E-Fatura Nedir?

Kısa cevap: E-fatura, iki e-fatura mükellefi arasında düzenlenen, GİB'in belirlediği standart yapıda hazırlanan ve merkezî sistem üzerinden alıcının kutusuna iletilen elektronik faturadır. Kâğıt faturayla aynı hukuki değere sahiptir.

Kâğıt faturadan farkı ne?

İçerik olarak aynı bilgileri taşır: taraflar, tarih, kalemler, tutarlar, vergiler. Fark, belgenin nasıl üretildiği ve iletildiğidir.

Kâğıt fatura elden ya da kargoyla ulaşır; e-fatura sistem üzerinden dakikalar içinde alıcının kutusuna düşer. Ayrıca elektronik belge sonradan değiştirilemez ve silinemez.

Belge tam olarak nerede duruyor?

Faturanın aslı bir XML dosyasıdır. Gördüğünüz düzgün görünümlü fatura ekranı ise o dosyanın okunabilir hâlidir.

Bu ayrım önemli: bir uyuşmazlıkta esas alınan, PDF çıktısı değil elektronik kayıttır.

Herkese e-fatura kesebilir miyim?

Hayır. E-fatura yalnız e-fatura mükellefi olan alıcılara düzenlenir. Karşı taraf sistemde kayıtlı değilse ona e-arşiv fatura kesersiniz.

Bu bir tercih değil kuraldır; yanlış türde belge düzenlemek sorun yaratır.

Karşı tarafın mükellef olup olmadığını nasıl bilirim?

GİB'in yayımladığı mükellef listesinden. Ancak bu kontrolü elle yapmaya çalışmayın — liste sürekli güncelleniyor.

Kullandığınız program ya da entegratör, fatura keserken vergi numarasını otomatik sorgulayıp doğru belge türünü seçmelidir. Seçerken sorulacak ilk sorulardan biri budur.

Alıcı faturayı reddedebilir mi?

Senaryoya bağlı. Ticari senaryoda alıcı belirli bir süre içinde kabul veya red yanıtı verebilir. Temel senaryoda böyle bir yanıt yoktur; fatura ulaştığı anda süreç tamamlanmıştır.

Faturayı yanlış kestim, silebilir miyim?

Elektronik belge silinmez. Çözüm yolu duruma göre değişir: ticari senaryoda alıcının reddi, kabul edilmiş faturada iade faturası ya da harici itiraz yolları gündeme gelir.

Bu yüzden e-faturada "önce kes sonra düzeltiriz" alışkanlığı pahalıya patlar; kesmeden önce kontrol daha ucuzdur.

Müşterim kâğıt istiyorsa ne yapacağım?

Faturanın görüntüsünü basıp verebilirsiniz. Bu çıktı bilgilendirme amaçlıdır; belgenin aslı yine elektronik kayıttır.

Ne kadar sürede ulaşıyor?

Normal koşullarda dakikalar içinde. Sistem yoğunluğuna göre gecikme olabilir ama bu, kargo süreleriyle kıyaslanabilecek bir gecikme değildir.

Fatura kesmek için internet şart mı?

GİB portalı kullanıyorsanız evet. Entegratör kullanan işletmelerde ise belge yerel programda hazırlanıp bağlantı geldiğinde toplu gönderilebilir.

Saklama sorumluluğu kimde?

Sizde. Saklama hizmetini satın alabilirsiniz ama yasal sorumluluk mükellefte kalır. Sözleşmenizde saklama süresini ve hizmet bittiğinde belgelerin nasıl teslim edileceğini kontrol edin.

Başlamak için ne gerekiyor?

Üç şey: mali mühür (şahıs işletmelerinde e-imza), bir yöntem seçimi (GİB portalı ya da özel entegratör) ve cari hesap bilgilerinizin doğru olması.

Üçüncüsü teknik görünmediği için atlanıyor ama ilk günlerdeki hataların çoğu buradan çıkıyor: yanlış yazılmış bir unvan ya da eksik vergi numarası, faturanın gitmemesine yol açıyor.

Kapsam ve yükümlülükleriniz için mali müşavirinize danışın.