Kanban Proje Yönetimi Nedir? Örneklerle Öğrenin!

Kanban, proje yönetimi dünyasında son yıllarda öne çıkan etkili yöntemlerden biridir. Özellikle esnekliği ve görselleşen yapısıyla birçok sektörde tercih edilmektedir. Kanban, Japonca’da “işaret levhası” anlamına gelir ve bu proje yönetim yöntemi ilk olarak Toyota tarafından üretim süreçlerini optimize etmek amacıyla geliştirilmiştir. Ancak, Kanban proje yönetimi zamanla yazılım geliştirme, inşaat, pazarlama ve daha pek çok sektörde projeleri yönetmek için kullanılmaya başlanmıştır. Peki, Kanban’ın bu kadar yaygın kullanılmasının sebebi nedir? Thro olarak bu blog yazısında, Kanban proje yönetim metodunu tüm yönleriyle ele alacak, avantajlarını, nasıl uygulandığını ve neden tercih edilmesi gerektiğini detaylı bir şekilde inceledik.

Thro Project ile ücretsiz bir demo hesabı alarak proje yönetimini deneyimleyebilir ve projelerinizi daha verimli yönetmeye başlayabilirsiniz.

Kanban Nedir?

Kanban, iş süreçlerini iyileştirmek ve projelerde verimliliği artırmak için kullanılan bir yönetim metodolojisidir. Bu metodoloji, görevlerin sıralı bir şekilde bir iş akışı üzerinde hareket etmesini sağlar. Kanban tahtası adı verilen görsel araçlarla, görevlerin durumu ve ilerleyişi net bir şekilde takip eder. Böylece ekip üyeleri hangi işin nerede olduğunu kolayca görür, yöneticiler ise proje sürecini daha verimli bir şekilde yönetir.

Kanban’ın temel ilkesi, iş süreçlerinde iyileştirme yapmaktır. Bu sistemde amaç, işin duraklamadan ve darboğazlar oluşmadan sürekli ilerlemesini sağlamaktır. Bunun yanı sıra, Kanban’ın iş akışını sınırlama prensibi de dikkat çekicidir. Ekipler, aynı anda belirli sayıda iş üstlenir, böylece iş yükü dengeli bir şekilde dağılır.

Kanban’ın Temel İlkeleri

Kanban’ın etkili bir şekilde uygulanması için birkaç temel ilkeye bağlı kalmak gerekir. Bu ilkeler, Kanban’ı diğer proje yönetim yöntemlerinden ayırır ve süreçlerin daha etkili bir şekilde yönetilmesini sağlar.

1. Mevcut Süreci Görselleştirme: Kanban tahtası kullanarak, mevcut iş akışının görselleştirilmesi sağlar. Bu sayede, proje sürecindeki her görev ve aşama net bir şekilde gözlemler.
2. İş Akışını Sınırlandırma (WIP – Work In Progress): Eş zamanlı olarak yapılacak işlerin sayısı sınırlanmalıdır. İş akışını sınırlamak, ekibin aynı anda birçok görev üstlenmesini önler ve dikkat dağılmadan projelerin tamamlanmasını sağlar.
3. İş Akışını Ölçme ve İyileştirme: Kanban, iş süreçlerinin sürekli izlenmesini ve iyileştirilmesini sağlar. İşlerin nasıl ilerlediği gözlemlenir ve darboğazlar tespit edilerek süreçler optimize edilir.
4. Müşteri İhtiyaçlarına Hızlı Cevap Verme: Kanban proje yönetimi esneklik sağlar ve müşteri taleplerine daha hızlı yanıt vermesine olanak tanır. Bu, müşteri memnuniyetini artıran önemli bir unsurdur.

Kanban’ın Temel Bileşenleri

Kanban’ın başarılı bir şekilde uygulanması için birkaç temel bileşen gereklidir. Bu bileşenler, iş süreçlerini düzenli ve etkili bir şekilde yönetmeyi mümkün kılar.

