E-İrsaliye Hataları ve Çözümleri

E-irsaliye sorunları, e-faturadan farklı bir yerde yoğunlaşır: sistemde değil sahada. Aşağıda belirtiye göre bir tanı listesi var.

Hangi sorunu yaşıyorsunuz?

• Belge ile fiili sevkiyat uyuşmuyor → Miktar ve içerik hataları
• Yol denetiminde sorun çıkıyor → Saha erişim sorunları
• Alıcı yanıt vermiyor → Yanıt süreci sorunları
• Stok tutmuyor → Entegrasyon sorunları

Miktar ve içerik hataları

Belgedeki miktar depodan çıkanla farklı

Belirti: Alıcı kısmi kabul veriyor ya da fark bildiriyor.

Sebep: Belge sipariş miktarıyla düzenlenmiş, depoda eksik yüklenmiş.

Çözüm: Farkı kayıt altına alın, fatura tarafını buna göre düzenleyin.

Önleme: İrsaliyeyi depo çıkış onayına bağlayın; belge, fiilen yüklenen miktarla oluşsun. Bu tek değişiklik miktar hatalarının çoğunu ortadan kaldırır.

Teslimat adresi yanlış

Belirti: Mal yanlış lokasyona gidiyor ya da alıcı belgeyle fiili teslimatı eşleştiremiyor.

Sebep: Fatura adresi teslimat adresi olarak girilmiş.

Çözüm: Doğru adresle düzeltme yapın, alıcıyı bilgilendirin.

Önleme: Çok lokasyonlu müşterilerde teslimat adreslerini cari kartta ayrı ayrı tanımlayın.

Ürün kodu eşleşmiyor

Belirti: Alıcı belgedeki ürünü kendi sisteminde bulamıyor.

Sebep: Kendi ürün kodunuzu kullanıyorsunuz, alıcının kodu farklı.

Çözüm: Ürün açıklamasını netleştirin.

Önleme: Düzenli çalıştığınız kurumsal müşterilerde ürün kodu eşleştirmesi yapın; bu, alıcı tarafındaki kabul sürecini hızlandırır.

Saha erişim sorunları

Sürücü belgeye erişemiyor

Belirti: Yol denetiminde belge gösterilemiyor.

Sebep: Bağlantı yok, cihaz sorunu ya da erişim düzeni tanımlanmamış.

Çözüm: Anlık olarak ofisten belge iletin.

Önleme: Çevrim dışı erişilebilir kopya bulundurun ve sürücünün ne yapacağını yazılı hâle getirin.

Araç bilgisi belgede yanlış

Belirti: Araçtaki plaka ile belgedeki plaka farklı.

Sebep: Araç değişmiş, belge güncellenmemiş.

Çözüm: Düzeltme sürecini uygulayın.

Önleme: Araç değişikliği prosedürünü tanımlayın ve sürücülere anlatın; bu istisna mutlaka yaşanır.

Nakliyecinin belgesi yok

Belirti: Dış taşıyıcı sevkiyatlarında belge araçta bulunmuyor.

Sebep: Nakliyeciyle çalışma düzeni tanımlanmamış.

Çözüm: Belgeyi iletin.

Önleme: Nakliyeci sözleşmesine belge teslim maddesini ekleyin.

Yanıt süreci sorunları

Alıcı hiç yanıt vermiyor

Belirti: Belgeler yanıtsız birikiyor.

Sebep: Alıcı tarafında yanıt verecek kişi belirlenmemiş ya da süreç bilinmiyor.

Çözüm: Müşteriyle iletişime geçip süreci anlatın.

Önleme: Yeni müşterilerle çalışmaya başlarken yanıt sürecini de konuşun; yanıtsız belge listesini aylık takip edin.

Yanıt geç geliyor

Belirti: Teslimattan günler sonra yanıt veriliyor.

Sebep: Yanıt, teslim anında değil ofiste toplu veriliyor.

Çözüm: —

Önleme: Karşı tarafa, yanıtın malı teslim alan kişi tarafından teslim anında verilmesini önerin. Toplu verilen yanıtlar hem geç hem eksik bilgi taşıyor.

Kısmi kabul bildirimleri gözden kaçıyor

Belirti: Eksik teslim faturaya olduğu gibi yansımış.

Sebep: Yanıtlar takip edilmiyor, fatura yanıt beklenmeden kesiliyor.

Çözüm: Faturayı düzeltin.

Önleme: Faturayı irsaliye yanıtından sonra kesin. Bu sıra, mutabakat farklarının önemli kısmını ortadan kaldırır.

Entegrasyon sorunları

Stok hareketi oluşmuyor

Belirti: İrsaliye kesildi ama stok düşmedi.

Sebep: İrsaliye ile stok sistemi bağlı değil.

Çözüm: Bağlantıyı kurun, geçmiş farkları düzeltin.

Önleme: Bu bağlantı kurulmadan e-irsaliyenin en büyük kazancı elde edilemez.

İrsaliye-fatura bağı yok

Belirti: Hangi sevkiyatın faturalandığı bilinmiyor.

Sebep: İki belge birbirinden bağımsız düzenleniyor.

Çözüm: Bağı kurun; faturalanmamış irsaliye raporu çıkarın.

Önleme: Dönem sonu kontrol listenize "faturalanmamış irsaliyeler" maddesini ekleyin.

Depolar arası transferler satış gibi görünüyor

Belirti: Kendi depolarınız arasındaki hareket, satış raporlarına giriyor.

Sebep: Senaryo tanımı yapılmamış.

Çözüm: Transfer senaryosunu ayrı tanımlayın.

Önleme: Sevkiyat türlerini sistemde ayrı ayrı tanımlayın; operatör her seferinde karar vermek zorunda kalmasın.

Hâlâ çözülmediyse

Destek talebinde hazırlayın: belgenin ETTN'si, sevkiyat tarihi, alıcı bilgisi ve sorunun hangi aşamada çıktığı (düzenleme, gönderim, saha, yanıt).

Son bilgi e-irsaliyede özellikle yol gösterici: sorunların çoğu sistemde değil, sürecin belirli bir aşamasında oluyor.