İptal yolu, sevkiyatın başlayıp başlamadığına ve alıcının yanıt verip vermediğine göre değişiyor.
E-irsaliyede düzeltme yolu, sürecin hangi aşamasında olduğunuza bağlı. Mal daha yola çıkmadıysa iş kolay; teslim edildiyse farklı bir yol izlenir.
Başlamadan önce belirleyin
- Mal yola çıktı mı?
- Alıcı yanıt verdi mi?
- Hata neyde: miktar mı, alıcı mı, araç bilgisi mi, tamamen gereksiz bir belge mi?
- Fatura kesildi mi?
1. Adım — Durumunuzu tespit edin
| Durum | İzlenecek yol |
|---|---|
| Mal yola çıkmadı, yanıt yok | İptal |
| Mal yolda, yanıt yok | Sevkiyatı durdurup iptal ya da düzeltme |
| Teslim edildi, yanıt verilmedi | Alıcıdan uygun yanıt istenmesi |
| Alıcı kısmi kabul verdi | Fark işlenir, iptal gerekmez |
| Alıcı reddetti | Mal iadesi ve belge düzeltmesi |
En rahat durum ilk satırdır ve tam da bu yüzden belgeyi sevkiyattan hemen önce düzenlemek yerine kontrol payı bırakmak işe yarar.
2. Adım — Sevkiyat başlamadıysa iptal edin
Mal henüz yola çıkmadıysa ve alıcı yanıt vermediyse belge iptal edilebilir.
- Sistemde iptal işlemini uygulayın
- Gerekçe girin
- Stok hareketini geri alın
- Doğru belgeyi yeniden düzenleyin
Sık hata: Belgeyi iptal edip stok hareketini geri almayı unutmak. Stok ve belge ayrışır.
3. Adım — Mal yoldaysa önce sevkiyatı yönetin
Belge hatalı ve mal yoldaysa:
- Sürücüyle iletişime geçin
- Sevkiyat durdurulabiliyorsa durdurun
- Durdurulamıyorsa alıcıyı bilgilendirin
- Teslimat sonrası düzeltme yoluna geçin
Sık hata: Belgeyi iptal edip sürücüyü bilgilendirmemek. Araçtaki belge geçersizken yol denetimine takılmak ciddi sorun üretir.
4. Adım — Teslim edildiyse yanıt üzerinden ilerleyin
Mal teslim edilmişse iptal uygun değildir; işlem gerçekleşmiştir. Bu durumda:
- Miktar hatalıysa: Alıcının kısmi kabul yanıtı farkı kayıt altına alır.
- Mal hiç kabul edilmediyse: Alıcı red verir, iade sevkiyatı düzenlenir.
- Belge bilgisi hatalıysa: Düzeltme yolu için entegratörünüze ve mali müşavirinize danışın.
Sık hata: Teslim edilmiş bir sevkiyatı belge iptaliyle "yok sayma" girişimi. Fiili durum ile kayıt ayrışır.
5. Adım — Alıcı yanıt vermiyorsa
Yanıtsız irsaliyeler zamanla birikir ve dönem sonunda sorun çıkarır.
- Alıcıyla iletişime geçin
- Yanıt verecek kişiyi netleştirin
- Düzenli olarak yanıtsız belge listesi çıkarın
- Sürekli yanıt vermeyen müşterilerle çalışma düzenini konuşun
Sık hata: Yanıtsız belgeleri takip etmeyip fatura kesmeye devam etmek. Mutabakat farkları bu şekilde birikiyor.
6. Adım — Fatura tarafını hizalayın
İrsaliye düzeltmesi yapıldıysa fatura tarafını da kontrol edin:
- Fatura henüz kesilmediyse, düzeltilmiş miktarla kesin
- Fatura kesildiyse, iade/düzeltme süreci gerekebilir
- İrsaliye-fatura bağını güncelleyin
Bittiğinde şunlar olmuş olmalı
- Belge durumu güncel (iptal ya da düzeltilmiş)
- Fiziksel mal durumu ile kayıt uyumlu
- Stok hareketleri doğru
- Sürücü/nakliyeci bilgilendirilmiş
- Alıcı bilgilendirilmiş
- Fatura tarafı hizalanmış
İptali azaltmak için
- Belgeyi depodan çıkan gerçek miktarla düzenleyin, sipariş miktarıyla değil
- Araç bilgisini sevkiyat öncesi kesinleştirin
- Teslimat adresini cari kartta ayrı tutun
- Depo personeline sistem eğitimi verin
- Aylık iptal sayısını izleyin
Birinci madde en çok işe yarayanıdır: irsaliyeyi depo çıkışına bağlamak, miktar hatalarının neredeyse tamamını ortadan kaldırır.
İptal ve düzeltme işlemlerinin sonuçları için mali müşavirinize danışın.
Yorumlar (0)
Henüz yorum yok — ilk yorumu siz yazın.
Yorum yaz