Kurumsal E-Posta Alırken Dikkat Edilecekler

Aşağıdaki liste, kurumsal e-posta alımında kontrol edilmediğinde sonradan sorun çıkaran maddelerden oluşuyor.

A. Alan adı

• ☐ Alan adı şirket adına kayıtlı
• ☐ Kayıt hesabına erişim var
• ☐ DNS yönetimine erişim var
• ☐ Bitiş tarihi takvimde
• ☐ Otomatik yenileme açık
• ☐ Domain bildirim adresi yedekli

Neden önemli: Alan adı düşerse e-posta da durur ve kurtarma bildirimi size ulaşmaz.

B. Kapasite

• ☐ Kutu alanı ihtiyaca uygun
• ☐ Alan artırımı mümkün
• ☐ Takma ad ve grup adresi ücretsiz
• ☐ Paylaşımlı kutu destekleniyor
• ☐ Kullanıcı sayısı esnek
• ☐ Farklı paket seviyeleri karıştırılabiliyor

C. Gönderim

• ☐ Günlük ve saatlik limitler öğrenildi
• ☐ Alıcı sayısı sınırı biliniyor
• ☐ Ek boyut sınırı biliniyor
• ☐ Limit aşımında ne olacağı yazılı
• ☐ Toplu gönderim için ayrı hizmet planlandı
• ☐ Sistem e-postaları için çözüm belirlendi

Neden önemli: Beşinci ve altıncı maddeler atlanırsa, sipariş ve fatura bildirimleri limitlere takılır.

D. Güvenlik

• ☐ İki adımlı doğrulama var ve zorunlu kılınabiliyor
• ☐ Spam ve zararlı yazılım filtresi güçlü
• ☐ Oltalama koruması var
• ☐ Şüpheli giriş tespiti yapılıyor
• ☐ Erişim kayıtları tutuluyor
• ☐ Yönetici işlemleri kayıtlı

E. Veri kurtarma

• ☐ Silinen postalar belirli süre geri getirilebiliyor
• ☐ Silinen hesap kurtarılabiliyor
• ☐ Yedekleme yapılıyor
• ☐ Geri yükleme süreci ve ücreti biliniyor
• ☐ Arşivleme seçeneği var

Neden önemli: Kullanıcı hatası en sık yaşanan veri kaybı sebebidir.

F. Yönetim

• ☐ Yönetim paneli var
• ☐ Toplu işlem yapılabiliyor
• ☐ Kota yönetimi mümkün
• ☐ Politika uygulanabiliyor
• ☐ Delege erişim destekleniyor
• ☐ Merkezî imza yönetimi var (isteniyorsa)

G. Geçiş

• ☐ Eski postalar taşınacak mı, kim taşıyacak?
• ☐ Taşıma ücretsiz mi?
• ☐ Ne kadar sürer?
• ☐ Klasör yapısı korunur mu?
• ☐ Takvim ve kişiler de taşınıyor mu?
• ☐ Geçişte kesinti olur mu?
• ☐ Eski hesaplar ne kadar açık kalacak?

Neden önemli: Son madde atlanırsa geçiş döneminde gelen postalar kaybolur.

H. Uyum

• ☐ Veri konumu biliniyor
• ☐ Yedeklerin konumu biliniyor
• ☐ Veri işleyen sözleşmesi imzalanıyor
• ☐ Alt yüklenici bilgisi alındı
• ☐ İhlal bildirim yükümlülüğü var
• ☐ Hukuk birimi görüş verdi

I. Süreklilik

• ☐ Uptime taahhüdü ve telafisi
• ☐ Durum sayfası var
• ☐ Kesinti geçmişi görülebiliyor
• ☐ Kesinti bildirimi nasıl yapılıyor
• ☐ Planlı bakım penceresi biliniyor

J. Destek

• ☐ Kanallar ve saatler biliniyor
• ☐ Yanıt süresi taahhüdü var
• ☐ Türkçe destek veriliyor
• ☐ Acil durum kanalı var
• ☐ Satış öncesi yanıt hızı test edildi

K. Ticari

• ☐ Yenileme fiyatı biliniyor
• ☐ Fiyat artış koşulları okundu
• ☐ Sözleşme süresi biliniyor
• ☐ Fesih bildirim süresi biliniyor
• ☐ Kullanıcı azaltma mümkün mü öğrenildi
• ☐ Çıkışta veri teslimi netleşti

L. Kurumsal düzen

• ☐ Hesap şirket adına açıldı
• ☐ Yönetici bildirim adresi rol bazlı
• ☐ Yedek bildirim adresi farklı alan adında
• ☐ Erişim en az iki kişide
• ☐ Erişim bilgileri parola yöneticisinde
• ☐ İki adımlı doğrulama açık
• ☐ Ödeme yöntemi kurumsal
• ☐ Bitiş tarihi takvimde
• ☐ Envantere eklendi

M. Kurulum sonrası

• ☐ MX kaydı doğru
• ☐ Eski MX kayıtları kaldırıldı
• ☐ SPF kaydı tek ve doğru
• ☐ DKIM etkin
• ☐ DMARC tanımlı
• ☐ Gelen ve giden test edildi
• ☐ Farklı sağlayıcılara test gönderildi
• ☐ Sistem e-postaları test edildi

Öncelik

Zamanınız kısıtlıysa şu dört bölüme odaklanın:

1. E — Veri kurtarma
2. L — Kurumsal düzen
3. M — Kurulum sonrası kontroller
4. K — Çıkış koşulları

Bu dördü, sonradan telafisi en zor olan başlıklardır.