E-Arşiv Fatura Hataları ve Çözümleri

E-arşiv faturada yaşanan sorunlar, e-faturadan farklı yerlerde yoğunlaşıyor: iletim ve raporlama.

Aşağıda belirtiye göre bir tanı listesi var.

Hangi sorunu yaşıyorsunuz?

• Müşteri faturayı almadığını söylüyor → İletim sorunları
• Rapor gönderilmiyor veya reddediliyor → Raporlama sorunları
• Fatura kesilemiyor → Alıcı bilgisi sorunları
• Kayıtlar tutmuyor → Kanal ayrışması

İletim sorunları

E-posta ulaşmıyor

Belirti: Sistemde "gönderildi" görünüyor, müşteri almadığını söylüyor.

Sebep: Adres hatalı, kutu dolu, istenmeyen klasörüne düşmüş ya da kurumsal filtre engellemiş.

Çözüm: Adresi teyit edin, geri dönen e-posta kaydını kontrol edin, gerekirse alternatif kanaldan iletin.

Önleme: Gönderen adresi kurumsal olsun, geri dönenleri düzenli takip edin, ikinci bir iletim kanalı bulundurun.

Geri dönen e-postalar fark edilmiyor

Belirti: Aylar sonra "biz hiç fatura almadık" denilmesi.

Sebep: Geri dönüşler kimsenin bakmadığı bir kutuya düşüyor.

Çözüm: Geri dönen listesini çıkarıp toplu düzeltme yapın.

Önleme: Geri dönüşleri haftalık kontrol edilen bir listeye bağlayın. Bu, en kolay önlenebilir sorunlardan biri.

SMS bağlantısı açılmıyor

Belirti: Müşteri bağlantıya tıkladığında hata alıyor.

Sebep: Bağlantı süresi dolmuş ya da belge kaldırılmış.

Çözüm: Yeni bağlantı gönderin.

Önleme: Bağlantı geçerlilik süresini müşteri davranışına göre ayarlayın; çok kısa süreler sorun üretir.

Raporlama sorunları

Rapor gönderilmemiş

Belirti: Dönem geçmiş, rapor durumu boş.

Sebep: Portal kullanımında elle gönderim unutulmuş ya da entegratör tarafında bir aksaklık olmuş.

Çözüm: Raporu en kısa sürede gönderin; gecikme durumunu mali müşavirinizle değerlendirin.

Önleme: Ay sonu kapanış listenize "e-arşiv raporu kontrolü" maddesini ekleyin.

Rapor reddedildi

Belirti: Gönderim yapıldı ama onay yerine hata döndü.

Sebep: İptal edilmiş belgenin rapora dâhil olması, tutar tutarsızlığı ya da eksik belge.

Çözüm: Hata gerekçesini inceleyip düzeltin, yeniden gönderin.

Önleme: İptalleri dönem içinde tamamlayın; dönem kapandıktan sonra yapılan iptaller rapor hatası üretir.

Rapor tutarı muhasebeyle uyuşmuyor

Belirti: Rapordaki toplam, muhasebe kayıtlarından farklı.

Sebep: Bir satış kanalı merkezî sisteme akmıyor.

Çözüm: Kanal kanal karşılaştırın; hangi kanalın belgeleri eksik, bulun.

Önleme: Fatura kesen tüm noktaların (kasa, e-ticaret, ön muhasebe, şube) tek akışta birleştiğini doğrulayın.

Alıcı bilgisi sorunları

Kimlik bilgisi eksik

Belirti: Belirli tutarın üzerindeki satışta fatura kesilemiyor.

Sebep: Alıcı bilgisi alınmamış.

Çözüm: Müşteriden bilgi alın.

Önleme: Kasa ekranında eşik aşıldığında bilgi girişini zorunlu hâle getirin; personelin gerekçeyi açıklayabilmesini sağlayın.

Yanlış belge türü düzenlenmiş

Belirti: Mükellef bir alıcıya e-arşiv fatura kesilmiş.

Sebep: Mükellefiyet sorgusu yapılmamış ya da cari kart güncel değil.

Çözüm: Belgeyi düzeltip doğru türde yeniden düzenleyin; mali müşavirinize danışın.

Önleme: Sorguyu otomatikleştirin ve cari listenizi dönemsel toplu sorgulatın.

Kanal ayrışması

Kasadan kesilen faturalar merkeze düşmüyor

Belirti: Şube satışları merkezî raporda görünmüyor.

Sebep: Satış noktası sistemi merkezî akışa bağlı değil.

Çözüm: Bağlantıyı kurun; geçmiş belgeleri aktarın.

Önleme: Yeni bir satış noktası açıldığında fatura akışının bağlandığını kontrol listesine ekleyin.

E-ticaret faturaları ayrı sistemden kesiliyor

Belirti: İki ayrı yerde fatura kaydı var.

Sebep: E-ticaret platformu kendi fatura modülünü kullanıyor.

Çözüm: Tek bir fatura akışında birleştirin.

Önleme: Numaralandırma çakışmasını önlemek için her kanala ayrı seri tanımlayın.

Hâlâ çözülmediyse

Destek talebi açarken hazırlayın: belgenin ETTN'si, işlem tarihi, hata mesajının tam metni ve hangi kanaldan kesildiği bilgisi.

Son bilgi e-arşivde özellikle önemlidir; çok kanallı yapılarda sorunun kaynağı genelde belirli bir kanaldır.