E-Posta İhtiyaç Analizi

Doğru paketi seçmenin ön koşulu, ihtiyacınızı bilmektir. Bu, teknik bir iş değil bir envanter ve tahmin çalışmasıdır.

Toplanacak bilgiler

• Çalışan listesi ve birimler
• Mevcut e-posta kullanım verileri
• Büyüme planı
• Özel gereksinimler

1. Adım — Kullanıcıları sayın

• ☐ Kaç çalışan e-posta kullanacak?
• ☐ Hepsine kişisel hesap gerekli mi?
• ☐ Yarı zamanlı/sahada çalışanlar dahil mi?
• ☐ Dış danışman ve tedarikçilere hesap verilecek mi?
• ☐ Bir yıl içinde kaç kişi eklenecek?

Dikkat: Bazı çalışanlar (üretim, saha) e-posta kullanmayabilir. Herkese hesap açmak gereksiz maliyet yaratır.

2. Adım — Rol adreslerini listeleyin

• ☐ Genel iletişim (bilgi@)
• ☐ Satış
• ☐ Destek
• ☐ Muhasebe / fatura
• ☐ İK / kariyer
• ☐ Teknik / BT
• ☐ Veri koruma başvuruları
• ☐ Sistem bildirimleri

Önemli soru: Bunlar takma ad olarak mı, ayrı kutu olarak mı tanımlanacak? Takma adlar genelde ücretsizdir.

3. Adım — Mevcut hacmi ölçün

Halihazırda e-posta kullanıyorsanız:

• ☐ Toplam kullanılan alan ne kadar?
• ☐ En büyük kutu ne kadar?
• ☐ Ortalama kutu boyutu ne?
• ☐ Yıllık büyüme hızı ne?
• ☐ Kaç yıllık arşiv var?

Bu veriler, kutu alanı ve arşivleme ihtiyacınızı belirler.

4. Adım — Kullanım profillerini çıkarın

Her çalışanın aynı ihtiyacı yoktur:

Fayda: Farklı profillere farklı paket vermek maliyeti belirgin düşürür.

5. Adım — Gönderim ihtiyacını belirleyin

• ☐ Günlük ortalama kaç e-posta gönderiliyor?
• ☐ Toplu bilgilendirme yapılıyor mu?
• ☐ Sistemden otomatik e-posta gidiyor mu? (sipariş, fatura, form)
• ☐ Kampanya dönemlerinde artış oluyor mu?

Kritik: İkinci ve üçüncü maddeler için ayrı bir gönderim hizmeti gerekir. Kurumsal e-posta paketleri bu iş için tasarlanmamıştır.

6. Adım — Özel gereksinimleri çıkarın

• ☐ Paylaşımlı kutu ihtiyacı
• ☐ Takvim paylaşımı
• ☐ Ortak kişi rehberi
• ☐ Toplantı odası yönetimi
• ☐ Dosya paylaşımı
• ☐ Mobil cihaz yönetimi
• ☐ Arşivleme ve arama
• ☐ Delege erişim (asistan-yönetici)
• ☐ Otomatik imza yönetimi

7. Adım — Güvenlik gereksinimlerini belirleyin

• ☐ İki adımlı doğrulama zorunlu olacak mı?
• ☐ Gelişmiş oltalama koruması gerekli mi?
• ☐ Ek ve bağlantı taraması isteniyor mu?
• ☐ Erişim kısıtlaması (konum/cihaz) gerekiyor mu?
• ☐ Erişim kayıtları tutulacak mı?
• ☐ Şifreleme ihtiyacı var mı?

8. Adım — Uyum gereksinimlerini çıkarın

• ☐ Kişisel veri işleniyor mu?
• ☐ Veri konumu zorunluluğu var mı?
• ☐ Saklama süresi gereksinimi var mı?
• ☐ Denetim ya da müşteri talebi var mı?
• ☐ Sektörel düzenleme var mı?

9. Adım — Büyüme öngörüsü ekleyin

• Bir yılda kaç yeni çalışan?
• Yeni birim/şube açılacak mı?
• E-posta hacmi ne kadar büyüyecek?
• Yeni sistemler e-posta gönderecek mi?

10. Adım — Gereksinim belgesini yazın

Kullanıcı: [X] kişisel hesap, [Y] rol adresi, [Z] paylaşımlı kutu
Mevcut hacim: toplam [A], en büyük kutu [B]
Kutu alanı: yoğun kullanıcı [C], standart [D]
Arşivleme: [gerekli/değil], saklama [süre]
Gönderim: günlük ortalama [N], toplu gönderim [var/yok]
Özel gereksinimler: [liste]
Güvenlik: iki adımlı doğrulama zorunlu, gelişmiş filtre
Veri konumu: [gereksinim]
Büyüme: bir yılda [%]
Zorunlu kalemler: yönetim paneli, taşıma desteği, mobil erişim

Bu belgeyi tüm sağlayıcılara aynen gönderin.

11. Adım — Yıllık tekrarlayın

• ☐ Kullanıcı sayısı güncel mi?
• ☐ Kullanılmayan hesaplar var mı?
• ☐ Kota kullanımı ne durumda?
• ☐ Yeni gereksinimler oluştu mu?
• ☐ Paket hâlâ uygun mu?

İkinci madde her yıl tasarruf sağlar: ayrılan çalışanların hesapları genelde kapatılmayı bekler.