Yapay Zekâ Teklifi Alırken Nelere Dikkat Edilmeli?

Kötü hazırlanmış bir talep, kıyaslanamayan teklifler getirir. Üç tedarikçiden gelen üç teklif farklı kapsamı, farklı varsayımları ve farklı ölçüleri içerdiğinde karşılaştırma imkânsızlaşır.

Çözüm, talebi standartlaştırmaktır.

Talep dokümanında olması gerekenler

1. Şirket ve süreç tanımı: ne yaptığınız, hangi süreçten bahsettiğiniz
2. Çözülecek sorun: teknoloji değil, iş problemi
3. Mevcut durum: nasıl yapılıyor, hangi sistemler var
4. Kapsam: neyin dâhil, neyin hariç olduğu
5. Kullanıcı sayısı ve hacim: ölçek bilgisi
6. Entegrasyon ihtiyaçları: hangi sistemlere bağlanacak
7. Veri durumu: hangi veriler var, kalitesi ne
8. Başarı ölçütleri: ne olursa başarılı sayılacak
9. Kısıtlar: güvenlik, mevzuat, veri konumu
10. Zaman planı
11. Teklif formatı: nasıl sunulmasını istediğiniz

Sekizinci madde en çok atlanan ve en önemli olanıdır: başarı ölçütü yazılmadığında tedarikçi kendi ölçütünü koyar.

Teklif formatını siz belirleyin

Karşılaştırılabilirlik için tüm tedarikçilerden aynı yapıda teklif isteyin:

• Çözüm açıklaması
• Kapsam listesi (madde madde)
• Kapsam dışı olanlar
• Maliyet kalemleri ayrı ayrı
• Zaman planı ve kilometre taşları
• Sizden beklenenler
• Varsayımlar
• Referanslar
• Sözleşme taslağı

Yedinci madde farkları ortaya çıkarır: farklı varsayımlarla hazırlanmış teklifler, aynı işi tarif ediyor gibi görünse de değildir.

Maliyet kalemlerini ayrı isteyin

• Lisans/abonelik (kullanıcı başına ve toplam)
• Kurulum
• Yapılandırma
• Entegrasyon (her biri ayrı)
• Veri hazırlığı
• Eğitim
• Destek (seviyelere göre)
• Yıllık bakım
• Kullanım bazlı ücretler ve tahmini tutar

Toplam rakam veren tekliflerde neyin nereye gittiği görünmez ve müzakere alanı kalmaz.

Sorulacak sorular

• Bu ölçekte benzer bir proje yaptınız mı?
• Sizden beklediğimiz sonuç için ne kadar sürede hazır olur?
• Bizden ne bekliyorsunuz? (Kaç kişi, kaç saat)
• Hangi durumlarda ek maliyet çıkar?
• Proje başarısız olursa ne oluyor?
• Veri hazırlığı kimin sorumluluğunda?
• Kabul kriterleri ne olacak?

Üçüncü soru genelde sorulmaz ve projeler bu yüzden gecikir: sizin ayırmanız gereken iş gücü, teklifte görünmeyen en büyük kalemdir.

Teklif karşılaştırma tablosu

Aynı satırlarla üç teklifi yan yana koyun:

• Kapsam maddeleri (her tedarikçi karşılıyor mu?)
• Toplam maliyet (üç yıllık)
• Süre
• Sizden beklenen iş gücü
• Entegrasyon kapsamı
• Destek düzeyi
• Sözleşme koşulları
• Referans kalitesi

Yalnız fiyata bakan karşılaştırma, en dar kapsamlı teklifi seçtirir.

Uyarı işaretleri

• Aşırı düşük fiyat (kapsam dar olabilir)
• Aşırı kısa süre
• Belirsiz kapsam tanımı
• "İhtiyaca göre şekillenir" ifadeleri
• Varsayımların yazılmaması
• Kabul kriterlerinin tanımlanmaması
• Sizden beklenenlerin belirtilmemesi

Müzakere

• Kapsamı netleştirin, fiyatı sonra konuşun.
• Aşamalı yapı önerin (pilot + genişleme).
• Kabul kriterlerini sözleşmeye yazdırın.
• Ödemeyi kilometre taşlarına bağlayın.
• Fiyat sabitleme süresi isteyin.
• Çıkış koşullarını netleştirin.

İkinci ve dördüncü maddeler riskinizi belirgin azaltır: küçük bir pilotla başlayıp sonuç görüldükten sonra genişlemek, hem tarafları hem bütçeyi korur.

Kabul kriterleri

Sözleşmede yer alması gerekenler:

• Hangi işlevler çalışır durumda olacak
• Hangi entegrasyonlar tamamlanacak
• Performans beklentisi
• Test senaryoları
• Kabul süreci ve süresi
• Eksik durumunda ne olacağı

Özet

İyi teklif, iyi hazırlanmış talepten gelir; başarı ölçütünü siz yazmazsanız tedarikçi kendi ölçütünü koyar. Teklif formatını standartlaştırın, maliyet kalemlerini ayrı isteyin ve varsayımların yazılmasını şart koşun. "Bizden ne bekliyorsunuz?" sorusu, teklifte görünmeyen en büyük kalemi ortaya çıkarır; ödemeyi kilometre taşlarına ve kabul kriterlerine bağlayın.