CRM Teklifi Alırken Sorulacak Sorular

CRM teklifleri ilk bakışta benzer görünür. Fark, sorduğunuz soruların cevaplarında ortaya çıkar. Aşağıdaki listeyi teklif görüşmesine yanınızda götürebilirsiniz.

1. Kapsam

1. Teklife tam olarak neler dâhil? Kalem kalem listeler misiniz?
2. Hangi modüller var, hangileri ek ücretli?
3. Kurulum ve yapılandırma dâhil mi?
4. Veri aktarımı dâhil mi, kim yapıyor?
5. Eğitim dâhil mi, kaç saat ve kaç kişi için?
6. Kaç entegrasyon dâhil?

2. Lisans ve fiyat

1. Lisans modeli ne? (Kullanıcı başına / sınırsız / modül)
2. Fiyat neye göre artıyor?
3. Kullanıcı ekleme/çıkarma nasıl fiyatlanıyor?
4. Yıl içinde paket düşürülebiliyor mu?
5. Fiyat artışı hangi koşulda ve hangi oranda yapılıyor?
6. Aylık ve yıllık ödeme farkı ne?
7. İlk yıl ve üç yıllık toplam maliyet ne?

3. Teknik ve kapasite

1. Kaç kullanıcıya kadar ölçekleniyor?
2. Kayıt ve depolama sınırı var mı, aşılırsa ne olur?
3. Özel alan ve iş akışı sayısı sınırı var mı?
4. Mobil uygulamada hangi işlemler yapılabiliyor?
5. Çevrimdışı çalışma var mı?
6. Sistem performansı nasıl ölçülüyor?

4. Veri

1. Veri nerede tutuluyor?
2. Yedekleme sıklığı ve saklama süresi ne?
3. Yedekten geri dönüş nasıl yapılıyor?
4. Verimi istediğimde tam olarak dışa aktarabilir miyim? (Notlar, ekler, aktivite geçmişi dâhil)
5. Sözleşme bitiminde veri nasıl teslim ediliyor ve siliniyor?
6. Veri işleyen sözleşmesi yapılıyor mu?

Dördüncü soru en kritiğidir. Cevap net değilse sözleşmeye yazdırın.

5. Entegrasyon

1. API var mı, dokümantasyonu açık mı?
2. API hangi pakette ve ek ücretli mi?
3. İstek sınırı var mı?
4. Kullandığım muhasebe programıyla hazır entegrasyon var mı?
5. Web formu, e-posta ve mesajlaşma bağlantıları nasıl kuruluyor?
6. Entegrasyon bozulursa kim müdahale ediyor?

6. Güvenlik ve uyum

1. Çok faktörlü doğrulama var mı?
2. Rol ve alan bazlı yetkilendirme yapılabiliyor mu?
3. Erişim ve değişiklik kayıtları tutuluyor mu, bana açık mı?
4. Toplu dışa aktarım sınırlanabiliyor ve izlenebiliyor mu?
5. KVKK süreçleri için hangi araçlar var? (İzin alanları, silme, anonimleştirme)
6. Güvenlik sertifikalarınız neler?

7. Destek

1. Destek saatleri ve kanalları neler?
2. Yanıt süresi taahhüdü var mı, yazılı mı?
3. Türkçe destek var mı?
4. Kurulum sonrası destek süresi ne kadar?
5. Bakım ayrı sözleşme mi?
6. Yeni sürüm geçişleri nasıl yönetiliyor?

8. Uygulama

1. Kurulum ne kadar sürer?
2. Bizden ne beklenir? (Zaman, veri, karar)
3. Proje planı ve aşamaları nasıl?
4. Kim bizim tarafımızda çalışacak?
5. Canlıya geçiş nasıl yapılacak?
6. Sorun çıkarsa geri dönüş planı ne?

9. Referans

1. Bizim ölçeğimizde kaç müşteriniz var?
2. Sektörümüzde deneyiminiz var mı?
3. Bir referansla görüşebilir miyim?
4. Kaç yıldır bu ürünü sunuyorsunuz?
5. Ürünün yol haritası nasıl?

10. Sözleşme

1. Sözleşme süresi ne?
2. Otomatik yenileme var mı, nasıl durdurulur?
3. Erken çıkış bedeli var mı?
4. Hizmet seviyesi taahhüdü ve yaptırımı var mı?
5. Fikri mülkiyet: özelleştirmeler kime ait?
6. Hesaplar kimin adına açılıyor?

Karşılaştırma tablosu

Cevapları topladıktan sonra şu sütunlarla tablo yapın: sağlayıcı, lisans modeli, ilk yıl maliyeti, üç yıllık maliyet, kurulum dâhil mi, eğitim dâhil mi, API, dışa aktarım hakkı, destek taahhüdü, sözleşme süresi, referans.

Kırmızı bayraklar

• Fiyatın kalem kalem verilmemesi
• Dışa aktarım konusunda kaçamak cevap
• Hesapların tedarikçi adına açılması
• Yanıt süresi taahhüdünün sözleşmede olmaması
• Uzun ve cayılamaz sözleşme
• Referans verilmemesi
• Karar için zaman baskısı

Özet

En kritik üç soru şunlardır: toplam üç yıllık maliyet ne, verimi tam olarak dışa aktarabilir miyim, yanıt süresi taahhüdü sözleşmede var mı? Cevapları aynı kapsama getirilmiş bir tabloda karşılaştırın ve kırmızı bayrakları görmezden gelmeyin.