E-Defter Nedir?

Kısa cevap: E-defter, yevmiye defteri ve büyük defterin kâğıt yerine elektronik ortamda tutulmasıdır. Defterler belirlenen dönemlerde oluşturulur, beratları alınır ve GİB sistemine yüklenir.

Muhasebe programından farkı ne?

Bu, en sık karıştırılan konu.

Muhasebe programı bir araçtır — kayıtlarınızı tuttuğunuz yazılım. E-defter ise o programdan üretilen, imzalanan ve GİB'e beratı yüklenen resmî çıktıdır.

Yani muhasebe programınızın olması, e-defter tuttuğunuz anlamına gelmez.

Berat nedir?

Defterin belirli bir tarihte bu içerikle var olduğunu kanıtlayan onay kaydıdır. Defterin kendisi değil, özetini taşıyan ayrı bir dosyadır.

GİB'e yüklenen berattır; defterin tamamı değil.

Kimler e-defter tutmak zorunda?

Kapsam, bilanço esasına göre defter tutan ve belirli ölçütleri karşılayan mükellefleri içerir. E-fatura kapsamına girmek genelde e-defter yükümlülüğünü de gündeme getirir.

Kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın; kapsam ölçütleri güncelleniyor.

Defter tutmayı kim yapar?

Uygulamada büyük çoğunlukla mali müşaviriniz. Sizin tarafınızda değişen şey, ona ilettiğiniz verinin biçimi ve zamanlaması olur.

E-deftere geçiş, mali müşavirle çalışma düzeninizi yeniden konuşmayı gerektirir.

Kâğıt defter tasdiki bitiyor mu?

E-defter kullanan mükellefler için kâğıt defter tasdiki söz konusu olmaz; onay işlevini berat yükleme süreci görür.

Geçmiş dönemlere ait kâğıt defterlerin saklama yükümlülüğü ise devam eder.

Ne sıklıkta yapılır?

Defterler belirlenen dönemler hâlinde oluşturulur ve beratları ilgili süre içinde yüklenir. Dönem ve süreler düzenlemeyle belirlenir.

Pratik olarak bilmeniz gereken: bu bir takvim işidir ve kaçırılması ceza doğurur.

Geç kalırsam ne olur?

Beratın süresinde yüklenmemesi idari yaptırım doğurabilir. Ceza tutarları her yıl güncellendiği için burada rakam vermiyoruz.

Bu, takvime bağlanması gereken bir yükümlülüktür — hatırlamaya bırakılmamalıdır.

Defterler nerede saklanır?

Defter ve beratlar mükellef tarafından saklanır. Ayrıca ikincil kopya olarak GİB'in belirlediği ortamda da saklanması gündeme gelir.

Saklama sorumluluğu size aittir; mali müşavirinizde durması sorumluluğu devretmez.

Mali müşavirim tutuyor, bende hiç kopya olmasa olur mu?

Olmaz. Defter ve beratların bir kopyasının sizde bulunması, hem yasal sorumluluğunuz açısından hem de mali müşavir değişikliği ihtimaline karşı önemlidir.

Bu, e-defterde en sık atlanan pratik konudur: mali müşavir değiştiğinde defterlere erişemeyen işletmeler ciddi sıkıntı yaşıyor.

Kayıtlarımı sonradan düzeltebilir miyim?

Beratı alınmış bir dönemin kayıtlarını değiştirmek serbest değildir. Düzeltmeler, muhasebe ilkelerine uygun biçimde ve genelde sonraki dönemde yapılır.

Bu nedenle dönem kapanmadan önceki kontrol, e-defterde kâğıt döneme göre çok daha önemlidir.

Başlamak için ne gerekiyor?

Mali mühür, uyumlu bir muhasebe yazılımı, GİB başvurusu ve mali müşavirinizle kurulan bir çalışma düzeni.

Son madde teknik değil ama en belirleyicisidir: verinin ona ne zaman ve nasıl ulaşacağı netleşmezse takvim aksar.

Kapsam, dönemler ve süreler için mali müşavirinize danışın.