1. Kanban Tahtası (Kanban Board)

İş akışını görselleştiren ve projelerin durumunu takip etmeyi sağlayan bir araçtır. Bir proje üzerindeki her görev, Kanban tahtasında bir kart olarak gösterir ve bu kartlar belirli sütunlar arasında hareket eder. Tipik bir Kanban tahtası şu sütunlardan oluşur:

• Yapılacaklar (To Do): Tamamlanması gereken görevler bu sütunda yer alır.
• Yapılıyor (In Progress): Üzerinde çalışılan görevler bu sütundadır.
• Tamamlandı (Done): Bitirilmiş olan işler bu sütuna taşınır.

2. Kanban Kartları (Kanban Cards)

Kanban kartları, her bir görevi temsil eden görsel ögelerdir. Her kart, o görevin adı, kimin sorumlu olduğu, öncelik derecesi ve teslim tarihi gibi bilgileri içerir. Kartlar, iş akışına göre sütunlar arasında hareket eder ve bu sayede işin hangi aşamada olduğu kolayca takip eder. Ayrıca, Kanban kartları üzerinde görevlerle ilgili notlar veya ek bilgileri de eklemek mümkündür.

3. İş Yükü Sınırları (WIP Limits)

Eş zamanlı olarak ne kadar işin yapılabileceğini belirler. Bir ekibin kapasitesinin üzerine çıkmaması için aynı anda çok fazla iş üstlenmekten kaçınılır. Bu, ekibin dikkatinin dağılmasını önler ve projelerin daha verimli ilerlemesine yardımcı olur. Aynı zamanda, darboğazların oluşmasını da engeller.

4. Çekme Sistemi (Pull System)

Kanban proje yönetimi, işlerin bir “çekme” sistemi ile ilerlemesini teşvik eder. Bu sistemde, yeni bir görev ancak bir önceki tamamlandığında başlanır. Böylece, ekipler bir iş yükü tamamlanmadan yeni bir görevi üstlenmez ve bu da görevlerin daha hızlı bitirilmesine olanak tanır.

Kanban ile Scrum: Farklar ve Benzerlikler

Kanban, proje yönetiminde yaygın olarak kullanılan bir başka yöntem olan Scrum ile sık sık karşılaştırır. İki yöntem de iş süreçlerini iyileştirmeye yönelik olmasına rağmen, uygulama ve esneklik açısından belirgin farklar vardır.

1. Zaman Dilimleri (Sprint’ler)

Scrum, belirli süreler için tanımlanmış sprintler ile çalışır. Her sprint, genellikle iki ila dört hafta sürer ve bu süre içinde belirli bir iş tamamlar. Ancak Kanban’da sabit bir zaman dilimi yoktur. Görevler tamamlandıkça yeni işler alınır, bu da daha akışkan bir iş yönetimi sağlar.

2. Roller ve Sorumluluklar

Scrum’da takım üyelerine belirli roller atanır. Örneğin, Scrum Master, Ürün Sahibi gibi net roller vardır. Kanban’da ise böyle sabit roller yoktur ve ekipler daha esnek bir şekilde çalışır. Her ekip, kendi yapısına göre sorumlulukları dağıtır.

3. İş Akışı ve Sürekli İyileştirme

Kanban, iş akışının her an optimize edilmesine olanak tanır. Bu süreçte sürekli iyileştirme ve geri bildirimler alınır. Scrum’da ise iş süreçleri sprintler sonunda değerlendirilir. Sprintlerin sonunda yapılan değerlendirmelerle süreç iyileştirmeleri yapılır.

Kanban Uygulaması Nasıl Yapılır?

Başarılı bir şekilde uygulanması için belirli adımlar izlenmelidir. Bu adımlar, sürecin düzgün bir şekilde işlemesini ve projelerin zamanında tamamlanmasını sağlar.

1. Mevcut İş Akışını Anlamak

İlk adım, mevcut iş akışını anlamaktır. Ekipler, hali hazırdaki iş süreçlerini analiz etmeli ve bu süreçlerde hangi aşamalarda darboğazlar oluştuğunu tespit etmelidir. Bu analiz, Kanban tahtasının nasıl yapılandırılacağı konusunda yol gösterici olur.

