Ayrılan Çalışanın E-Posta Hesabı

Bir çalışan ayrıldığında e-posta hesabının aceleyle kapatılması yaygın bir hatadır. Sonuç: gelen müşteri talepleri kaybolur, yazışma geçmişi erişilemez hâle gelir.

Aşağıda doğru sıra.

Neden önemli?

• Kutuda yıllarca birikmiş müşteri geçmişi vardır
• Muhataplar eski adrese yazmaya devam eder
• Sistemlerde o adres kayıtlı olabilir
• Devam eden işler yarıda kalabilir
• Güvenlik açısından erişim kaldırılmalıdır

1. Adım — Ayrılış öncesi hazırlık

Mümkünse ayrılış tarihinden önce:

• ☐ Devam eden işler listelendi
• ☐ Devralacak kişi belirlendi
• ☐ Önemli yazışmalar işaretlendi
• ☐ Müşteri ilişkileri devredildi
• ☐ Kişisel dosyalar ayrıldı
• ☐ Otomatik yanıt metni hazırlandı

Dördüncü madde: Müşterilere yeni muhatabın tanıtılması, ayrılıştan önce yapılmalıdır.

2. Adım — Erişimi kesin (ayrılış günü)

• ☐ Parola değiştirildi
• ☐ Tüm oturumlar sonlandırıldı
• ☐ Mobil cihaz erişimi kaldırıldı
• ☐ Uygulama parolaları iptal edildi
• ☐ Delege erişimler kaldırıldı
• ☐ Paylaşımlı kutu erişimleri kaldırıldı
• ☐ Grup üyeliklerinden çıkarıldı

Bu adım ayrılış günü yapılmalıdır — sonraki haftalara bırakılmamalıdır.

3. Adım — Hesabı kapatmayın, arşivleyin

• ☐ Kutu arşivlendi ya da salt okunur hâle getirildi
• ☐ Arşiv erişilebilir durumda
• ☐ Yedeği alındı

Kritik: Hesabı silmek, arşivi de siler. Önce arşivleyin.

4. Adım — Yönlendirme kurun

• ☐ Gelen postalar devralan kişiye ya da rol adresine yönlendiriliyor
• ☐ Yönlendirme süresi belirlendi (uzun tutun)
• ☐ Yönlendirilen postalar takip ediliyor

Neden uzun tutulmalı: Eski adres, müşteri kayıtlarında ve basılı materyallerde yıllarca kalır.

5. Adım — Otomatik yanıt tanımlayın

Yönlendirmeye ek olarak, gönderene bilgi veren bir yanıt:

"[Ad] artık şirketimizde görev yapmamaktadır. Talebiniz ilgili birime yönlendirilmiştir. Doğrudan iletişim için: [yeni muhatap / rol adresi]"

• ☐ Metin hazırlandı ve onaylandı
• ☐ Yeni muhatap bilgisi doğru
• ☐ Nazik ve kurumsal bir dil kullanıldı
• ☐ Ayrılış sebebi belirtilmedi

Son madde önemlidir: Ayrılış sebebi paylaşılmaz.

6. Adım — Devri tamamlayın

• ☐ Devralan kişiye arşiv erişimi verildi
• ☐ Devam eden yazışmalar hakkında bilgilendirildi
• ☐ Kritik müşteri ilişkileri anlatıldı
• ☐ Bekleyen işler listelendi
• ☐ İlgili paylaşımlı kutulara eklendi

7. Adım — Kayıtlı adresleri güncelleyin

Eski çalışanın adresi nerelerde kayıtlı olabilir?

• ☐ Bankalar ve ödeme sistemleri
• ☐ Kamu sistemleri
• ☐ Tedarikçi portalları
• ☐ Yazılım lisans hesapları
• ☐ Hosting, domain, sertifika hesapları
• ☐ CRM ve iç sistemler
• ☐ Web sitesi ve materyaller
• ☐ Sosyal medya hesapları
• ☐ Abonelikler ve bültenler

Beşinci madde kritiktir: Domain ya da hosting hesabının bildirim adresi ayrılan çalışanın adresiyse, yenileme uyarıları kaybolur ve hizmet düşebilir.

Kalıcı çözüm: Bu hesapların bildirim adreslerini baştan rol bazlı yapın.

8. Adım — Muhatapları bilgilendirin

• ☐ Aktif müşterilere yeni muhatap bildirildi
• ☐ Tedarikçilere bilgi verildi
• ☐ İç ekip bilgilendirildi
• ☐ Şirket rehberi güncellendi

9. Adım — Lisansı kapatın

• ☐ Arşiv güvence altına alındı
• ☐ Yönlendirme kuruldu
• ☐ Devir tamamlandı
• ☐ Aktif kullanıcı lisansı kapatıldı
• ☐ Maliyet kaydı güncellendi

Bu adım genelde atlanır ve kullanılmayan hesaplar için yıllarca ödeme yapılır.

10. Adım — Saklama süresini belirleyin

• ☐ Arşiv ne kadar süre saklanacak?
• ☐ Mevzuat gereksinimleri değerlendirildi
• ☐ Hukuk danışmanına soruldu
• ☐ Süre sonunda silme hatırlatması kuruldu

Denge: Çok kısa saklamak bilgi kaybı, çok uzun saklamak veri koruma riski yaratır.

11. Adım — Envanteri güncelleyin

• ☐ Hesap durumu "arşiv" olarak işaretlendi
• ☐ Yönlendirme bilgisi kaydedildi
• ☐ Arşiv konumu belirtildi
• ☐ Silme tarihi not edildi

Kişisel veri boyutu

• ☐ Kutuda kişisel yazışmalar olabileceği hesaba katıldı
• ☐ Erişim yalnız iş amaçlı ve yetkili kişilerce
• ☐ Erişim kayıt altına alındı
• ☐ Çalışan, kutunun şirkete ait olduğu konusunda önceden bilgilendirilmişti
• ☐ Politika yazılı

Dördüncü madde önemlidir: Kurumsal e-posta politikasında, kutunun şirkete ait olduğu ve iş amaçlı erişilebileceği baştan belirtilmelidir.

Kötü ayrılık durumu

Ayrılış anlaşmazlıklı ise ek dikkat gerekir:

• ☐ Erişim ayrılış anında kesildi
• ☐ Silme yetkisi kaldırıldı
• ☐ Son dönem işlemleri incelendi
• ☐ Toplu indirme ya da yönlendirme var mı, kontrol edildi
• ☐ Arşiv güvence altına alındı
• ☐ Hukuk birimi bilgilendirildi

Süreç haline getirin

• ☐ Ayrılış kontrol listesine e-posta adımları eklendi
• ☐ İK, BT'yi ayrılıştan önce bilgilendiriyor
• ☐ Sorumlu kişi belli
• ☐ Tamamlanma kaydı tutuluyor

İkinci madde kritiktir: BT, ayrılışı sonradan öğrenirse erişim günlerce açık kalır.

Özet: doğru sıra

1. Ayrılış öncesi devir
2. Ayrılış günü erişim kesme
3. Arşivleme
4. Yönlendirme
5. Otomatik yanıt
6. Kayıtlı adres güncelleme
7. Muhatap bilgilendirme
8. Lisans kapatma
9. Saklama süresi sonunda silme

Yanlış sıra: Hesabı silmek ve sonra "aslında bir şeye ihtiyacımız olabilir" demek.