Her süreç otomasyona uygun değil. Uygun olanları seçme kriterlerini ve otomatikleştirilmemesi gerekenleri anlatıyoruz.
Otomasyon fırsatı ararken en yaygın hata, en çok şikâyet edilen süreçten başlamaktır. Oysa en çok şikâyet edilen süreç, genelde en karmaşık ve otomasyona en az uygun olandır.
Doğru seçim, sistematik bir değerlendirmeyle yapılır.
Uygunluk kriterleri
| Kriter | Neden önemli |
|---|---|
| Tekrar sıklığı | Kazanım her tekrarda birikir |
| Hacim | Yüksek hacim, yüksek kazanım |
| Kural netliği | Belirsiz süreç otomatikleştirilemez |
| Girdi standardı | Düzensiz girdi zorlaştırır |
| İstisna oranı | Çok istisna, az fayda |
| Hata toleransı | Sıfır tolerans, yüksek risk |
| Ölçülebilirlik | Kazanım gösterilebilmeli |
| Süreç istikrarı | Sürekli değişen süreç bakım yükü üretir |
Puanlama yöntemi
Her aday süreci üç eksende 1-5 puanlayın:
- Kazanım: hacim × birim süre × sıklık
- Uygunluk: kural netliği, girdi standardı, istisna oranı
- Risk: hata durumunda zarar (ters puan)
Toplam puana göre sıralayın ve ilk üçle başlayın.
Otomasyona çok uygun süreçler
- Belgeden bilgi çıkarma (fatura, form, dekont)
- Veri girişi ve sistemler arası aktarım
- Talep sınıflandırma ve yönlendirme
- Standart rapor üretimi
- Bildirim ve hatırlatma gönderimi
- Format dönüştürme
- Eşleştirme ve mutabakat
- Sık sorulan sorulara yanıt
- Çeviri
- Özetleme
Otomasyona uygun olmayanlar
| Süreç tipi | Neden |
|---|---|
| Tek seferlik işler | Kurulum maliyeti karşılanmaz |
| Tanımsız, kişiye bağlı süreçler | Önce tanımlanmalı |
| Sürekli değişen süreçler | Bakım yükü fayda ile örtüşmez |
| Yüksek riskli kararlar | İnsan kararı gerekir |
| İlişki gerektiren işler | Müşteri ilişkisi otomatikleşmez |
| Yaratıcı ve stratejik işler | Destek olur, yerine geçmez |
| Çok az yapılan işler | Yatırım karşılığı yok |
Kritik ön soru: bu süreç gerekli mi?
Otomasyon kararından önce sorun:
- Bu iş neden yapılıyor?
- Çıktısını kim kullanıyor?
- Yapılmasa ne olur?
- Daha basit bir yolu var mı?
- Baştaki sorunu ortadan kaldırabilir miyiz?
Birçok süreç, artık var olmayan bir ihtiyaç için kurulmuştur ve kimse durdurmayı düşünmemiştir. Gereksiz bir işi otomatikleştirmek, onu daha hızlı gereksiz kılar.
Kök nedene bakın
Bazı süreçler, başka bir sorunun sonucudur:
| Süreç | Kök neden | Gerçek çözüm |
|---|---|---|
| Elle veri girişi | Sistemler entegre değil | Entegrasyon |
| Mutabakat mesaisi | Kayıtlar tutarsız | Veri kalitesi |
| Sürekli rapor talebi | Kendi kendine erişim yok | Pano kurulumu |
| Onay takibi | Süreç tanımsız | İş akışı tanımı |
| Tekrarlayan sorular | Bilgi erişilemez | Bilgi bankası |
Kök nedeni çözmek, semptomu otomatikleştirmekten hem daha ucuz hem daha kalıcıdır.
Başlangıç için ideal profil
İlk otomasyon projeniz şu özellikleri taşımalı:
- Günlük ya da haftalık tekrarlanan
- Belirli bir ekibin işi (kurum geneli değil)
- Sonucu kolay ölçülebilen
- Hata durumunda kolay geri alınabilen
- 4-6 haftada kurulabilen
- Ekibin sahiplendiği
Son madde önemlidir: ekibin istemediği bir süreci otomatikleştirmek, direnç üretir.
Fırsat toplama yöntemi
- Departmanlara "en çok zaman alan tekrar eden işiniz ne?" diye sorun.
- Cevapları toplayın, gruplayın.
- Ortak olanları öne alın (birden çok departmanda varsa etki büyür).
- Puanlayın.
- İlk üçü seçin.
- Listeyi canlı tutun ve üç ayda bir güncelleyin.
Üçüncü madde önemli bir kısayoldur: birden çok departmanda tekrarlanan bir iş, tek bir çözümle çok yerde kazanç sağlar.
Özet
Otomasyon adaylarını tekrar sıklığı, kural netliği, istisna oranı ve hata toleransıyla değerlendirin. Otomatikleştirmeden önce "bu süreç gerekli mi" ve "kök neden ne" sorularını sorun — birçok süreç kaldırılabilir ya da başka bir düzeltmeyle ortadan kalkar. İlk projeyi küçük, ölçülebilir ve ekibin sahiplendiği bir işte seçin.
Yorumlar (0)
Henüz yorum yok — ilk yorumu siz yazın.
Yorum yaz