E-İrsaliyede Sevkiyat Senaryoları

Sevkiyat her zaman "sattım, gönderdim" biçiminde olmuyor. Depolar arası transfer, numune gönderimi, konsinye, iade, tamir için gönderim... Her biri e-irsaliyede farklı bir düzen gerektiriyor.

Aşağıda senaryoları tek tek ele alıyoruz: ne zaman karşınıza çıkar, nasıl düzenlenir, nelere dikkat edilir.

Satış sevkiyatı

Ne zaman: Standart satış işleminde malın alıcıya gönderilmesi.

Nasıl: Alıcı bilgileri, ürünler ve miktarlarla düzenlenir. Sonrasında fatura kesilip irsaliyeyle ilişkilendirilir.

Dikkat: Faturayı alıcı yanıtından sonra kesmek, eksik teslim farklarının faturaya yansımasını önler.

Depolar arası transfer

Ne zaman: Kendi depolarınız veya şubeleriniz arasında mal hareketi.

Nasıl: Gönderen ve alan taraf aynı mükelleftir; belge kendi lokasyonlarınız arasında düzenlenir.

Dikkat: Satış olmadığı için fatura düzenlenmez. Stok sisteminizde lokasyon bazlı takip yoksa bu senaryo yönetilemez; önce depo tanımlarınızı netleştirin.

Konsinye sevkiyat

Ne zaman: Mal, satılmak üzere bayiye ya da satış noktasına gönderiliyor ama mülkiyet henüz devredilmiyor.

Nasıl: Sevkiyat belgelenir; satış gerçekleştikçe faturalama yapılır.

Dikkat: Sevk edilen ile satılan miktarın ayrı ayrı izlenmesi gerekir. Konsinye çalışan işletmelerde en sık karışan nokta budur; sevk edilen malın tamamını satılmış saymak yanlış tablo üretir.

Numune gönderimi

Ne zaman: Müşteriye bedelsiz numune ürün gönderiliyor.

Nasıl: Sevkiyat belgelenir; bedelsiz olduğu belirtilir.

Dikkat: Bedelsiz teslimlerin vergisel sonuçları olabilir. Düzenli numune gönderiyorsanız bu konuyu mali müşavirinizle netleştirin.

İade sevkiyatı

Ne zaman: Alıcı, aldığı malı geri gönderiyor.

Nasıl: Malı gönderen taraf (yani alıcı) irsaliye düzenler.

Dikkat: İade eden taraf e-irsaliye kapsamında değilse kâğıt irsaliye ile gönderebilir. Bu, karışıklığa yol açan durumlardan biridir; iade sürecinizde her iki ihtimali de tanımlayın.

Tamir/bakım için gönderim

Ne zaman: Ürün tamire, bakıma ya da işlem görmek üzere gönderiliyor ve geri gelecek.

Nasıl: Sevkiyat belgelenir; malın geri döneceği durum belirtilir. Geri dönüşte de belge düzenlenir.

Dikkat: Giden ve dönen malın eşleştirilmesi gerekir. Seri numaralı ürünlerde bu takip özellikle önemlidir.

Fason işleme gönderim

Ne zaman: Hammadde ya da yarı mamul, işlenmek üzere başka bir firmaya gönderiliyor.

Nasıl: Sevkiyat belgelenir; mülkiyet devredilmediği için satış değildir.

Dikkat: Gönderilen miktar ile dönen mamul miktarı arasında fire ilişkisi kurulmalıdır. Üretim yapan işletmelerde bu senaryo düzenli kullanılır ve stok doğruluğunu doğrudan etkiler.

Kısmi sevkiyat

Ne zaman: Sipariş bir seferde değil, parça parça gönderiliyor.

Nasıl: Her sevkiyat için ayrı irsaliye düzenlenir.

Dikkat: Siparişin ne kadarının sevk edildiği izlenmelidir. Fatura tek seferde mi yoksa sevkiyat bazında mı kesilecek, baştan belirlenmelidir.

Üçüncü tarafa teslim

Ne zaman: Fatura bir firmaya kesiliyor ama mal başka bir adrese teslim ediliyor (şantiye, son müşteri, depo).

Nasıl: Alıcı ile teslimat adresi ayrı ayrı belirtilir.

Dikkat: Bu senaryoda en sık yapılan hata, fatura adresini teslimat adresi olarak girmektir. Sonuç: mal yanlış yere gider ya da belge ile fiili teslimat ayrışır.

Nakliyeciyle gönderim

Ne zaman: Sevkiyat kendi aracınızla değil, taşıyıcı firma ile yapılıyor.

Nasıl: Taşıyıcı bilgisi, araç plakası ve sürücü bilgileri belgede yer alır.

Dikkat: Araç bilgisinin sevkiyat öncesi kesinleşmesi gerekir. Nakliyeciyle çalışıyorsanız, plaka bilgisinin size ne zaman ulaşacağını süreç olarak tanımlayın.

En çok karışan üçlü

Pratikte en sık düzeltilmesi gereken üç durum:

1. Depolar arası transferi satış gibi işlemek: Fatura kesilmemesi gerekirken kesilmesi.
2. Konsinyede sevk edileni satılmış saymak: Gelir ve stok tablosunu bozar.
3. Üçüncü tarafa teslimde adres karışıklığı: Fatura adresi ile teslimat adresinin ayrı alanlar olduğunun bilinmemesi.

Üçü de sistem tarafında doğru senaryo tanımlarıyla önlenebilir; her sevkiyatta operatörün karar vermesi gerekmemelidir.

Senaryoların vergisel sonuçları için mali müşavirinize danışın.