E-Faturada Numaralandırma ve Seri Yönetimi

E-faturada numaralandırma, kâğıt faturadan farklı çalışır. Kâğıtta matbaadan basılı seri gelir; elektronikte numarayı sistem üretir ve bir kez kurgulanan yapı yıl boyunca devam eder.

Bu yüzden numaralandırma, geçiş sırasında yapılan kurgunun sonradan en zor değiştirilen kısmıdır.

Numara yapısı

E-fatura numarası genelde üç parçadan oluşur:

• Seri (ön ek): Harf grubu — genelde işletme ya da birim ayrımı için kullanılır.
• Yıl: Faturanın ait olduğu yıl.
• Sıra numarası: Ardışık artan sayı.

Sistem bu numarayı otomatik üretir ve ardışıklığı korur; elle numara yazmazsınız.

ETTN ile karıştırmayın

İki farklı kimlik vardır:

Müşteriniz "şu numaralı fatura" derken belge numarasını, entegratör desteği ise ETTN'yi kastediyordur.

Kaç ayrı seri kullanmalı?

Genel kural: fatura kesen her bağımsız nokta için ayrı seri.

Ayrı seri gerektiren tipik durumlar:

• Farklı şubeler
• Farklı depolar
• E-ticaret satışları (otomatik kesilen faturalar)
• Perakende satış noktası
• İade faturaları
• Farklı iş kolları

Neden? Çünkü aynı seriden iki noktadan fatura kesilirse numara çakışması riski doğar ve dönem sonunda hangi faturanın nereden kesildiğini ayırmak zorlaşır.

Ne kadar ayrıştırmalı?

Aşırıya kaçmak da sorun üretir. Onlarca seri, raporlamayı ve mutabakatı zorlaştırır.

Pratik ölçü: seriyi fiziksel/organizasyonel ayrımlara göre kurun (şube, kanal), ürün ya da müşteri türüne göre değil. Ürün ayrımını raporlamayla çözersiniz.

Numara atlaması olur mu?

Olabilir ve genelde şu durumlarda görülür:

• Belge hazırlanıp gönderilmeden iptal edildiğinde
• Sistem hatası nedeniyle işlem yarıda kaldığında
• Test amaçlı belge düzenlendiğinde

Atlanan numaraların kaydı tutulmalı ve açıklanabilir olmalıdır. Bu, denetimde sorulabilecek bir konudur; "neden 145'ten 147'ye atladı?" sorusuna cevabınız hazır olmalı.

Bu nedenle test belgelerini gerçek seride kesmeyin.

Yıl geçişi

Yeni yılda sıra numarası genelde yeniden başlar. Yıl geçişinde dikkat edilecekler:

• Yeni yıl serisi tanımlı mı?
• Eski yıla ait faturalar için doğru seri kullanılıyor mu?
• Ocak ayında kesilen ama aralığa ait belgelerde tarih-seri uyumu var mı?

Yıl başında en sık görülen hata, sistemin eski seriden devam etmesi ya da tersine, aralık ayına ait bir belgenin yeni yıl serisinden kesilmesidir.

Şube ve depo yapısı

Birden fazla noktadan fatura kesiyorsanız:

• Her noktaya ayrı seri tanımlayın
• Seri ön ekini anlaşılır tutun (merkez, şube kodu gibi)
• Hangi kullanıcının hangi seriden kesebileceğini yetkilendirin
• Rapor ekranlarında seri bazlı filtre olduğundan emin olun

Üçüncü madde çoğu kurulumda atlanır ve şubelerin birbirinin serisinden fatura kesmesine yol açar.

E-arşiv ve e-fatura serileri

İki belge türü için ayrı seri kullanmak, raporlama ve mutabakat açısından pratiktir. Böylece hangi müşteri grubuna ne kadar satış yapıldığı seri düzeyinde görünür.

Düzeni kurarken sorulacaklar

1. Kaç farklı noktadan fatura kesiliyor?
2. Her nokta için ayrı seri tanımlı mı?
3. Kim hangi seriden kesebiliyor?
4. İade faturaları ayrı seride mi?
5. Test belgeleri gerçek seriden mi kesiliyor?
6. Yıl geçişi hazırlığı yapıldı mı?
7. Atlanan numaraların kaydı tutuluyor mu?

Bu yedi sorunun cevabı netse numaralandırma düzeniniz sağlamdır; değilse yıl boyunca küçük ama sürekli sorunlar yaşarsınız.