E-Fatura Nasıl Kesilir?

İlk e-faturayı kesmek, ekranı tanıdıktan sonra kâğıt faturadan daha hızlıdır. Zorluk işlemde değil, ilk seferde nereye ne yazılacağını bilmemektedir.

Başlamadan önce elinizde olmalı

• Mali mühür (ya da şahıs işletmesiyseniz e-imza) ve şifresi
• Sisteme giriş bilgileriniz (portal ya da entegratör paneli)
• Alıcının vergi kimlik numarası ve tam unvanı
• Fatura kalemleri: ürün/hizmet adı, miktar, birim fiyat, KDV oranı

Süre: ilk faturada 10-15 dakika, alışınca 1-2 dakika.

1. Adım — Alıcının durumunu kontrol edin

Vergi numarasını girdiğinizde sistem, alıcının e-fatura mükellefi olup olmadığını sorgular ve belge türünü otomatik belirler: mükellefse e-fatura, değilse e-arşiv fatura.

Programınız bu kontrolü otomatik yapmıyorsa yanlış türde belge düzenleme riski var demektir; sağlayıcınıza sorun.

Sık hata: Unvanı elle yazmak. Sistem unvanı kayıtlardan getiriyorsa onu kullanın; elle yazılan unvan kayıtla uyuşmazsa belge geri döner.

2. Adım — Senaryo ve fatura tipini seçin

İki seçim yaparsınız:

• Senaryo: Temel (alıcı yanıt vermez) ya da Ticari (alıcı kabul/red yanıtı verebilir).
• Tip: Satış, iade, tevkifat, istisna gibi seçenekler.

Emin değilseniz standart satışlarda temel senaryo ve satış tipi kullanılır. Ticari senaryo, alıcıyla itiraz süreçlerinin sistem üzerinden yürümesini istediğinizde tercih edilir.

Sık hata: İade işlemini normal satış faturası olarak kesmek. İade için ayrı tip seçilmelidir.

3. Adım — Fatura kalemlerini girin

Her satır için: ürün/hizmet adı, miktar, birim, birim fiyat, KDV oranı. Sistem toplamları kendisi hesaplar.

İskonto uygulayacaksanız satır bazında veya toplam üzerinde girebilirsiniz; hangisini seçtiğiniz KDV matrahını etkiler.

Sık hata: KDV oranını yanlış seçmek. Faturayı kestikten sonra düzeltmek zahmetli olduğu için, farklı oranlı ürünler satıyorsanız kalemlerin oranını gönderim öncesi bir kez daha gözden geçirin.

4. Adım — Ek bilgileri doldurun

Duruma göre gerekebilecek alanlar:

• Sipariş/irsaliye numarası ve tarihi
• Ödeme koşulu ve vade
• Not alanı (banka bilgisi, açıklama)
• İstisna veya tevkifat kodu

Sık hata: İrsaliye bilgisini boş bırakmak. Mal sevkiyatı yapılan işlerde bu bağlantı, ileride mutabakat kolaylığı sağlar.

5. Adım — Önizleyip kontrol edin

Gönderim öncesi son kontrol listesi:

• Alıcı unvanı ve vergi numarası doğru mu?
• Tarih doğru mu?
• Kalemler ve tutarlar doğru mu?
• KDV oranları doğru mu?
• Genel toplam beklediğiniz gibi mi?

Bu adım 20 saniye alır ve sonraki iptal/itiraz uğraşının tamamını önler.

6. Adım — İmzalayın

Mali mühür ya da e-imza ile belgeyi imzalarsınız. Genelde bir şifre sorulur.

Sık hata: Mali mührün takılı olmaması ya da sürücü sorunu. Fatura yoğun kesilen bir işletmede mührün her seferinde takılıp çıkarılması sorun üretir; entegratör kullanan yapılarda imzalama sunucu tarafında yapılabilir.

7. Adım — Gönderin ve durumunu izleyin

Gönderim sonrası belge birkaç durumdan geçer: gönderildi, GİB tarafından işlendi, alıcıya ulaştı ve (ticari senaryoda) yanıt verildi.

Sık hata: "Gönderdim, bitti" varsayımı. Belge teknik bir sebeple işlenmemiş olabilir. Gün sonunda gönderilen belgelerin durumunu bir kez kontrol etme alışkanlığı, sürprizleri önler.

Bittiğinde şunlar olmuş olmalı

• Belge durumu "başarılı/işlendi" görünüyor
• Belgeye bir ETTN numarası atanmış
• Fatura muhasebe kaydınıza yansımış (entegre çalışıyorsanız)
• Alıcı tarafında belge görünüyor
• Kontör bakiyeniz güncellenmiş

Bu beşi tamamsa fatura kesme işlemi bitmiştir.