ERP Teklifi Alırken Sorulacak Sorular

ERP teklifleri kapsam olarak çok farklı olabilir ama sunumda benzer görünür. Aşağıdaki listeyi teklif görüşmesine yanınızda götürün.

1. Kapsam

1. Hangi modüller dâhil, hangileri ek?
2. Danışmanlık kaç gün, aşamalara nasıl dağılıyor?
3. Veri göçü dâhil mi, kim yapıyor?
4. Eğitim dâhil mi, kaç saat ve kaç kişi?
5. Kaç entegrasyon dâhil?
6. Test ve eğitim ortamı sağlanıyor mu?
7. Canlı sonrası destek süresi ne kadar?

2. Lisans ve fiyat

1. Lisans modeli ne? (Süresiz / abonelik / kullanıcı / modül)
2. Kullanıcı tipleri ve fiyat farkları neler?
3. Yıllık bakım bedeli nasıl hesaplanıyor?
4. Fiyat artış oranı ve üst sınırı var mı?
5. Ek kullanıcı/modül nasıl fiyatlanıyor?
6. Gün aşımı birim fiyatı ne?
7. Beş yıllık toplam maliyet ne?

3. Fonksiyonel yeterlilik

1. Bizim üretim tipimizi destekliyor mu? (Siparişe/stoka/parti/sürekli)
2. Çok depo, çok şirket, çok para birimi destekleniyor mu?
3. Lot ve seri takibi var mı?
4. Maliyet muhasebesi hangi yöntemleri destekliyor?
5. Kapasite planlama sonlu mu sonsuz mu?
6. Barkod ve el terminali desteği nasıl?
7. Mobil kullanım var mı?

4. Mevzuat

1. e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-Defter destekleniyor mu?
2. Bunlar lisansa dâhil mi, ayrı mı?
3. Hangi entegratörlerle çalışıyor?
4. Ba-Bs formları üretiliyor mu?
5. Tekdüzen hesap planı uyumlu mu?
6. Mevzuat değişikliklerinde güncelleme nasıl geliyor, ücretli mi?
7. Denetim izi tutuluyor mu?

Altıncı madde Türkiye'de kritik bir kontroldür: mevzuat sık değişir ve güncellemelerin bakım kapsamında olması gerekir.

5. Veri

1. Veri nerede tutuluyor?
2. Yedekleme sıklığı ve geri yükleme süresi?
3. Verimi istediğimde tam olarak dışa aktarabilir miyim?
4. Hangi formatta ve hangi kapsamda?
5. Sözleşme bitiminde veri teslimi ve silinmesi nasıl?
6. Arşiv erişimi nasıl sağlanıyor?

6. Entegrasyon

1. API var mı, dokümantasyonu açık mı?
2. API ek ücretli mi, sınırı var mı?
3. Hazır entegrasyonlar neler? (Banka, kargo, pazaryeri, e-ticaret)
4. Kullandığımız sistemlerle deneyiminiz var mı?
5. Entegrasyon bozulursa kim müdahale ediyor?
6. Toplu veri işleme destekleniyor mu?

7. Uygulama

1. Proje planı ve aşamaları nasıl?
2. Tahmini süre ne?
3. Bizden ne bekliyorsunuz? (Zaman, veri, karar)
4. Hangi danışmanlar çalışacak, deneyimleri ne?
5. Danışman değişikliği nasıl yönetiliyor?
6. Canlıya geçiş stratejisi öneriniz ne?
7. Geri dönüş planı nasıl kurgulanıyor?

8. Destek ve süreklilik

1. Destek saatleri ve kanalları?
2. Yanıt ve çözüm süresi taahhüdü var mı, yazılı mı?
3. Türkçe destek var mı?
4. Kritik arıza tanımı ve müdahale süresi?
5. Sürüm yükseltmeleri nasıl yönetiliyor?
6. Ürün yol haritası nedir?
7. Kaç yıldır bu ürünü sunuyorsunuz?

9. Referans

1. Bizim ölçeğimizde ve sektörümüzde kaç müşteriniz var?
2. Benzer bir projeyi anlatabilir misiniz?
3. Referans müşteriyle görüşebilir miyim?
4. Yarım kalan ya da başarısız projeniz oldu mu, sebebi neydi?

Dördüncü soru rahatsız edicidir ama çok şey öğretir: dürüst cevap veren tedarikçi, güvenilir tedarikçidir.

10. Sözleşme

1. Kabul kriterleri nasıl tanımlanıyor?
2. Ödeme planı aşamalara bağlı mı?
3. Gecikme durumunda ne oluyor?
4. Özelleştirmelerin fikri mülkiyeti kimde?
5. Sözleşme süresi ve fesih koşulları?
6. Kaynak kod emaneti (escrow) mümkün mü?
7. Gizlilik ve veri işleyen sözleşmeleri var mı?

Karşılaştırma tablosu

Cevapları şu sütunlarla toplayın: tedarikçi, kapsam, lisans modeli, danışmanlık günü, ilk yıl maliyeti, beş yıllık maliyet, mevzuat desteği, API, dışa aktarım hakkı, destek taahhüdü, referans, süre.

Kırmızı bayraklar

• Gün sayısının belirsiz bırakılması
• "Her şey yapılabilir" cevabı (nasıl olduğunu göstermeden)
• Dışa aktarım konusunda kaçamak yanıt
• Mevzuat güncellemelerinin ücretli olması
• Referans verilmemesi
• Kabul kriterlerinin sözleşmede olmaması
• Karar için zaman baskısı
• Kapsamın yazılı listelenmemesi

Özet

En kritik dört soru şunlardır: danışmanlık kaç gün ve aşımı ne kadar, mevzuat güncellemeleri bakıma dâhil mi, verimi tam olarak dışa aktarabilir miyim, kabul kriterleri sözleşmede var mı? Cevapları aynı kapsama getirilmiş bir tabloda karşılaştırın ve referans görüşmesini mutlaka yapın.