ERP Toplam Sahip Olma Maliyeti (TCO)

ERP, on yıl kullanılacak bir sistemdir. Bu yüzden karar, ilk yıl faturasına göre değil toplam sahip olma maliyetine göre verilmelidir.

İlk yıl ucuz görünen bir çözüm, beş yıllık toplamda en pahalısı çıkabilir.

TCO nedir?

Toplam sahip olma maliyeti; satın alma, kurulum, işletme ve sonlandırma dâhil tüm ömür boyu maliyetlerin toplamıdır.

Maliyet kalemleri (5 yıllık)

Bir kerelik

• Lisans (yerinde kurulumda)
• Danışmanlık ve kurulum
• Veri göçü
• Özelleştirmeler
• Entegrasyon geliştirmeleri
• Eğitim
• Donanım (sunucu, terminal, barkod, yazıcı)
• Altyapı hazırlığı (ağ, kablosuz kapsama)

Tekrarlayan (yıllık)

• Abonelik ya da bakım/destek bedeli
• Bulut altyapı ya da sunucu işletme
• Entegratör hizmetleri (e-dönüşüm)
• Ek kullanıcı/modül
• Yedekleme ve güvenlik
• Sistem yöneticisi zamanı
• Ek eğitim

Dönemsel

• Sürüm yükseltme projeleri
• Özelleştirmelerin yükseltmeye uyarlanması
• Yeni modül devreye alma
• Süreç iyileştirme danışmanlığı

Gizli

• Proje ekibinin zamanı
• Geçiş dönemi verimlilik kaybı
• Kullanıcı öğrenme eğrisi
• Kesinti maliyetleri
• Veri kalitesi çalışmaları

Bulut ve yerinde kurulum karşılaştırması

Beş yıllık toplamda ikisi genelde birbirine yaklaşır; farkı yaratan iç kaynak maliyeti ve büyüme hızıdır.

Hesaplama tablosu

Şu yapıyla bir tablo kurun:

• Satır: maliyet kalemleri
• Sütun: Yıl 0 (kurulum), Yıl 1, 2, 3, 4, 5
• Her hücreye tahmini tutar
• Alt satırda yıllık toplam
• En altta kümülatif toplam

Aynı tabloyu her aday çözüm için doldurun. Karşılaştırma ancak bu şekilde anlamlı olur.

Varsayımları yazın

• Kullanıcı sayısı büyümesi
• İşlem hacmi artışı
• Yeni lokasyon planı
• Fiyat artış oranı varsayımı
• Sürüm yükseltme sıklığı

Varsayımlar yazılmadığında karşılaştırma tartışmaya açık hâle gelir. Özellikle kullanıcı sayısı büyümesi, kullanıcı başına modellerde toplamı ciddi değiştirir.

Fayda tarafını da ekleyin

TCO yalnız maliyeti gösterir; karar için fayda da hesaplanmalıdır:

• Stok seviyesindeki azalma (bağlı sermaye)
• Fire ve hurda azalması
• Dönem kapanış süresinin kısalması
• Zamanında teslim oranındaki artış
• Veri girişi ve mutabakat emeğindeki azalma
• Ölü stok azalması
• Satın alma tasarrufu (daha iyi planlama)

Bu kalemler ölçülebilir; ancak ölçüm için proje öncesi başlangıç değerlerinin kaydedilmesi gerekir.

TCO'yu düşüren kararlar

• Standart kullanım (özelleştirmeden kaçınma)
• Aşamalı devreye alma
• İç ekibin yetkinleşmesi
• Düzenli sürüm yükseltme (biriktirmemek)
• Kullanılmayan modül ve lisansların gözden geçirilmesi
• Veri kalitesine yatırım (danışman gününü azaltır)

Dördüncü madde önemlidir: yükseltmeyi yıllarca ertelemek, sonunda çok daha pahalı bir geçiş projesine dönüşür.

Sözleşmede TCO'yu etkileyen maddeler

1. Yıllık fiyat artış oranı ve üst sınırı
2. Ek kullanıcı/modül fiyatlaması
3. Bakım bedelinin hesaplanma yöntemi
4. Danışman gün aşımı birim fiyatı
5. Sürüm yükseltmelerinin kapsamı
6. Sözleşme süresi ve çıkış koşulları
7. Veri teslimi

Özet

ERP kararını beş yıllık toplam sahip olma maliyetiyle verin; ilk yıl fiyatı yanıltıcıdır. Gizli kalemleri (iç emek, verimlilik kaybı, yükseltme projeleri) mutlaka ekleyin, varsayımlarınızı yazın ve fayda tarafını da hesaplayın. Sözleşmede fiyat artış sınırı ve gün aşımı birim fiyatını netleştirin.