E-Dönüşüme Geçerken En Çok Sorulanlar

Geçiş kararı verildikten sonra sorular başlıyor. Aşağıda en sık duyduklarımızın kısa cevapları var.

Geçiş ne kadar sürer?

Adımlar üst üste binmediğinde genelde birkaç hafta. En uzun bekleyen adım mali mühür temini; diğer işlerin çoğu o beklenirken paralel yürütülebilir.

İlk ne yapmalıyım?

Mali mühür başvurusu. Kapsam netleştiği gün başlatın; diğer her şey buna bağlı.

Mevcut muhasebe programımı değiştirmem gerekir mi?

Gerekmeyebilir. Programınızın e-belge desteği olup olmadığını sağlayıcısına sorun. Desteklemiyorsa ya bir entegratör aracılığıyla çalışırsınız ya program değişikliği gündeme gelir.

Eski faturalarımı sisteme aktarmam gerekiyor mu?

Hayır. Geçiş tarihinden itibaren düzenlenen belgeler elektronik olur. Geçmiş kâğıt belgeler saklama süreleri boyunca fiziksel olarak saklanmaya devam eder.

Aynı anda hem kâğıt hem e-fatura kesebilir miyim?

Aktivasyon tarihinden sonra kapsamdaki faturalar elektronik düzenlenir. Geçiş dönemi düzenlemesi için mali müşavirinize danışın.

Müşterilerime haber vermem gerekir mi?

Zorunlu değil ama faydalı. Özellikle düzenli çalıştığınız müşterilere fatura iletim biçiminin değişeceğini bildirmek, ilk aylardaki karışıklığı önler.

Ayrıca doğru e-posta adreslerini bu vesileyle teyit edersiniz.

Tedarikçilerime ne söylemeliyim?

Kendi bilgilerinizi iletin: unvan, vergi numarası ve varsa etiket bilginiz. Böylece size doğru türde ve doğru yere fatura keserler.

İnternetim kesilirse ne olur?

Portal kullanıyorsanız fatura kesemezsiniz. Entegratör kullanıyorsanız belgeleri hazırlayıp bağlantı geldiğinde gönderebilirsiniz.

Bağlantı sorunu yaşadığınız bir yerdeyseniz bu, entegratör seçiminde sorulacak somut bir sorudur.

Mali mührüm bozulursa ne yaparım?

Sağlayıcınıza başvurmanız gerekir ve bu süre alır. Bu yüzden:

• Kurulumu birden fazla bilgisayarda hazır tutun
• Entegratör kullanıyorsanız sunucu tarafında imzalama seçeneğini sorun

Fatura kesecek kişi izne çıkarsa?

Bu yüzden en az iki kişi süreci bilmeli. Küçük işletmelerde bile bu kural geçerli; yedek olmadığında iş duruyor.

Yanlış fatura kesersem ne olur?

Elektronik belge silinemez. Düzeltme yolu senaryoya ve belge türüne göre değişir: ticari senaryoda alıcı reddi, e-arşivde süre içinde iptal, aksi hâlde iade faturası ya da harici itiraz.

Bu yüzden gönderim öncesi kontrol alışkanlığı önemli.

Maliyeti ne kadar?

Belge sayınıza ve seçtiğiniz yönteme bağlı. Kalemler: mali mühür, kontör/belge bedeli, entegratör aboneliği (kullanıyorsanız), varsa entegrasyon geliştirmesi.

Karşılaştırmayı yaparken matbaa, kargo, arşiv ve veri girişi için harcanan personel saatini de hesaba katın.

Portal ücretsizken neden entegratör alayım?

Belge sayınız düşükse almayın. Ama şu durumlarda entegratör kendini karşılar: muhasebe programınızla bütünleşme gerekiyorsa, toplu gönderim yapıyorsanız, e-ticaret satışınız varsa ya da elle giriş günde yarım saati aşıyorsa.

Kâğıt çıktı verebilir miyim?

Evet. Müşteri isterse belgenin görüntüsünü basıp verirsiniz. Aslı elektronik kayıttır.

Islak imza gerekiyor mu?

Hayır. Belge mali mühür/e-imza ile zaten imzalanmıştır. Bazı müşteriler kâğıt çıktıya kaşe-imza istemeye devam eder; bu ticari bir alışkanlıktır.

Saklamayı entegratör yapıyor, ben bir şey yapmalı mıyım?

Evet. Saklama sorumluluğu sizde. Dönemsel olarak kendi kopyanızı indirin ve sözleşmenizde teslim maddesini kontrol edin.

Entegratörümü sonradan değiştirebilir miyim?

Evet ama sözleşmenizde veri teslim maddesinin bulunması gerekir. Bunu imzalarken kontrol edin.

Kapsamda değilim, geçmeli miyim?

Kurumsal müşterilere satış yapıyorsanız, e-ticaret yapıyorsanız ya da cironuz eşiğe yaklaşıyorsa evet. Aksi hâlde bekleyebilirsiniz — ama e-tebligat adresinizi takip edin ve cari bilgilerinizi düzenli tutun.

Bu işi kim yürütmeli?

Küçük işletmelerde genelde işletme sahibi ve mali müşavir birlikte. Orta ölçekte muhasebe biriminden bir sorumlu belirlemek işi kolaylaştırır.

Belirlenmemişse iş, herkesin biraz ilgilendiği ama kimsenin sahiplenmediği bir hâle geliyor.

Kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.