2. Kanban Tahtasını Tasarlamak

İkinci adım, Kanban tahtasının tasarlanmasıdır. Her proje farklı iş süreçlerine sahip olabilir, bu nedenle Kanban tahtası da bu süreçlere uygun olarak tasarlanmalıdır. Tahtadaki sütunlar, işin hangi aşamalardan geçeceğini temsil eder. Temel olarak yapılacak, yapılıyor ve tamamlandı sütunları kullanılsa da, daha detaylı süreçler için ek sütunlar eklenir.

3. Kartları Oluşturmak ve Görevleri Atamak

Her bir görev, bir Kanban kartı ile temsil edilir. Bu kartlar, görevlerin kim tarafından yapılacağı, teslim tarihi ve öncelik derecesi gibi bilgileri içerir. Kartlar, iş akışı boyunca ilgili sütunlar arasında hareket eder. Kartların doğru bir şekilde atanması ve detaylandırılması, projenin sorunsuz ilerlemesini sağlar.

4. WIP Limitlerini Belirlemek

Aynı anda kaç işin yapılabileceğini belirlemek, sürecin önemli bir parçasıdır. WIP limitleri, ekiplerin aşırı yüklenmesini engeller ve işlerin daha verimli bir şekilde yapılmasına olanak tanır. Limitler, ekip kapasitesine göre ayarlanmalıdır.

5. Sürekli Geri Bildirim ve İyileştirme

Kanban’ın en güçlü yanlarından biri, sürekli iyileştirme ilkesidir. Ekipler, süreçleri düzenli olarak gözden geçirmeli ve darboğazları ortadan kaldırmak için gerekli düzenlemeleri yapmalıdır. Bu geri bildirim döngüsü, iş akışının zamanla daha verimli hale gelmesini sağlar.

Kanban’ın Avantajları

Sunduğu avantajlar, onu birçok farklı sektörde cazip hale getirmektedir.

1. Görselleştirilmiş İş Akışı: Kanban tahtası, tüm iş sürecini görselleştirerek projelerin daha net bir şekilde takip edilmesini sağlar. Bu şeffaflık, hem ekip üyeleri hem de yöneticiler için büyük bir avantajdır.
2. Esneklik: Kanban, sürekli değişen iş gereksinimlerine kolayca adapte olabilen esnek bir yapıya sahiptir. Proje boyunca yeni görevler eklenir veya öncelikler değiştirir.
3. Sürekli İyileştirme: İş süreçlerinin sürekli gözden geçirilmesi ve iyileştirilmesi, proje verimliliğini artırır. Darboğazlar tespit eder ve süreçler optimize eder.
4. Daha Hızlı Teslimat: Kanban, projelerin daha hızlı bir şekilde tamamlanmasını sağlar. Görevler küçük parçalara bölünerek ilerletildiği için büyük hataların oluşması engellenir ve teslimatlar hızlanır.

Kanban’ın Dezavantajları

Her proje yönetim metodolojisinde olduğu gibi, Kanban’ın da bazı dezavantajları olur.

1. Zaman Çerçevesi Eksikliği: Sabit sprintler olmadığı için projelerin teslim tarihlerini yönetmek zaman zaman zor olur.
2. Yapı Eksikliği: Kanban’ın esnek yapısı bazı projeler için yetersiz kalır. Daha yapılandırılmış bir yönetim yöntemi gereken karmaşık projelerde, süreçlerin daha sıkı bir şekilde tanımlanması gerekir.

Kanban ile Proje Yönetimi Örneği

Bir yazılım geliştirme ekibi, E-ticaret platformu geliştirme projesi üzerinde çalışıyor. Ekip, projeyi daha verimli bir şekilde yönetmek ve teslim sürelerini hızlandırmak için Kanban metodunu kullanmaya karar veriyor. İşte bu projede Kanban’ın nasıl uygulandığına dair adım adım bir senaryo:

1. Projenin Tanımı ve Mevcut Süreçlerin Analizi

Proje, bir e-ticaret platformunun temel fonksiyonlarının (ürün yönetimi, ödeme sistemi, kullanıcı hesapları) geliştirilmesini içeriyor. Ekip, önce mevcut iş süreçlerini analiz ediyor. Daha önce kullanılan yöntemlerle işlerin yavaş ilerlediği, bazı görevlerin sıkışıklık yaşadığı ve ekip içinde görev dağılımının düzensiz olduğu görülüyor.

