2018'den beri kullanımda olan e-irsaliye, sevk irsaliyesinin tamamen dijitalleştirilmiş bir versiyonudur. 487 sıra numaralı VUK tebliği ile yürürlüğe giren elektronik irsaliyeler, yasal geçerlilik açısından basılı irsaliyelerle aynıdır. Bu nedenle, alıcıya elektronik ortamda düzenleyip gönderme zorunluluğu getirilmiştir. E-irsaliyeler, şematron ve diğer tüm standartları GİB tarafından belirlenmiş olup, sevk irsaliyesinde bulunması gereken tüm bilgileri içermelidir.

GİB Portal, özel entegrasyon ya da kendi altyapınız üzerinden e-irsaliyenizi düzenleyip gönderebilirsiniz. Programınıza giriş yaptıktan sonra “İrsaliye Ekle” butonuna tıklayın. Sevk irsaliyesi olduğu için alıcı ve satıcı bilgilerini, sevk tarihi ve saatini, mal veya ürün cinsini, taşıyıcı bilgilerini eksiksiz doldurmalısınız. Bilgileri kaydettikten sonra irsaliyeyi onaylayarak alıcıya iletebilirsiniz.

Eğer oluşturulan irsaliyenin sevk tarihi henüz geçmemişse, iptali mümkündür. Ancak sevk tarihini geçtikten sonra yapılan iptaller geçersiz sayılacağından, bu konuda dikkatli olunması gerekir. Normalde alıcı, kendisine düzenlenen irsaliyeyi 7 gün içinde kabul edebilir veya reddedebilir. Bu nedenle, irsaliyenin göndericisi olan satıcı tarafından iptali mümkün değildir.

Teslim alanın imzası zorunlu olmasa da, alıcının belgeye imza atması herhangi bir sorun yaratmaz ve belgenin kabul edildiği anlamına gelir. Ancak e-irsaliye sisteminde, gönderici kendi mali mühür veya e-imzasıyla belgeyi imzalamış sayılır. Alıcı, 7 gün içinde kabul veya red yanıtı vermezse, bu süre sonunda belgeyi kabul etmiş sayılır.

Eğer düzenlenen faturada, sevk irsaliyesinde yer alması gereken taşıyıcı bilgileri, fiili sevk tarihi ve "İrsaliye yerine geçer" ibaresi bulunuyorsa, bu fatura irsaliye yerine geçer.

Mal/hizmet satışının yapıldığı tarihten en fazla 7 gün içerisinde ve fiili sevk tarihinden önce düzenlenmesi gerekir.

Elektronik fatura düzenleme işlemleri, gib portal, doğrudan entegrasyon ve özel entegrasyon yazılımlarından biriyle gerçekleştirilebilir. gib, işletmelere bu üç seçenekle başvuru yapma imkanı sunar. her üç durumda da öncelikle mali mühür veya e-imza almanız gerekmektedir. e-imzayı sayfamız üzerinden satın alabilir, mali mührü ise tübitak kamu sm’den online başvuru yaparak temin edebilirsiniz. elektronik fatura başvuruları da online olarak yapılabilir. aldığınız elektronik imza sertifikasını bilgisayarınıza takıp şifresini girerek açık tutmalısınız. ardından, ebelge.gib.gov.tr adresindeki başvuru sekmesi altındaki “e-fatura uygulamasına başvuruda bulunmak için tıklayın” yazısına tıklayın. Açılan pencerede şirket bilgilerinizi girip özel entegrasyon, entegrasyon veya portal seçeneklerinden birini seçerek kaydedin ve elektronik imzanız ile imzalayın. başvurunuz gib’e iletilecektir. entegrasyon ve portal seçeneklerinde tüm işlemleri kendiniz yapmanız gerekirken, özel entegrasyon seçeneğinde, e-dönüştür gibi firmalar belgelerinizi sistemlerine yüklediğinizde başvurunuzu sizin adınıza hızla tamamlar. kendi yazılımınızı gib’e entegre etmek isterseniz çeşitli testlerden geçmeniz gerekir. gib portal yönteminde ise faturalarınızı e-fatura portalı üzerinden kesip gönderebilirsiniz.

E-irsaliye zorunluluğu, sektöre ve yıllık ciro limitlerine bağlı olarak değişiklik gösterir. Gelir İdaresi Başkanlığı, her yıl daha fazla sektörü zorunlu kılabilir ve ciro sınırlarını düşürebilir. Güncel duruma göre zorunlu sektörler şunlardır: Gübre Takip Sistemine (GTS) kayıtlı tarım işletmeleri Tütün dağıtıcıları Alkollü ve alkolsüz içecek dağıtıcıları Enerji üreticileri Halk Kayıt Sistemine kayıtlı firmalar Bavul ticareti yapanlar Maden ithalat ve imalatçıları Şeker üreticileri Bu sektörlerde faaliyet gösterenlerin, şirket açılış tarihinin en geç 3. ayının sonuna kadar e-irsaliye geçiş başvurusu yapmaları gerekmektedir. 2024'te henüz yeni bir sektör eklenmemiştir. Ancak, 2023'te satış hasılatı 10 milyon TL'yi aşan firmaların, en geç 1 Temmuz 2024'e kadar e-irsaliye geçişini tamamlaması zorunludur.

Elektronik irsaliye kullanmak için öncelikle e-faturaya geçiş yapmanız gerekmektedir. Bu nedenle, ilk olarak elektronik fatura başvurusu yapmalı, ardından e-irsaliye başvurunuzu tamamlamalısınız. e-Fatura başvurusu ile ilgili detayları “e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?” başlıklı yazıda bulabilirsiniz. Geçiş işlemlerini tamamladıktan sonra e-irsaliye düzenlemek için üç seçenek sunulmaktadır: GİB Portal GİB tarafından yetkilendirilen özel entegratör firmaların yazılımları Mükellefin kendi şahsi yazılım altyapısı Başvurular, GİB Portal üzerinden online olarak yapılmalıdır. Ayrıca, elektronik imza sertifikanızın bilgisayarınıza takılı ve açık olması gerekmektedir. GİB Portal hesabınıza e-imza ile giriş yaptıktan sonra “Araçlar” bölümüne gidin ve “Kullanıcı Bilgileri” alanındaki “e-İrsaliye Kullanmak İstiyorum” butonuna basarak başvurunuzu gerçekleştirin.