Gider pusulası, işletmelerin mal ve hizmet alımlarını kaydederek mali durumlarını düzenli bir şekilde izlemelerini sağlayan önemli bir belgedir. Özellikle küçük işletmeler ve serbest meslek erbapları için sıkça kullanılan bu belge, işletme muhasebesinin düzgün işleyebilmesi için kritik bir rol oynar. Ancak, gider pusulası yalnızca bir belge olmanın ötesine geçer; doğru muhasebe kaydı yapılması, işletmenin finansal sağlığı ve vergi yükümlülüklerinin yerine getirilmesi açısından büyük önem taşır.
Thro olarak bu yazıda, gider pusulasının ne olduğunu, nasıl düzenlendiğini, muhasebe kaydının nasıl yapılması gerektiğini ve dikkat edilmesi gereken hususları detaylı bir şekilde ele alacağız. Ayrıca, gider pusulası ile fatura arasındaki farkları ve gider pusulasının muhasebe kaydında sıklıkla yapılan hataları da inceleyeceğiz.
Gider Pusulası Nedir?
Gider pusulası, işletmelerin yaptığı harcamaların belgelendiği, genellikle tedarikçiler tarafından düzenlenen bir muhasebe belgesidir. Fatura yerine veya fatura ile birlikte kullanılan bu belge, küçük işletmelerde ve serbest meslek sahiplerinde sıkça karşılaşılan bir durumdur. Gider pusulası, genellikle belirli bir mal veya hizmet alımının ardından düzenlenir ve bu belge üzerinden ödeme yapılması beklenir.
Gider pusulasının amacı, işletmelerin mali verilerini düzenli ve doğru bir şekilde takip etmelerini sağlamak, yapılan harcamaların kaydını tutmak ve vergi denetimleri için yasal bir belge oluşturulmasına yardımcı olmaktır. Aynı zamanda, KDV hesaplamalarının doğru bir şekilde yapması için de kullanılır.
Gider Pusulasının İçeriği
Bir gider pusulası, belirli bir düzen içinde çeşitli bilgileri içerir. Bu bilgiler, mali kaydın doğru yapması ve vergi hesaplamalarının sağlıklı bir şekilde yapması için önemlidir. Gider pusulasında yer alması gereken temel bilgiler şunlardır:
Pusula Düzenlenme Tarihi: Gider pusulasının hangi tarihte düzenlendiği bilgisi, işlem tarihinin doğru bir şekilde kaydedilmesi açısından kritik öneme sahiptir. Alıcı ve Satıcı Bilgileri: Gider pusulasının, alıcı (işletme) ve satıcı (tedarikçi) bilgilerini içermesi gerekir. Bu bilgiler arasında isim, adres, vergi numarası ve iletişim bilgileri yer alır. Mal ve Hizmetin Tanımı: Alınan mal veya hizmetin türü, miktarı ve birim fiyatı gider pusulasında açıkça belirtilmelidir. Bu, harcamanın doğru bir şekilde sınıflandırılması için gereklidir.
Toplam Tutar: Yapılan harcamanın toplam tutarı, gider pusulasının ana öğelerinden biridir. Burada, mal veya hizmetin toplam bedeli ve varsa KDV dahil edilmelidir. Vergi Bilgileri: KDV oranı ve KDV tutarı, gider pusulasında mutlaka yer almalıdır. Bu, işletmelerin KDV hesaplamalarını doğru bir şekilde yapabilmesi için gereklidir. Ödeme Yöntemi: Ödemenin nasıl yapıldığı bilgisi, gider pusulasının önemli bir diğer parçasıdır. Bu, ödemenin nakit, banka transferi veya çekle yapıldığını belirtir.
Gider Pusulası Nasıl Düzenlenir?
Gider pusulası düzenlemek, işletmenin muhasebe kayıtlarını oluşturması için önemli bir adımdır. Bir gider pusulasının düzenlenmesi adım adım şu şekilde yapılır:
Giderin Belirlenmesi: İlk adım, hangi mal ya da hizmetin alındığının belirlenmesidir. Bu, faturadan farklı olarak gider pusulasında harcamanın ne için yapıldığının net bir şekilde yazılması gerektiği anlamına gelir. Örneğin, bir ofis malzemesi alımı veya bir eğitim hizmeti için yapılan ödeme gider pusulasına yansıtır. Fiyat ve Vergi Hesaplaması: Alınan mal veya hizmetin fiyatı, birim fiyatı, miktarı ve varsa KDV oranı hesaplanmalıdır. KDV oranı genellikle %1, %8 veya %18 gibi farklı seviyelerde olur ve bu oran, gider pusulasının içeriğinde belirtilmelidir.