Bu aşamada ekip, Kanban’ın ilk adımını izleyerek mevcut iş akışını görselleştirme kararı alıyor.

2. Kanban Tahtasının Tasarlanması

Ekip, proje boyunca kullanacağı Kanban tahtasını şu şekilde yapılandırıyor:

• Yapılacaklar (To Do): Henüz başlanmamış işler.
• Yapılıyor (In Progress): Şu anda üzerinde çalışılan görevler.
• Kod İncelemesi (Code Review): Kodların kalite kontrol aşamasına geçtiği durumlar.
• Test (Testing): Yazılımın test edilmekte olduğu aşama.
• Tamamlandı (Done): Testleri başarıyla geçmiş ve tamamen bitirilmiş işler.

Bu sütunlar, projenin her adımını net bir şekilde gösteriyor. Böylece tüm ekip üyeleri hangi işin hangi aşamada olduğunu görür.

3. Görevlerin Kanban Kartlarına Dönüştürülmesi

Proje kapsamındaki her görev birer Kanban kartı ile temsil ediliyor. Örneğin, “Ödeme sisteminin entegrasyonu” görevi için bir kart oluşturur. Kart üzerinde görevle ilgili şu bilgiler yer alıyor:

• Görevin adı: Ödeme Sistemi Entegrasyonu
• Sorumlu: Ahmet
• Öncelik: Yüksek
• Teslim Tarihi: 10 Ekim

Kartlar, “Yapılacaklar” sütununa yerleştiriliyor. Ahmet, diğer işlerini tamamladıkça bu kartı “Yapılıyor” sütununa taşıyacak.

4. WIP (Work In Progress) Limitlerinin Belirlenmesi

Ekip, aynı anda üzerinde çalışılacak görev sayısını sınırlamak için WIP limitlerini belirliyor. Örneğin, “Yapılıyor” sütununda en fazla 3 görev olabilecek şekilde sınırlandırılıyor. Bu sayede, ekip üyeleri aynı anda çok fazla iş üstlenmek zorunda kalmıyor ve her bir görev dikkatlice tamamlanıyor.

5. Görevlerin İlerlemesi ve Darboğazların Tespiti

Ahmet, ödeme sistemi entegrasyonu görevine başladıktan sonra, kartını “Yapılıyor” sütununa taşıyor. Ancak, kod inceleme sırasında ödeme sisteminin bazı hatalar içerdiği görülüyor. Bu durum, kartın uzun süre “Kod İncelemesi” sütununda beklemesine neden oluyor ve ekip bu aşamada bir darboğaz fark ediyor.

Bu darboğazı ortadan kaldırmak için ekip, kod inceleme aşamasındaki süreçleri gözden geçiriyor ve iş akışında bazı iyileştirmeler yapıyor.

6. Sürekli Geri Bildirim ve İyileştirme

Proje ilerledikçe, ekip düzenli olarak Kanban tahtasını inceliyor. Her hafta sonunda, hangi işlerin yavaş ilerlediğini, hangi aşamalarda sıkışıklık yaşandığını değerlendiriyorlar. Sürekli geri bildirimlerle iş akışını optimize ederek darboğazları ortadan kaldırıyorlar.

Ekip, iş akışını iyileştirdikçe Kanban tahtası üzerindeki kartlar daha hızlı ilerliyor ve projede teslimatlar daha çabuk gerçekleşiyor.

Kanban proje yönetimi, esnekliği, görselleştirilmiş iş akışı ve sürekli iyileştirme odaklı yapısıyla birçok sektörde kullanılan etkili bir proje yönetim metodudur. Özellikle hızlı bir şekilde değişen projelerde ve sürekli akış gerektiren süreçlerde, Kanban proje yönetimi  büyük avantajlar sağlar. Bununla birlikte, her projede olduğu gibi, Kanban’ın başarılı bir şekilde uygulanması için süreçlerin doğru bir şekilde yönetmesi ve sürekli gözden geçirmesi gereklidir. Darboğazların tespiti ve iş süreçlerinin optimize edilmesi, Kanban’ın verimli bir şekilde çalışmasını sağlayan en önemli unsurlardan biridir.