Sayım, stok doğruluğunun tek gerçek kontrolüdür. Süreci ve fark analizini adım adım anlatıyoruz.
Sistemdeki stok rakamı, sayımla doğrulanana kadar bir varsayımdır. Sayım, ERP'nin gerçekle bağını kuran tek işlemdir.
Sayım türleri
| Tür | Nasıl | Artı/Eksi |
|---|---|---|
| Dönemsel (tam) sayım | Tüm stok, belirli tarihte | Kapsamlı ama operasyonu durdurur |
| Çevrimsel sayım | Gruplar sırayla, sürekli | Operasyonu durdurmaz, disiplin ister |
| Nokta sayımı | Şüpheli kalem anında sayılır | Hızlı, sorun odaklı |
| Kör sayım | Sayan kişi sistem miktarını görmez | En güvenilir sonuç |
Son satır bir yöntem değil bir kuraldır ve her sayımda uygulanmalıdır: sayan kişi sistemdeki rakamı görürse, bilinçsizce ona yaklaşan bir sonuç yazar.
Çevrimsel sayım: önerilen model
Yıl sonunda operasyonu durdurup her şeyi saymak yerine, stok gruplarını yıla yaymak daha sürdürülebilirdir.
ABC yaklaşımıyla sıklık:
- A grubu (değerin büyük kısmı, az kalem): sık sayım
- B grubu: orta sıklıkta
- C grubu (çok kalem, düşük değer): seyrek
Ek olarak: hareketi yoğun kalemler, fark geçmişi olan kalemler ve kritik malzemeler daha sık sayılmalıdır.
Sayım öncesi hazırlık
- Sayım tarihini ve kapsamını duyurun.
- Depoyu düzenleyin; karışık raflar sayımı bozar.
- Bekleyen giriş/çıkış hareketlerini işleyin.
- Karantina ve bloklu stokları ayırın.
- Konsinye ve müşteri malını ayrı tutun.
- Sayım ekiplerini oluşturun ve görev dağıtın.
- Sayım listelerini ya da terminalleri hazırlayın.
- Sayım anında hareket dondurma kuralını belirleyin.
Üçüncü ve sekizinci maddeler en sık atlananlardır: işlenmemiş bir mal kabul ya da sayım sırasında yapılan bir sevkiyat, tüm sayımı geçersiz kılar.
Sayım sırasında
- Kör sayım uygulayın.
- Mümkünse barkodla okutun.
- Her lokasyonu tek ekip saysın.
- Sayılan alanı işaretleyin.
- Belirsizlikleri not edin (hasarlı, etiketsiz, karışık).
- Farklı çıkan kritik kalemleri ikinci kez saydırın.
Fark analizi
Farkı düzeltmeden önce sebebini araştırın. Yaygın sebepler:
| Sebep | Belirti | Çözüm |
|---|---|---|
| Kayıtsız çıkış | Fiili az | Çıkış disiplinini kurun |
| Kayıtsız giriş | Fiili fazla | Mal kabul disiplini |
| Yanlış ürün kodu | Bir kalem eksik, benzeri fazla | Kodlama ve etiketleme |
| Birim hatası | Katları şeklinde fark | Birim çevrimlerini düzeltin |
| Fire kaydedilmemiş | Üretim kalemlerinde eksik | Fire kaydını zorunlu yapın |
| Transfer eksik | Bir depo fazla, diğeri eksik | Transfer belgesi zorunluluğu |
| Sayım hatası | Rastgele | Tekrar sayım |
Sistematik olarak aynı kalemlerde fark çıkıyorsa sorun sayımda değil süreçtedir.
Fark düzeltme
- Düzeltme fişi ile yapılmalı, doğrudan bakiye değiştirilmemeli.
- Yetkilendirilmeli (herkes düzeltme yapamamalı).
- Sebep kodu girilmeli.
- Muhasebeye yansıması kontrol edilmeli.
- Yüksek tutarlı farklar onaya tabi olmalı.
Sayım disiplinini kalıcı kılmak
- Sayım takvimini yıl başında yayımlayın.
- Sorumluları atayın.
- Sonuçları ve doğruluk oranını paylaşın.
- Fark sebeplerini süreç iyileştirmesine dönüştürün.
- Doğruluk oranını bir performans göstergesi yapın.
Ölçülecekler
- Stok doğruluk oranı: doğru sayılan kalem / toplam kalem
- Mutlak fark tutarı
- Fark veren kalem sayısı
- Sayım süresi
- Tekrarlayan farklar
İlk gösterge, adet farkını değil kalem doğruluğunu ölçer ve daha anlamlıdır: 100 kalemden 95'i doğruysa doğruluk %95'tir.
Sayım ve mevzuat
Dönem sonu envanter, mali mevzuat açısından da gereklidir. Sayım tutanakları ve düzeltme kayıtları saklanmalı, muhasebe kayıtlarıyla uyumlu olmalıdır. Sayım tarihinin mali dönemle uyumu mali müşavirle planlanmalıdır.
Özet
Sayım, stok doğruluğunun tek gerçek kontrolüdür. Çevrimsel sayımı ABC sıklığıyla kurun, her sayımda kör sayım uygulayın, bekleyen hareketleri önceden işleyin ve farkı düzeltmeden önce sebebini araştırın. Sistematik farklar sayım değil süreç sorunudur.
Yorumlar (0)
Henüz yorum yok — ilk yorumu siz yazın.
Yorum yaz