Rapor sayısını artırmak görünürlüğü artırmaz. Rol bazlı pano tasarımını ve işe yarayan rapor setini anlatıyoruz.
CRM'in en çok vaat edilen, en az kullanılan özelliği raporlamadır. Sebebi genelde şudur: sistem onlarca hazır rapor sunar, kimse hangisine bakacağını bilmez ve herkes Excel'e döner.
İşe yarayan raporlama, çok rapordan değil doğru rapordan doğar.
Rapor tasarımının tek ölçütü
Her rapor bir soruyu cevaplamalı ve o soru bir kararı beslemeli. Cevaplamıyorsa rapor değil, tablodur.
| Soru | Rapor |
|---|---|
| Bu ay hedefi tutturur muyuz? | Hedef gerçekleşme + kapanması beklenenler |
| Gelecek çeyrek güvende mi? | Pipeline değeri ve aşama dağılımı |
| Reklam bütçesi nereye gitmeli? | Kaynak bazlı dönüşüm |
| Süreçte nerede tıkanıyoruz? | Aşama geçiş ve bekleme süreleri |
| Neden kaybediyoruz? | Kayıp sebep dağılımı |
| Kim desteğe ihtiyaç duyuyor? | Temsilci bazlı aktivite ve dönüşüm |
| Hangi müşteriyi kaybetmek üzereyiz? | Risk skoru listesi |
Rol bazlı panolar
Satış temsilcisi panosu
- Bugünkü görevler
- Kendi pipeline'ı ve hedef durumu
- Yanıt bekleyen teklifler
- Takipsiz kalan fırsatları
Satış yöneticisi panosu
- Ekip hedef gerçekleşmesi
- Pipeline yeterliliği
- Aşama dağılımı
- Gecikmiş görevler
- Bu ay kapanması beklenenler
Yönetim panosu
- Ciro ve marj eğilimi
- Yeni müşteri sayısı
- Kazanma oranı
- Kaynak bazlı dönüşüm
- Müşteri kaybı oranı
Pazarlama panosu
- Kanal bazlı aday sayısı
- Adaydan fırsata dönüşüm
- Kampanya bazlı sonuç
- Aday kalitesi (nitelenen oranı)
Pano tasarım kuralları
- Bir panoda 5-7 göstergeyi geçmeyin.
- Her göstergenin bir karşılaştırması olsun (hedef, geçen dönem, geçen yıl).
- Rakamdan detaya tıklanabilsin.
- Renk kodu kullanın ama abartmayın.
- Mobilde okunabilir olsun.
- Yükleme hızlı olsun; yavaş pano açılmaz.
Otomatik gönderim
En iyi rapor, gidip bakılması gerekmeyen rapordur. Kurulacak gönderimler:
- Günlük: temsilciye görev ve öncelik özeti
- Haftalık: yöneticiye pipeline ve hedef durumu
- Aylık: yönetime performans özeti
- Anlık uyarı: büyük fırsat kazanıldı/kaybedildi, risk eşiği aşıldı
Veri kalitesi olmadan rapor olmaz
Rapor tartışmalarının çoğu aslında veri tartışmasıdır. Rapor kurmadan önce:
- Kayıp fırsatlar sebebiyle kapatılıyor mu?
- Kapanma tarihleri güncel mi?
- Kaynak alanı dolduruluyor mu?
- Mükerrer kayıt temizlendi mi?
- Aşamalar gerçeği yansıtıyor mu?
Bu beş madde tamam değilse, raporlar güzel görünür ama yanlış karar ürettirir.
Sık yapılan hatalar
- Herkese aynı panoyu vermek
- Onlarca rapor açıp hiçbirini kullanmamak
- Yalnız sonuç göstergelerine bakmak
- Tek dönemlik veriyle karar vermek
- Rapor çıktısını hâlâ Excel'e alıp orada düzenlemek
- Raporları kimsenin okumadığını fark etmemek
Beşinci madde bir semptomdur: rapor Excel'e alınıyorsa, sistemdeki rapor ihtiyacı karşılamıyor demektir. Excel'de ne yapıldığını inceleyip onu sisteme taşıyın.
Özet
Her raporu bir soruya ve bir karara bağlayın, rol bazlı sade panolar kurun ve raporları otomatik gönderin. Rapor kurmadan önce veri kalitesinin beş temel maddesini tamamlayın; Excel'e alınan rapor, sistemde eksik olanın işaretidir.
Yorumlar (0)
Henüz yorum yok — ilk yorumu siz yazın.
Yorum yaz