E-Posta İçin Gerekli DNS Kayıtları

Kurumsal e-postanın çalışması ve ulaşması birkaç DNS kaydına bağlıdır. Aşağıda her biri: ne yapar, eksikse ne olur, nasıl doğrulanır.

MX kaydı

Ne yapar: Size gönderilen e-postaların hangi sunucuya teslim edileceğini belirler.

Eksikse: Hiç e-posta gelmez; gönderenler hata alır.

Dikkat:

• Sağlayıcının verdiği tüm kayıtlar girilmeli
• Öncelik değerleri doğru olmalı
• Eski kayıtlar mutlaka silinmeli

Doğrulama: Dış bir adresten test e-postası gönderip ulaştığını kontrol edin.

SPF kaydı

Ne yapar: Sizin alan adınız adına hangi sistemlerin e-posta gönderebileceğini listeler.

Eksikse: Gönderdiğiniz e-postalar karşı tarafta istenmeyen klasörüne düşer ya da reddedilir.

Kritik kurallar:

• Yalnız bir SPF kaydı olmalı. Birden fazla kayıt, tamamının geçersiz sayılmasına yol açar.
• Posta gönderen her sistem listede olmalı
• Eski sağlayıcılar listeden çıkarılmalı

Listelenmesi gereken sistemler:

• ☐ E-posta sağlayıcınız
• ☐ Web sitesi form bildirimleri
• ☐ E-ticaret sipariş bildirimleri
• ☐ Fatura ve muhasebe sistemi
• ☐ CRM
• ☐ E-posta pazarlama hizmeti
• ☐ Destek/talep sistemi
• ☐ İK ve başvuru sistemleri

Doğrulama: Her sistemden test gönderimi yapıp gelen kutusuna düştüğünü kontrol edin.

DKIM kaydı

Ne yapar: Gönderdiğiniz e-postalara dijital imza ekler; alıcı, mesajın yolda değişmediğini ve gerçekten sizden geldiğini doğrular.

Eksikse: Güven puanınız düşer; istenmeyene düşme olasılığı artar.

Dikkat:

• Sağlayıcıda etkinleştirilmeli ve DNS kaydı eklenmeli
• Kayıt uzun bir metindir; eksik kopyalanırsa çalışmaz
• Sağlayıcı değişikliğinde yenilenmeli

Sık hata: Sağlayıcıda etkinleştirilir ama DNS kaydı eklenmez; imza geçersiz olur.

DMARC kaydı

Ne yapar: SPF ve DKIM doğrulaması başarısız olduğunda alıcı sunucunun ne yapması gerektiğini söyler. Ayrıca rapor alınmasını sağlar.

Eksikse: Adınıza sahte e-posta gönderilmesi kolaylaşır.

Politika seçenekleri:

Kritik uyarı: Doğrudan katı politikayla başlamayın. Önce izleme politikasıyla raporları inceleyin, eksik sistemleri SPF/DKIM'e ekleyin, sonra kademeli sıkılaştırın. Aksi hâlde kendi meşru e-postalarınız engellenir.

Doğrulama kayıtları

Ne yapar: Sağlayıcının, alan adının size ait olduğunu doğrulamasını sağlar.

Dikkat: Bazı sağlayıcılar bu kaydın kalıcı olmasını ister. Silmeden önce kontrol edin.

Otomatik yapılandırma kayıtları

Ne yapar: E-posta programlarının ayarları otomatik bulmasını sağlar; kullanıcı yalnız adres ve parola girer.

Eksikse: Kullanıcılar sunucu adreslerini elle girmek zorunda kalır.

Fayda: Çok kullanıcılı kurulumlarda ciddi zaman kazandırır.

Sık yapılan hatalar

Kontrol listesi

• ☐ Nameserver'lar doğru sağlayıcıyı gösteriyor
• ☐ MX kayıtları sağlayıcının verdiği gibi
• ☐ Eski MX kayıtları kaldırıldı
• ☐ Tek bir SPF kaydı var
• ☐ Tüm gönderen sistemler SPF'te
• ☐ Eski sağlayıcılar SPF'ten çıkarıldı
• ☐ DKIM etkin ve kayıt tam
• ☐ DMARC tanımlı ve kademeli sıkılaştırılıyor
• ☐ DMARC raporları inceleniyor
• ☐ Doğrulama kayıtları korunuyor
• ☐ Tüm kayıtların ekran görüntüsü arşivlendi
• ☐ Değişiklik sonrası test edildi

Ne zaman gözden geçirilmeli?

• E-posta sağlayıcısı değiştiğinde
• Yeni bir sistem e-posta göndermeye başladığında
• Hosting ya da DNS sağlayıcısı değiştiğinde
• Teslim sorunları yaşandığında
• Yılda bir rutin olarak

İkinci madde en sık atlanan durumdur: Yeni bir CRM ya da fatura sistemi devreye alındığında SPF güncellenmezse, o sistemin e-postaları ulaşmaz.