Fatura kesmek yeterli değil; raporun da gitmesi gerekiyor. Süreci aşama aşama izliyoruz.
E-arşiv faturada iki yükümlülük var: belgeyi düzenlemek ve düzenlenen belgeleri dönemsel olarak raporlamak.
İkincisi çoğu işletmede fark edilmiyor — özellikle portal kullananlarda. Aşağıda sürecin zaman içindeki akışını izliyoruz.
Aşama 1 — Faturalar düzenlenir
Ne olur: Dönem boyunca e-arşiv faturalarınızı kesersiniz.
Kim yapar: Siz.
Bu aşamada: Her belge sistemde kayıt altına alınır ama henüz GİB'e toplu bildirilmemiştir.
Aşama 2 — Rapor dönemi kapanır
Ne olur: Raporlama dönemi sona erer ve o döneme ait belgeler rapora girer.
Dikkat: Dönem kapandıktan sonra o döneme fatura eklemek ya da iptal etmek zorlaşır. İptal işlemlerini dönem içinde tamamlamaya çalışın.
Aşama 3 — Rapor oluşturulur
Kim yapar: Entegratör kullanıyorsanız sistem; portal kullanıyorsanız siz.
Ne olur: Dönemde düzenlenen tüm e-arşiv faturaların özeti derlenir.
Dikkat: Rapor içeriğinin, gerçekten kestiğiniz belgelerle uyuşması gerekir. Farklı kanallardan (kasa, e-ticaret, ön muhasebe) fatura kesiyorsanız hepsinin aynı sisteme akması önemlidir.
Aşama 4 — Rapor imzalanır ve gönderilir
Ne olur: Rapor mali mühürle imzalanıp GİB'e iletilir.
Sarkarsa: Süresinde gönderilmeyen rapor, yükümlülüğün yerine getirilmemesi anlamına gelir ve idari yaptırım doğurabilir.
Aşama 5 — Onay döner
Ne olur: Raporun kabul edildiğine dair yanıt gelir.
Dikkat: Bu adımı kontrol etme alışkanlığı önemlidir. Rapor hazırlanmış ama gönderim aşamasında takılmış olabilir; "sistem yapıyordur" varsayımı riskli.
Aşama 6 — Hata varsa düzeltilir
Ne olur: Rapor reddedilmişse gerekçe incelenir, düzeltilip yeniden gönderilir.
Yaygın sebepler: Eksik belge, tutar tutarsızlığı, iptal edilmiş belgenin rapora dâhil edilmesi.
Kim ne yapar?
| Yöntem | Raporu kim oluşturur | Sizin sorumluluğunuz |
|---|---|---|
| Özel entegratör | Genelde otomatik | Gönderildiğini doğrulamak |
| GİB portalı | Siz | Tamamı |
| Doğrudan entegrasyon | Kendi sisteminiz | Tamamı |
Entegratör kullanıyor olmanız sorumluluğu ortadan kaldırmaz; sistem bir sebeple raporu göndermediyse muhatap sizsiniz.
Gönderilmezse ne olur?
Raporlama yükümlülüğünün yerine getirilmemesi idari yaptırıma konu olabilir. Ayrıca kayıtlarınızla GİB tarafındaki kayıtlar ayrışır; bu, sonraki dönemlerde açıklamak zorunda kalacağınız bir fark üretir.
Ceza tutarları her yıl güncellendiği için burada rakam vermiyoruz.
Düzenli takip için
Basit bir rutin yeterlidir:
- Rapor dönemi kapandıktan sonra rapor durumunu kontrol edin
- Onay yanıtının geldiğini doğrulayın
- Reddedilen rapor varsa aynı gün ilgilenin
- Ay sonu kapanış listenize "e-arşiv raporu kontrolü" maddesini ekleyin
Son madde en pratik çözümdür: rutin bir kontrol listesine giren iş unutulmaz.
Sık karşılaşılan durumlar
- Farklı kanallardan kesilen faturaların rapora girmemesi: E-ticaret ya da kasa satışları ayrı bir sistemden kesiliyorsa, bunların da aynı raporlamaya dâhil olduğundan emin olun.
- İptal edilen belgenin raporda görünmesi: İptal işleminin sistemde tamamlanmadığını gösterir.
- Rapor tutarının muhasebe kayıtlarıyla uyuşmaması: Kanallardan biri muhasebeye akmıyor olabilir.
Üçü de aynı kök nedene işaret eder: fatura kesen tüm noktaların tek bir akışta birleşmemesi.
Raporlama dönemleri ve süreler için mali müşavirinize danışın.
Yorumlar (0)
Henüz yorum yok — ilk yorumu siz yazın.
Yorum yaz