Pusula Düzenlemesi: Gider pusulası, hem manuel olarak yazılabilir hem de dijital ortamda muhasebe yazılımı kullanılarak oluşturur. Ancak, her durumda gider pusulasının içeriği, vergi kanunlarına uygun olmalıdır. Onay ve İmza: Gider pusulası, ilgili departmanlar tarafından onaylanmalı ve yetkili kişiler tarafından imzalanmalıdır. İmza ve onay, işlemin resmi olarak kabul edilmesi anlamına gelir. Muhasebe Kaydının Yapılması: Gider pusulası, işletmenin muhasebe sistemine işlenmelidir. Bu adım, hem işletmenin mali durumunun düzenli izlenmesini sağlar hem de vergi yükümlülüklerinin doğru bir şekilde yerine getirilmesine yardımcı olur.
Gider Pusulası Düzenleme İçin Örnek Senaryo
Senaryo: Bir reklam ajansı olan Kreatif Reklam A.Ş., şehirde düzenlenen bir etkinlik için 1.000 adet el yapımı bez çanta bastırmak ister. Ancak, bez çanta yapımını gerçekleştiren kişi bir bireysel girişimcidir ve vergi mükellefi değildir. Bu nedenle, yapılan bu işlem için gider pusulası düzenlenmesi gerekmektedir.
Adım 1: İşlemin Gerçekleşmesi
Tarih: 10 Ocak 2025
Alıcı: Kreatif Reklam A.Ş.
Satıcı: Ahmet Yılmaz (Vergi mükellefi olmayan birey, el yapımı bez çanta üreticisi)
Ürün: El yapımı bez çanta
Miktar: 1.000 adet
Birim Fiyat: 25 TL
Toplam Tutar: 25.000 TL
Adım 2: Gider Pusulası Düzenleme Süreci
Gider Pusulasında Yer Alması Gereken Bilgiler: Gider pusulası, işlemin detaylarını ve vergi hesaplamalarını içerecek şekilde düzenlenir. Aşağıdaki bilgiler pusulada bulunmalıdır:
Düzenleyenin (alıcı) adı, unvanı, adresi, vergi kimlik numarası. Düzenlenen kişinin (satıcı) adı, T.C. kimlik numarası, adresi. İşlemin tarihi. Ürün veya hizmetin açıklaması. Ürün miktarı, birim fiyatı ve toplam tutar. Stopaj kesintisi (gelir vergisi tevkifatı). Net ödenecek tutar.
Stopaj Hesaplaması: Gelir vergisi stopaj oranı, bireysel kişilerden alınan hizmetler için genellikle %10 olarak uygulanır. Ancak bu oran değişkenlik gösterebilir, güncel oranlar kontrol edilmelidir.
Toplam Brüt Tutar: 25.000 TL
Stopaj Kesintisi (%10): 25.000 x 0,10 = 2.500 TL
Net Ödenecek Tutar: 25.000 – 2.500 = 22.500 TL
Adım 3: Gider Pusulası Örneği
Gider Pusulası:
Düzenleyen (Alıcı):
Adı/Unvanı: Kreatif Reklam A.Ş.
Adresi: Ankara Cad. No: 45, İstanbul
Vergi Kimlik Numarası: 1234567890
Düzenlenen (Satıcı):
Adı: Ahmet Yılmaz
T.C. Kimlik Numarası: 98765432100
Adresi: Atatürk Mah. Sokak No: 10, İzmir
İşlem Detayları:
Tarih: 10 Ocak 2025
Ürün: El yapımı bez çanta
Miktar: 1.000 adet
Birim Fiyat: 25 TL
Toplam Brüt Tutar: 25.000 TL
Stopaj Kesintisi (%10): 2.500 TL
Net Ödenecek Tutar: 22.500 TL
Adım 4: Ödeme ve Yasal Bildirimler
Ödeme: Kreatif Reklam A.Ş., Ahmet Yılmaz’a 22.500 TL’yi banka yoluyla öder. Vergi Bildirimi:
Stopaj kesintisi olarak hesaplanan 2.500 TL, Kreatif Reklam A.Ş. tarafından vergi dairesine bildirilir ve ödenir.
Sonuç
Bu işlem sonucunda, hem yasal yükümlülükler yerine getirilmiş hem de taraflar arasında güvenilir bir ticaret gerçekleştirilmiş olur. Gider pusulası, işletmenin muhasebesinde gider belgesi olarak kullanılırken, bireysel kişi için bir gelir belgesi niteliği taşır.
