, sorunun cevabı genelde içindedir.

• ☐ Gönderen kutusunda geri dönen mesaj arandı
• ☐ İstenmeyen posta klasörü de kontrol edildi
• ☐ Mesajdaki açıklama okundu
• ☐ Adres hatası mı, ret mi ayırt edildi

Yaygın açıklamalar:

• Adres bulunamadı → yazım hatası ya da kapatılmış hesap
• Kutu dolu → alıcının kotası dolmuş
• İstenmeyen posta olarak değerlendirildi → itibar/içerik sorunu
• Kimlik doğrulanamadı → SPF/DKIM/DMARC sorunu
• Geçici hata → tekrar denenecek

2. Kontrol — Adres doğru mu?

• ☐ Yazım kontrol edildi
• ☐ Otomatik tamamlamanın eski/yanlış adres seçmediği doğrulandı
• ☐ Alan adı doğru yazılmış
• ☐ Alıcıdan adres teyit edildi

İkinci madde sanıldığından çok daha sık sorun çıkarır. Otomatik tamamlama, yıllar önce yanlış girilmiş bir adresi hatırlar.

3. Kontrol — Spam klasörüne mi düşüyor?

• ☐ Alıcıdan spam/istenmeyen klasörünü kontrol etmesi istendi
• ☐ Karantina bölümü de kontrol edildi
• ☐ Alıcının kurumsal filtresi olabileceği düşünüldü

Buradaysa sorun teslimat değil, itibar/kimlik doğrulamadır.

4. Kontrol — Kimlik doğrulama kayıtları

Bu, kalıcı teslimat sorunlarının en yaygın sebebidir.

• ☐ SPF kaydı var mı?
• ☐ Tek bir SPF kaydı mı var? (birden fazlası hataya yol açar)
• ☐ Gönderim yapan tüm sistemler SPF'te listeli mi?
• ☐ DKIM etkin mi?
• ☐ DMARC kaydı var mı ve politikası ne?
• ☐ Kayıtlar sağlayıcının verdiği değerlerle birebir aynı mı?

Üçüncü madde kritik: CRM, e-fatura, form bildirimi gibi sistemler sizin adınıza posta gönderiyorsa ve SPF'te yoksa, bu gönderimler reddedilir.

Ne yapmalı: Kayıt değerlerini kendiniz uydurmayın; sağlayıcınızdan alın ve olduğu gibi girin.

5. Kontrol — Kara listede miyiz?

• ☐ Gönderim yapılan sunucunun/adresin durumu kontrol edildi
• ☐ Kara liste kaydı varsa sebebi öğrenildi
• ☐ Sebep giderildi
• ☐ Çıkarma talebi yapıldı

Sık sebepler: Ele geçirilmiş bir hesaptan toplu gönderim, paylaşımlı sunucudaki başka bir kullanıcının davranışı, ani hacim artışı.

6. Kontrol — Yeni bir değişiklik oldu mu?

• ☐ DNS kayıtlarında değişiklik yapıldı mı?
• ☐ Sağlayıcı değiştirildi mi?
• ☐ Yeni bir sistem posta göndermeye başladı mı?
• ☐ Domain yenilendi mi / süresi doldu mu?
• ☐ Hosting taşındı mı?

Kural: Sorun belirli bir tarihte başladıysa, o tarihte ne değiştiğini bulun.

7. Kontrol — İçerik sorunu var mı?

• ☐ Konu satırı abartılı ifadeler içeriyor mu?
• ☐ Çok fazla bağlantı var mı?
• ☐ Yalnız görselden oluşan mesaj mı?
• ☐ Riskli türde ek var mı?
• ☐ Kısaltılmış bağlantı kullanılmış mı?
• ☐ Metin sade bir hâlde de gönderilebiliyor mu?

Test: Sade, kısa ve eksiz bir mesaj gönderin. Ulaşıyorsa sorun içeriktedir.

8. Kontrol — Alıcı tarafında engel var mı?

• ☐ Alıcı sizi engellemiş olabilir mi?
• ☐ Alıcının kurumsal filtresi katı olabilir mi?
• ☐ Alıcının kutusu dolu olabilir mi?
• ☐ Alıcı, adresinizi güvenilir listeye ekleyebilir mi?

Yalnız belirli bir kuruma ulaşmıyorsanız, o kurumun BT sorumlusuyla iletişim kurmak en hızlı yoldur.

Acil durumda ne yapmalı?

Kritik bir mesaj ulaşmıyorsa, sorunu çözerken:

1. Alıcıyı telefonla arayın
2. Alternatif bir adrese gönderin
3. Belgeyi paylaşım bağlantısıyla iletin
4. Sorunu çözdükten sonra tekrar gönderin

Kalıcı çözüm

• ☐ SPF, DKIM, DMARC doğru yapılandırıldı
• ☐ Tüm gönderen sistemler SPF'te tanımlı
• ☐ DMARC raporları izleniyor
• ☐ Geri dönen mesajlar takip ediliyor
• ☐ Toplu gönderim ayrı bir altyapıdan yapılıyor
• ☐ Hesap güvenliği sağlanmış (ele geçirme yok)
• ☐ DNS değişiklikleri kayıt altında

Kimden yardım isteyeceğiniz

Sağlayıcıya sorarken

Şu bilgileri hazırlayın:

• Gönderen ve alıcı adresleri
• Gönderim tarih ve saati
• Geri dönen mesajın tam metni
• Ne zaman başladığı
• Kimlere ulaşıp kimlere ulaşmadığı
• Son yapılan değişiklikler

Bu bilgilerle gelen bir talep, çok daha hızlı sonuçlanır.