Uluslararası ilişkiler ve ticaretin giderek yaygınlaşması, ülkeler arasındaki belge trafiğini artırmıştır. Resmi belgelerin başka bir ülkede geçerli olabilmesi için belirli prosedürlerin izlenmesi gerekmektedir. Bu noktada, apostil adı verilen bir onay sistemi devreye girer. Belgelerin uluslararası geçerliliğini sağlayan bir tasdik işlemidir. Bu işlem, 1961 yılında imzalanan Lahey Sözleşmesi ile kabul olur. Belirli ülkeler arasında resmi belgelerin tanınmasını kolaylaştırır. Ancak, bu süreç sadece belirli belgeler için geçerli olup, her belge tabi değildir. Resmi belgelerin uluslararası geçerlilik kazanması için hızlı ve güvenilir bir yol sunar.
Thro olarak bu yazıda, apostilin ne olduğu, hangi belgelerin bu tasdik işlemi için uygun olduğu ve sürecin nasıl işlediği hakkında ayrıntılı bilgilere yer verdik.
Apostil Nedir?
Apostil, bir belgenin uluslararası platformda geçerli olmasını sağlayan resmi bir tasdik işlemidir. Bu tasdik, özellikle devlet kurumları tarafından düzenlenen belgelerin başka ülkelerde tanınmasını sağlar. 5 Ekim 1961 tarihinde imzalanan Lahey Sözleşmesi ile hayata geçirilmiştir. Bu sözleşmeye taraf olan ülkeler arasında onaylanan belgeler, yasal olarak geçerli olur. Belgelerin doğruluğunu ve resmiyetini onaylar. İçeriğini değiştirmez ya da doğruluğunu sorgulamaz.
Belgenin üzerine ya da arka sayfasına eklenir ve bu mühür ile belge uluslararası geçerlilik kazanır. Bu mühür, belgenin ait olduğu ülkede yetkili makamlar tarafından düzenlenir ve başka bir ülkede tanınmasını sağlar. Bürokrasiyi azaltarak belgelerin tanınma sürecini hızlandırır. Özellikle ticaret, eğitim ve hukuki işlemler için apostil mührü büyük bir kolaylık sağlar.
Apostil Sözleşmesine Taraf Ülkeler
Yalnızca Lahey Sözleşmesi’ne taraf olan ülkeler arasında geçerlidir. Bu sözleşmeye üye olan ülkeler,belgeleri doğrudan kabul eder. Bu belgelerin geçerliliğini sorgulamaz. Sözleşmeye taraf olmayan ülkelerde ise farklı onay süreçleri olur. Örneğin, bir belge Türkiye’den alınıp, Fransa’da kullanılacaksa, bu belge tabi tutulmalıdır. Ancak, Türkiye’den alınan bir belge, apostil mührü bulunmadan Amerika Birleşik Devletleri’nde kullanılamaz. Bu tür durumlarda, belge üzerinde ek onay süreçleri gerekir.
Hangi Belgeler Apostil Tasdikine Tabi?
Apostil işlemi, genellikle kamu kurumları tarafından düzenlenen resmi belgeler için uygulanır. Bu belgeler, başka bir ülkede resmi olarak kullanılmak istenildiğinde apostil tasdiki gerekir. Apostil ile onaylanan başlıca belgeler şunlardır:
1. Doğum Belgeleri
Bir kişinin doğum tarihi ve yerini belgeleyen resmi evraklardır. Bu belgeler, yurtdışında vatandaşlık başvurusu ya da vize işlemleri gibi çeşitli resmi işlemlerde kullanılır.
2. Evlilik Belgeleri
Evliliği belgeleyen resmi belgeler, uluslararası evliliklerde ve yurtdışında evlenme işlemlerinde gerekli olur. Bu belgelerin, kullanılacak ülkenin yetkili makamları tarafından tanınması için ihtiyaç duyar.
3. Boşanma Kararları
Bir mahkeme tarafından verilen boşanma kararları, başka bir ülkede tanınması için onaya tabi tutar. Yabancı bir ülkede boşanma işleminin tanınması, mührü ile sağlanır.
4. Diplomalar ve Eğitim Belgeleri
Diplomalar ve eğitim belgeleri, yurtdışında eğitim görmek ya da çalışmak isteyenler için önemli belgelerdir. Bu belgeler, başka bir ülkede geçerli olması için tasdiki gerektirir.
5. Sabıka Kaydı
Bir kişinin adli sicil durumunu gösteren sabıka kayıtları, yurtdışında yapılan birçok resmi işlemde gereklidir. Sabıka kaydının geçerli olabilmesi için apostil ile onaylanması gerekir.
6. Ticari Belgeler
Ticaretle uğraşan şirketlerin yurtdışında iş yapabilmesi için ticari belgelerinin geçerli olması gerekir. Bu belgeler arasında ticaret sicil belgeleri, şirket sözleşmeleri ve diğer ticari evraklar bulunur. Bu belgelerin uluslararası ticarette tanınmasını sağlar.
