E-İrsaliye Nasıl Düzenlenir?

E-irsaliye düzenlemek, e-faturaya benzer ama sevkiyata özgü alanlar içerir: taşıyıcı, araç, çıkış-varış bilgileri ve sevk tarihi.

Başlamadan önce elinizde olmalı

• Alıcının bilgileri (unvan, vergi no, teslimat adresi)
• Sevk edilecek ürünler ve miktarlar
• Taşıyıcı bilgisi (kendi aracınız mı, nakliyeci mi)
• Araç plakası ve sürücü bilgisi
• Sevk tarihi ve saati

Kritik nokta: belge sevkiyat başlamadan önce düzenlenmelidir.

1. Adım — Sevkiyat bilgilerini girin

Alıcı, teslimat adresi ve sevk tarihi girilir. Teslimat adresi, faturadaki adresten farklı olabilir — depoya, şantiyeye ya da şubeye teslim yapılıyorsa doğru adres girilmelidir.

Sık hata: Fatura adresini teslimat adresi sanmak. Çok lokasyonlu müşterilerde bu, malın yanlış yere gönderilmesine ya da belge uyuşmazlığına yol açar.

2. Adım — Ürün kalemlerini girin

Sevk edilen ürünler ve miktarları girilir. Fiyat bilgisi irsaliyede zorunlu değildir; irsaliye malın hareketini belgeler.

Sık hata: Depodan çıkan gerçek miktar yerine sipariş miktarını yazmak. Eksik sevkiyatta belge ile fiziksel mal ayrışır ve alıcı yanıtında sorun çıkar.

3. Adım — Taşıyıcı ve araç bilgilerini girin

Kendi aracınızla mı, nakliyeciyle mi gönderiyorsunuz? Buna göre:

• Taşıyıcı bilgisi
• Araç plakası
• Sürücü bilgisi
• Dorse/römork varsa bilgisi

Sık hata: Plakayı sonradan doldurmak üzere boş bırakmak. Belge sevkiyat öncesi tamamlanmalıdır; araç değişikliği olursa düzeltme süreci işler.

4. Adım — Sevk tarihini doğru girin

Malın fiilen yola çıkacağı tarih ve saat girilir.

Sık hata: Belgeyi bir gün önceden hazırlayıp sevk tarihini o günün tarihiyle bırakmak. Fiili sevkiyat tarihiyle belge uyuşmalıdır.

5. Adım — Kontrol edip imzalayın

Gönderim öncesi kontrol:

• Alıcı ve teslimat adresi doğru mu?
• Miktarlar depodan çıkanla aynı mı?
• Araç ve sürücü bilgisi doğru mu?
• Sevk tarihi doğru mu?

6. Adım — Gönderin ve çıktıyı hazırlayın

Belge gönderildikten sonra, sahada gerekecek görüntüyü hazırlayın: yazdırın ya da sürücünün erişebileceği biçimde iletin.

Sık hata: Sürücünün belgeye nasıl erişeceğini planlamamak. Denetimde belge gösterilemezse sorun yaşanır; sürücünün ne yapacağı yazılı olmalı.

7. Adım — Alıcı yanıtını takip edin

Alıcı, malı teslim aldığında bir yanıt verir. Bu yanıt:

• Teslimatın gerçekleştiğini gösterir
• Eksik ya da hasarlı teslim varsa kayıt altına alır
• Sonraki fatura ve mutabakat süreçlerine dayanak olur

Sık hata: Yanıtları hiç takip etmemek. Eksik teslim bildirimleri gözden kaçarsa, aynı sorun fatura aşamasında ve daha zor bir noktada ortaya çıkar.

8. Adım — Stok ve fatura tarafını bağlayın

İrsaliye düzenlendiğinde stok hareketi oluşmalı, fatura kesildiğinde irsaliyeyle ilişkilendirilmelidir.

Sık hata: İrsaliye ve faturayı birbirinden bağımsız kesmek. Ay sonunda hangi sevkiyatın faturalandığı, hangisinin faturalanmadığı belirsizleşir.

Bittiğinde şunlar olmuş olmalı

• Belge sevkiyattan önce düzenlenmiş ve gönderilmiş
• Sürücü belgeye erişebiliyor
• Stok hareketi oluşmuş
• Alıcı yanıtı takip listesinde
• Fatura kesildiğinde irsaliyeyle ilişkilendirilecek bağ kurulmuş

Kapsam ve yükümlülükleriniz için mali müşavirinize danışın.