Gider Pusulasının Muhasebe Kaydı
Doğru yapılması, hem yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi hem de işletmenin finansal sağlığının korunması için önemlidir. Gider pusulasının muhasebe kaydı, genellikle aşağıdaki hesaplar üzerinden yapılır:
Gider Hesapları
Harcamanın türüne bağlı olarak farklı gider hesapları kullanılır. Örneğin, ofis malzemesi alındıysa, bu işlem 770 numaralı “Genel Yönetim Giderleri” hesabına kaydeder. Eğer malzeme satın alımı bir üretim faaliyetinin parçasıysa, gider 740 numaralı “Satış ve Dağıtım Giderleri” hesabına kaydeder.
KDV Hesapları
Gider pusulasında KDV yer alıyorsa, bu tutar ayrıca 391 numaralı KDV Hesabına kaydedilmelidir. Bu, işletmenin KDV hesaplamalarını ve KDV beyannamesini doğru bir şekilde hazırlamasına olanak tanır. Gider pusulası üzerindeki KDV tutarı, alıcı işletmenin KDV alacağını belirler.
Nakit ve Banka Hesapları
Eğer ödeme nakit yapıldıysa, ödeme 100 Kasa Hesabı üzerinden kaydeder. Ödeme banka ile yapıldıysa, ilgili banka hesabı (örneğin, 102 Banka Hesabı) kullanılır. Ödeme tutarının tamamı, ilgili hesaba işlenmelidir.
Örnek Muhasebe Kaydı
Örneğin, bir işletme 1.000 TL’lik ofis malzemesi alımı yapmış ve %18 KDV ödemiş olsun. Bu durumda gider pusulasının muhasebe kaydı şu şekilde yapar:
Gider Kaydı:
770 Ofis Giderleri (1.000 TL)
391 KDV Hesabı (180 TL)
Ödeme Kaydı:
100 Kasa / 102 Banka (1.180 TL)
Bu kayıtlarda, yapılan harcama ve ödenen KDV, ilgili hesaplarda doğru bir şekilde yansıtılmaktadır. Bu işlem, muhasebe sisteminde doğru bir şekilde izler.
Gider Pusulası ve Fatura Arasındaki Farklar
Gider pusulası ve fatura arasında bazı önemli farklar bulunmaktadır. Fatura, genellikle satıcı tarafından düzenlenen bir belgedir ve vergi usulüne göre daha ayrıntılı bilgi içerir. Faturada, alıcı ve satıcı bilgileri, ürün veya hizmet detayları, KDV tutarı gibi öğeler yer alır. Fatura, vergi beyannamesi için resmi bir belge olarak kullanılır.
Gider pusulası ise daha basit bir belgedir ve genellikle küçük işletmeler, serbest meslek sahipleri veya hizmet alımları için düzenlenir. Gider pusulası, faturadan farklı olarak vergi mükellefi olmayanlar tarafından da kullanılır. Ayrıca, fatura genellikle tedarikçi tarafından düzenlenirken, gider pusulası alıcı tarafından hazırlanır.
Gider Pusulası Kullanımında Dikkat Edilmesi Gerekenler
Gider pusulası düzenlerken ve muhasebe kaydını yaparken dikkat edilmesi gereken birkaç önemli nokta bulunmaktadır:
Vergi Usul Kanunu’na Uygunluk: Gider pusulası, vergi usul kanunlarına uygun olarak düzenlenmelidir. İlgili kanun, gider pusulasının kullanacağı durumları belirler ve vergi beyannameleri için geçerli olacak bilgileri içerir. Doğru Hesaplama: Gider pusulasındaki KDV oranı ve toplam tutar doğru bir şekilde hesaplanmalıdır. Yanlış hesaplamalar, vergi beyannamesinin hatalı olmasına ve cezalara yol açar.
Belgeyi Saklama: Vergi denetimleri ve muhasebe işlemleri için saklanmalıdır. Türkiye’de, vergi usul kanununa göre gider pusulalarının belirli bir süre saklanması zorunludur (genellikle 5 yıl). Elektronik Ortamda Düzenleme: Dijital muhasebe yazılımları kullanılarak gider pusulası düzenler. Bu yazılımlar, muhasebe süreçlerini daha hızlı ve güvenilir hale getirir.
Bu yazıda, gider pusulasının nasıl düzenlendiği, muhasebe kaydının nasıl yapılacağı, dikkat edilmesi gereken hususlar ve fatura ile arasındaki farklar detaylı bir şekilde incelenmiştir. İşletmeler, gider pusulasının doğru bir şekilde düzenlenmesi ve muhasebe kaydının yapılmasıyla mali sağlıklarını korur ve yasal yükümlülüklerini eksiksiz bir şekilde yerine getirir.
