E-Posta Sözleşmesinde Nelere Bakılmalı?

E-posta sözleşmeleri genelde okunmadan kabul edilir. Oysa bir veri kaybı, kesinti ya da ayrılık durumunda tarafların ne yapacağını bu metin belirler.

A. Hizmet kapsamı

• ☐ Hangi hizmetler dahil, açıkça yazılı mı?
• ☐ Kutu alanı ve limitler belirtilmiş mi?
• ☐ Ek hizmetler ayrı ücretli mi?
• ☐ Kullanım kısıtları neler?

Riskli ifadeler: "makul kullanım", "adil kullanım" — sınırları tanımlanmamışsa sorun çıkarır.

B. Hizmet seviyesi

• ☐ Uptime taahhüdü var mı?
• ☐ Nasıl ölçülüyor?
• ☐ Planlı bakımlar hesaba dahil mi?
• ☐ Bakım penceresi ne kadar?
• ☐ Karşılanmazsa telafi ne?
• ☐ Telafi talebi nasıl yapılır, süresi ne?

C. Veri sahipliği

• ☐ Verinin size ait olduğu açıkça belirtilmiş mi?
• ☐ Sağlayıcı veriyi başka amaçla kullanabilir mi?
• ☐ İçerik taraması yapılıyor mu, hangi amaçla?

Kritik: Üçüncü madde. Bazı hizmetlerde içerik analizi yapılır; kurumsal kullanımda bunun kapsamı bilinmelidir.

D. Veri kurtarma ve yedekleme

• ☐ Yedekleme yapılıyor mu, garanti ediliyor mu?
• ☐ Silinen postalar ne kadar saklanıyor?
• ☐ Geri yükleme talebi mümkün mü?
• ☐ Ücretli mi?

Riskli ifade: "Yedekleme bir nezaket hizmetidir, garanti edilmez." Bu ifadeyi görürseniz kendi arşivleme çözümünüzü kurmanız gerekir.

E. Çıkış ve veri iadesi

• ☐ Sözleşme bitiminde veriler nasıl teslim edilir?
• ☐ Standart bir biçimde dışa aktarma var mı?
• ☐ Ücretli mi?
• ☐ Ne kadar sürede teslim edilir?
• ☐ Hesap kapandıktan sonra ne kadar saklanır?
• ☐ Sonrasında silinme garantisi var mı?

Bu bölüm, sözleşmenin en kritik parçasıdır ve genelde en az okunanıdır.

F. Askıya alma

• ☐ Hangi durumlarda hizmet durdurulabilir?
• ☐ Öncesinde bildirim yapılıyor mu?
• ☐ Süre veriliyor mu?
• ☐ Askı sırasında verilere erişilebiliyor mu?

Tipik gerekçeler: ödeme gecikmesi, kötüye kullanım, spam gönderimi, kullanım koşulu ihlali.

Dikkat: Bildirimsiz askıya alma, e-posta gibi kritik bir hizmette ciddi bir risktir.

G. Fiyat ve artış

• ☐ Yenileme fiyatı belirtilmiş mi?
• ☐ Artış hangi koşullarda yapılabilir?
• ☐ Ne kadar önce bildirilir?
• ☐ Artışı kabul etmeme hakkınız var mı?
• ☐ Kullanıcı sayısı değişince nasıl hesaplanır?

H. Fesih

• ☐ Nasıl fesih edilir?
• ☐ Bildirim süresi ne?
• ☐ Erken fesihte bedel var mı?
• ☐ Otomatik yenileme nasıl durdurulur?
• ☐ Kısmi fesih (kullanıcı azaltma) mümkün mü?

I. Sorumluluk

• ☐ Veri kaybı hâlinde sorumluluk sınırı
• ☐ Kesinti hâlinde sorumluluk
• ☐ Üçüncü taraf kaynaklı sorunlar

Gerçek: Sorumluluk genelde ödenen hizmet bedeliyle sınırlıdır. Kaybolan bir müşteri yazışmasının ticari değeri karşılanmaz.

Sonuç: Kritik yazışmalar için kendi arşivleme düzeninizi kurun.

J. Veri işleme ve gizlilik

• ☐ Veri işleyen sözleşmesi var mı?
• ☐ Verinin konumu belirtilmiş mi?
• ☐ Alt yükleniciler açıklanmış mı?
• ☐ Personel erişim kontrolü tanımlı mı?
• ☐ Veri ihlali bildirim süresi yazılı mı?
• ☐ Silme talepleri nasıl karşılanıyor?

Kişisel veri işleyen şirketler için bu bölüm zorunludur.

K. Kullanım koşulları

• ☐ Toplu gönderim kuralları
• ☐ İzinsiz gönderim yasakları
• ☐ İçerik kısıtları
• ☐ Hesap paylaşımı kuralları

Dikkat: Birinci madde çoğu sözleşmede yasaklıdır; toplu gönderim için ayrı hizmet gerekir.

L. Destek

• ☐ Kanallar ve saatler
• ☐ Yanıt süresi taahhüdü
• ☐ Kapsam dışı işlerin ücretlendirmesi
• ☐ Acil durum tanımı

Sözleşme kontrol listesi

• ☐ Hizmet kapsamı somut
• ☐ Uptime taahhüdü ve telafisi yazılı
• ☐ Veri sahipliği açık
• ☐ Silinen posta kurtarma süresi belirtilmiş
• ☐ Çıkışta veri teslimi güvence altında
• ☐ Askıya alma öncesi bildirim var
• ☐ Fiyat artışı bildirimli
• ☐ Fesih süreci makul
• ☐ Veri işleyen sözleşmesi mevcut
• ☐ Veri konumu belirtilmiş
• ☐ Destek koşulları yazılı
• ☐ Toplu gönderim kuralları anlaşılmış

İki soru

İmzalamadan önce kendinize sorun:

1. Bir kullanıcı yıllık arşivini yanlışlıkla silse, geri getirebilir miyiz?
2. Yarın ayrılmak istesek, on yıllık yazışmamızı ne kadar sürede ve hangi biçimde alırız?

Bu iki sorunun cevabı, sözleşmenin kurumsal değerini gösterir.