7. Mahkeme Kararları
Bir mahkemenin verdiği kararlar, yurtdışında tanınabilmesi için tabi olur. Özellikle hukuk davalarında bu belgelerin geçerliliği büyük önem taşır.
Bu belgeler, yurtdışında resmi işlemler için kullanılmadan önce onay almak zorundadır. Belgelerin türüne göre yetkili makamlar belirlenir ve apostil işlemi başlatılır.
Nasıl Tasdik Ettirilir?
Tasdik işlemi, belgenin türüne ve hangi ülkede kullanılacağına bağlı olarak farklı adımlar içerir. Ancak genel olarak apostil işlemi aşağıdaki adımlarla gerçekleşir:
1. Belgenin Hazırlanması
Apostil tasdiki yapılacak belge, ilgili kurumlardan alınmalıdır. Bu belge orijinal ya da noter onaylı olmalıdır. Belge üzerinde herhangi bir eksiklik ya da hata bulunmamalıdır. Özellikle noter onayı gereken belgelerde, noter imzası tam ve eksiksiz olmalıdır.
2. Yetkili Makama Başvurma
Apostil tasdiki yapılabilmesi için belgenin türüne göre yetkili makamlara başvurulmalıdır. Her ülkede apostil verme yetkisi belirli kurumlara verilmiştir. Örneğin, Türkiye’de apostil işlemleri, valilikler ve kaymakamlıklar tarafından yapılır. Adli belgeler için ise yetkili mahkemeler apostil işlemi yapar. Başvurulacak kurum, belgenin türüne göre değişiklik gösterir.
3. Mührün Eklenmesi
Yetkili makamlar, belgenin doğruluğunu inceledikten sonra mührü ekler. Belgenin üzerine ya da arkasına eklenir. Bu mühür, belgenin uluslararası geçerliliğini sağlayan resmi bir onaydır. Apostil işlemi tamamlandıktan sonra belge, başka bir ülkede resmi olarak tanınır.
4. Belgenin Yurtdışında Kullanımı
Apostil mührü eklenmiş bir belge, Lahey Sözleşmesi’ne taraf olan ülkelerde doğrudan kabul edilir. Tasdiki tamamlandıktan sonra belge, ilgili ülkede resmi işlemler için kullanılır. Apostil onaylı belgeler, evlilik, ticaret, eğitim ya da hukuki süreçlerde kolaylık sağlar. Sayesinde, belgeler üzerinde ek bir onay işlemi gerekmeksizin kullanılır.
Apostil Ücretleri ve Başvuru İçin Gerekli Belgeler
Genellikle bir ücret karşılığında olur. Ancak bazı ülkelerde belirli belgeler için ücret talep edilmez. Ücretler, belgenin türüne ve işlemin yapılacağı ülkenin politikalarına göre değişiklik gösterir. Türkiye’de bazı belgeler için apostil işlemi ücretsizken, diğer ülkelerde belirli ücretler ödenmesi gerekir. Başvuru sırasında sunulacak belgeler arasında kimlik, noter onaylı belge ve başvuru dilekçesi gibi evraklar olur. Başvuru sırasında eksiksiz ve doğru belgeler sunulmalısınız. Eksik belge ya da hatalı bilgiler, işlemin gecikmesine ya da reddedilmesine yol açar.
Apostil Tasdiki ile İlgili Dikkat Edilmesi Gerekenler
Apostil tasdiki sırasında dikkat edilmesi gereken bazı önemli noktalar bulunmaktadır. Sadece Lahey Sözleşmesi’ne taraf olan ülkeler arasında geçerlidir. Eğer belge, sözleşmeye taraf olmayan bir ülkede kullanılacaksa, farklı bir onay süreci gerekmektedir. Belgenin resmi olduğunu ve yetkili makamlarca onaylandığını doğrular; ancak belgenin içeriği ile ilgili herhangi bir sorumluluk taşımaz. Belgenin içeriğinde bir hata ya da eksiklik varsa, bu durumu düzeltmez. Dolayısıyla, belgenin içeriği ile ilgili doğrulama yapılmadan başvurulmamalıdır.
Ayrıca, apostil onaylı belgelerin geçerlilik süresi konusunda da dikkatli olunmalıdır. Apostil mührü, belgenin düzenlendiği tarihten itibaren geçerli olsa da, bazı ülkeler bu belgelerin belirli bir süre içerisinde kullanılmasını ister. Özellikle diplomalar ve sabıka kayıtları gibi belgelerde geçerlilik süresi sınırlamaları olur.
Uluslararası belge trafiğinin hızlanması ve bürokrasinin azaltılması amacıyla geliştirilen bir onay sistemidir. Bu sistem, belgelerin başka ülkelerde geçerli olmasını sağlayarak, evlilikten ticarete, eğitimden hukuk işlemlerine kadar birçok alanda büyük kolaylık sunar. Lahey Sözleşmesi’ne taraf ülkelerde doğrudan tanının ve resmi işlemler için kullanın. Bu sayede, belgelerin tanınma süreci hızlanır ve bürokratik engeller ortadan kalkar.
